Sistem adalah serangkaian kumpulan interaksi dari sub sistem, dan manajemen adalah ilmu mengelola sumber daya, sedangkan pengertian gudang adalah tempat penyimpanan barang dagangan sementara. Secara ringkas sistem manajemen gudang mengandung pemahaman sebuah prosedur dan cara pengelolaan dari aktifitas yang saling berkaitan dalam operasional perusahaan untuk penyimpanan barang sementara. Aktifitas penyimpanan barang di gudang itu dimulai dari menerima barang dari pemasok, handling barang, pengeluaran barang ke tujuan, serta pencatatan stok barang yang up to date.

Sistem manajemen gudang yang baik seringkali luput dari perhatian para pelaku bisnis baru. Masalahnya cukup sederhana, membangun sistem manajemen gudang yang baik sering menjadi hal yang menakutkan bagi pelaku bisnis pemula, selain masalah keuangan. Manajemen gudang sangat penting untuk kelangsungan usaha, sebab gudang berkaitan langsung dengan penjualan. Ketika persediaan gudang tidak sesuai dengan penjualan, maka akan berdampak pada kerugian, entah karena penjualan gagal ataupun persediaan yang tersedia di gudang terlalu banyak.

 

Disamping itu, bila menyinggung masalah kepuasan konsumen, maka akan berbicara juga tentang masalah sistem manajemen gudang yang baik. Bagaimana jika tim penjualan sudah berhasil menjual produk tersebut dan ternyata mereka menemukan bahwa stok barang yang ada di gudang kurang atau bahkan kosong? apa yang harus mereka katakan kepada konsumen yang sudah terlanjur membeli dan menginginkan barang saat itu juga?

 

Dengan kata lain, sistem manajemen gudang merupakan kunci utama dalam supply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan), dan picking (pengambilan). Dengan sistem manajemen gudang, kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian ruang didalam gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat dari waktu ke waktu.

 

Sistem manajemen gudang yang baik tidak hanya membahas jumlah persediaan (stok barang) ataupun budgeting barang.  Akan tetapi juga harus memastikan produk yang tersimpan di gudang akan sampai ke tangan konsumen dalam keadaan baik. Untuk membangun sistem manajemen gudang yang baik, berikut ini adalah cara – cara efektif yang harus kita laksanakan :

 

Cara pertama, menyiapkan data seakurat mungkin.

Data apakah yang menjadi dasar keputusan untuk menentukan persediaan? pasti data pemasaran bukan? Nantinya persediaan dalam gudang itu tujuannya akan anda pasarkan dan akhirnya bisa terjual. Maka Anda harus tahu dulu data penjualan periode lalu, bagaimana target pemasaran serta forecast (ramalan) penjualan periode sekarang. Beberapa perusahaan diluar sana menggunakan sistem pre – order, dan data pesanan yang masuk adalah landasan dalam menentukan angka persediaan. Untuk menentukan forecast penjualan, juga perlu mengetahui seperti apa rencana pemasaran anda. MIsalnya kapan Anda melakukan rencana promo, mengikuti pameran atau kapan akan menyerbu pasar dengan program diskon. Anda juga sangat dianjurkan untuk selalu berkonsultasi dengan bagian pemasaran ketika akan menentukan angka cadangan persediaan, karena Anda perlu tahu berapa persen angka dari penjualan yang tidak terduga dan tidak ingin ketika penjualan meledak, Anda kurang atau malah kehabisan barang karena sistem manajemen gudang yang buruk.

Cara kedua, membuat forecast persediaan.

Setelah sudah mendapatkan data tersebut, selanjutnya Anda membuat forecast persediaannya saja tentang berapa jumlah persediaan yang dibutuhkan periode ini. Ini bukan tahap yang mudah, terutama bagi Anda yang menjual produk dengan jenis yang sangat banyak dan beraneka macam. Karena harus menentukan jumlahnya per item. Bayangkan kalau usaha Anda bergerak dalam bidang retailer, pasti akan rumit sekali kalau harus menentukan jumlahnya per item dan di masukkan dalam membuat sistem manajemen gudang yang baik. Tetapi akan lebih rumit lagi kalau stok barang Anda hilang karena tidak membuat sistem manajemen gudang yang baik.

