Terlepas dari strategi kompetensi, perusahaan yang ingin sukses menyadari bahwa mereka harus menerapkan manajemen biaya. Kita mulai dengan contoh ilustrasi perusahaan yang menekankan pentingnya pemahaman terhadap kompleksitas operasi perusahaan, jumlah dan keragaman produknya, proses dan lokasi produksi, jaringan distribusi, dan jenis – jenis pelanggan. Kompleksitas dari dimensi – dimensi tersebut akan berimplikasi terhadap biaya, dan akuntan manajemen telah mengembangkan kosa kata yang dibutuhkan untuk mengidentifikasi dan menguraikan berbagai pengaruhnya. Salah satu bidang yang melakukan perbaikan berkelanjutan adalah penekanan perusahaan pada penurunan biaya melalui penyederhanaan produk dan proses produksi.

Manajemen biaya adalah sistem yang didesain untuk menyediakan informasi bagi manajemen untuk pengidentifikasian peluang – peluang penyempurnaan, perencanaan strategi, dan pengambilan keputusan operasional mengenai pengadaan dan penggunaan sumber – sumber yang diperlukan oleh organisasi. Sistem manajemen biaya terdiri atas semua alat – alat, teknik – teknik, dan metode – metode yang secara bersama – sama membentuk suatu sistem manajemen biaya. Sistem manajemen biaya yang terintegrasi menunjukkan adanya saling keterkaitan dengan elemen – elemen sistem lainnya, yaitu : sistem desain dan pengembangan, sistem pembelian dan produksi, sistem pelayanan konsumen, dan sistem distribusi dan pemasaran.

 

Sistem manajemen biaya itu sendiri didesain berdasarkan beberapa konsep dasar, yang pertama adalah konsep nilai tambah, merupakan konsep yang menjelaskan bahwa perusahaan harus berusaha melaksanakan aktivitas – aktivitas bernilai tambah dengan seefisiensi mungkin dan menghilangkan aktivitas – aktivitas yang tidak memiliki nilai tambah. Kedua, konsep akuntansi aktivitas, merupakan proses pengumpulan dan pelacakan kinerja keuangan serta operasional mengenai aktivitas – aktivitas signifikan perusahaan dan penyediaan umpan balik antara hasil – hasil sesungguhnya dengan yang direncanakan serta penentuan tindakan koreksi jika diperlukan.  Dalam hal ini juga menentukan langkah koreksi bila semua memerlukan Activity – Based Costing (ABC). Activity – based costing (ABC) adalah metodologi untuk mengukur biaya dan kinerja aktivitas, sumber – sumber, dan obyek biaya. Yang terakhir, konsep biaya target,  merupakan suatu konsep berbasis pasar yang dihitung dengan menggunakan harga pasar yang diperlukan untuk mencapai pangsa pasar yang ditentukan terlebih dahulu. Dalam  hal ini penentuan biaya target adalah alat manajemen untuk mengurangi biaya selama daur hidup produk tertentu.

 

Sistem manajemen biaya dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok besar yakni sistem manajemen biaya tradisional dan sistem manajemen biaya kontemporer. Kedua sistem manajemen biaya tersebut, semuanya dapat ditemukan dalam praktek nyata. Pada masa lalu  dan mungkin sekarang  juga masih, khususnya di Indonesia, sistem manajemen tradisional banyak dipraktekkan secara luas di banding sistem manajemen biaya tradisional. Namun, di negara – negara maju dimana perusahaan memiliki visi jauh ke depan untuk menghasilkan produk berkualitas yang sangat beragam, tingkat persaingan yang tinggi dan perlindungan maupun kesadaran konsumen juga tinggi, mendorong perusahaan menggunakan sistem manajemen biaya kontemporer. Hal ini karena pada situasi dimana tuntutan keragaman, kompleksitas produk, persyaratan mutu, tekanan persaingan yang tinggi dan daur hidup yang pendek, sistem manajemen biaya tradisional tidak dapat bekerja dengan baik dalam memberikan informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu.

 

Sistem manajemen biaya tradisional mengasumsikan bahwa semua biaya diklasifikasikan menjadi tetap dan variabel berkaitan dengan perubahan unit atau volume produk yang dihasilkan. Oleh karena itu pendorong atau penggerak  dalam bentuk unit produk atau lainnya seperti jam tenaga kerja langsung atau jam mesin adalah satu – satunya pendorong atau penggerak yang penting. Sistem biaya yang menggunakan pendorong atau penggerak berdasarkan unit atau volume dalam membebankan biaya pada obyek biaya disebut sistem biaya tradisional. Oleh karena unit produk atau volume produksi bukan satu – satunya pendorong atau penggerak yang menjelaskan penyebab maka kegiatan pembebanan biaya produk diklasifikasikan sebagai alokasi. Dan karena banyak alokasi yang harus dilakukan maka sistem tradsional ini sering disebut sistem padat alokasi.  Tujuan perhitungan harga pokok dari sistem akuntansi biaya tradisional adalah untuk maksud pelaporan eksternal dan tujuan ini dipenuhi dengan pembebanan biaya produksi pada persediaan dan harga pokok penjualan.

 

Sistem pengendalian operasi tradisional membebankan biaya pada unit organisasi dan membuat manajer unit bertanggung jawab atas pengendalian biaya yang dibebankan kepadanya. Kinerjanya diukur dengan membandingkan hasil aktual dengan standar  atau anggaran hasil dan lebih menekankan pada ukuran keuangan daripada ukuran non keuangan.. Manajer diberi penghargaan berdasarkan kemampuannya mengendalikan biaya. Jadi sistem tradisional menelusuri biaya pada individu yang bertanggung jawab atas timbulnya biaya dan digunakan untuk memotivasi individu untuk mengendalikan biaya. Pendekatan ini mengasumsikan bahwa kinerja organisasi secara keseluruhan dicapai dengan memaksimalkan kinerja sub unit organisasi individu dengan mengacu pada pusat pertanggungjawaban.

 

Sedangkan sistem manajemen biaya kontemporer, secara keseluruhan, memiliki tujuan untuk meningkatkan mutu, isi, relevansi dan ketepatan waktu informasi biaya. Tujuan manajerial akan lebih banyak dapat dipenuhi dengan penggunaan sistem manajemen biaya kontemporer. Sistem akuntansi biaya kontemporer  menekankan pada penelusuran dibanding alokasi. Perananan pendorong atau penggerak diperluas dengan mengidentifikasi pendorong atau penggerak yang tidak berhubungan dengan volume produk yang diproduksi. Penggunaan pendorong atau pengerak unit dan non unit meningkatkan keakuratan