Cara ketiga, membuat jadwal persediaan.

Selain Anda harus membuat forecast jumlah persediaan, Anda juga harus mengatur jadwal persediaan. Maksudnya di sini adalah harus menentukan jadwal pembelian persediaan dan jadwal persediaan barang yang akan keluar dari gudang.

 

Cara keempat, lakukan budgeting persediaan.

Setelah mendapatkan forecast dan jadwal persediaan, Anda tinggal menghitung sudah menghabiskan uang berapa. Misalkan ada pertanyaan kenapa tidak di awal menghitungnya?. Kalau diletakkan diawal, nanti tidak sesuai dengan kebutuhan pemasaran. Tapi Anda tetap bisa buat sedikit utak – atik penyesuaian pada langkah ini, supaya bisa sesuai dengan budget yang ada.

 

Cara kelima, kenali karakter persediaan.

Sesudah Anda menentukan jumlah persediaan dan budgeting, langkah selanjutnya adalah harus menentukan cara meyimpan yang tepat. Misalkan produk yang disimpan di dalam gudang adalah kain, maka Anda harus hati – hati dengan serangan tikus, ngengat atau gangguan lain yang bisa merusak kain. Anda juga harus memikirkan masa kadaluarsanya, walaupun stok barang bukan makanan ringan yang mudah basi. Jadi setiap persediaan atau stok barang harus terdata tanggal kadaluarsanya. Disamping itu, atur supaya produk yang keluar dari gudang lebih awal adalah produk dengan masa kadaluarsanya yang paling awal yaitu menggunakan konsep First In First Out atau disingkat FIFO.

 

Selain FIFO, dalam sistem manajemen gudang itu sendiri ada konsep lain yang bisa digunakan, antara lain : LIFO (Last In First Out), yaitu barang yang terakhir kali masuk harus pertama kali keluar. Contohnya jika barang tersebut adalah pasir, otomatis yang harus diambil duluan adalah bagian atasnya, yang berikutnya adalah FEFO (First Expired First Out), yaitu barang yang cepat kadaluarsa harus pertama kali keluar. Contohnya obat – obatan, makanan, minuman.

 

Cara keenam, mengatur tata letak persediaan.

Setelah mengetahui karakter persediaan yang Anda miliki, serkarang tinggal mengatur tata letak gudang. Misalnya adalah mengatur supaya produk yang pertama masuk terletak pada posisi yang paling mudah untuk diambil (menggunakan konsep FIFO tadi) atau produk yang paling laris diletakkan pada tempat yang paling mudah dijangkau.

 

Cara ketujuh, mengatur sistem otorisasi.

Setelah memiliki sistem penyimpanan, yang harus dibuat selanjutnya adalah sistem keluar masuk barang. Bila keluar dan masuknya barang tidak berada dalam sebuah sistem pengawasan yang ada, bisa jadi barang hilang atau habis dicuri dan Anda tidak mengetahuinya. Maka tentukan siapa saja yang berwenang dalam gudang dan otorisasi haknya di gudang. Pilihlah karyawan yang tidak hanya pintar, tetapi juga jujur. Jadi hanya dalam pengawasan merekalah barang dalam gudang bisa keluar dan masuk.

 

Cara kedelapan, mengatur sistem pendataan.

Mengatur pencatatan gudang tidaklah sulit. Anda bisa menggunakan software yang telah umum digunakan, seperti Microsoft Excel. Yang  paling penting adalah, disiplin dalam mencatat keluar masuknya barang (selalu up to date), diberi kode serta terdata dengan baik dan rapi.

 

Keuntungan yang didapatkan oleh perusahaan dalam penerapan manajemen gudang ini sungguh memuaskan, adapun bentuk keuntungan yang didapatkan perusahaan melalui pelaksanaan manajemen gudang antara lain yaitu :

 

  1. Terhindar dari timbulnya pengeluaran budget yang tidak penting pada perusahaan. Banyak sekali kejadian tak terduga ketika perusahaan melakukan aktivitas produksi. Kejadian tak terduga ini sering menjadikan perusahaan mengeluarkan biaya yang tidak penting. Di sisi lain, pengeluaran dana yang tidak penting pada perusahaan ini biasanya juga disebabkan oleh keahlian karyawan yang tidak memadai sehingga pengelolaan aktivitas distribusi yang berkaitan dengan dana tidak berjalan secara optimal. Namun, saat digunakan manajemen gudang ini maka perusahaan produksi akan langsung dapat menimbang dan mengelola kemungkinan besaran dana maksimal yang akan dibutuhkan oleh perusahaan selama proses produksi.

 

  1. Manajemen gudang diadopsi oleh beberapa perusahaan besar. Pengalaman perusahan yang sukses di bidang bisnis tentulah sangat banyak sehingga ketika mereka sukses menjalankan produksinya dengan menggunakan manajemen gudang ini maka sebaiknya anda juga mengikuti jejak serupa dari pelaksanaan manajamen gudang perusahaan tersebut. Selain karena pengaturannya mudah, manajemen gudang ini juga dijalankan dengan menggunakan metode yang berkesinambungan sehingga beberapa perusahaan besar juga akan dapat bekerja sama penuh dengan anda.

 

  1. Manajemen gudang meningkatkan perkembangan dan pengaturan bisnis. Manajemen gudang dijalankan dengan menggunakan ketrampilan bagian logistik dalam perusahaan yang berkompeten di bidangnya. Intinya, manajemen gudang mendukung peran perusahaan untuk bisa menjalankan perkembangan dan pengaturan bisnis yang baik melalui proses supply chain management.

 

Jika pada penerapan sistem manajemen gudang telah optimal maka keuntungan diatas dapat dicapai dan akhirnya dapat memberikan keuntungan pada perusahaan karena secara prinsip sistem manajemen gudang akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak perlu dan akhirnya akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer selanjutnya. Di lain pihak, penerapan sistem manajemen gudang juga tidak mudah dan membutuhkan penggodokan yang cukup matang. Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

 

Perlu diperhatikan, bahwa tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan sistem manajemen gudang karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan sistem pergudangan yang sederhana saja,dimana pengawasan langsung dilakukan oleh pemilik usaha. Contohnya, pada gudang dengan skala kecil atau jenis unit handling yang mudah. Namun jika dalam skala besar tentu saja pengawasan harus bisa dipercayakan kepada sorang pegawai yang memiliki dedikasi dan integritas tinggi dalam posisi, manager gudang atau seorang supervisor. Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam penerapan sistem manajemen gudang. Dana investasi sistem manajemen gudang yang terbilang cukup besar, tentunya tidak ingin berakhir dengan sia – sia tanpa mendapatkan hasil seperti yang diharapkan.

 

Memang pada dasarnya aktifitas operasional digudang itu sendiri nampak sangat monoton dan tidak dinamis, namun pentingnya sistem manajemen gudang membuat setiap perusahaan yang mengharuskan adanya stok barang wajib mengelola operasional ini secara baik dan tepat. Kesalahan dalam pengelolaan dan pengendalian dapat berakibat fatal dan menimbulkan kerugian yang sebenarnya tidak perlu terjadi, khususnya pada stok barang dagangan yang memiliki masa kadaluarsa yang singkat, atau rentan pada kondisi cuaca dan ruangan penyimpanan.

 

Kesimpulan dari sistem manajemen gudang ini adalah pada tahap awal implementasinya adalah pengelompokan barang sesuai dengan kategorinya masing – masing yaitu menentukan ruang lingkup dan targetnya, melatih karyawan mengenali area kerjanya, lalu yang kedua pendataan barang yang ada sesuai kategori masing – masing dengan penomeran lokasinya, lalu yang  ketiga  pembersihan,  yaitu jadwal kebersihan di area kerja gudang sehingga bersih dan nyaman kemudian yang terakhir pengontrolan yang dilakukan oleh masing – masing supervisor departemen.

 

Ternyata tidaklah terlalu sukar bukan untuk membangun sistem manajemen gudang yang baik dan selalu menjaga manajemen gudang Anda? Selamat mencoba.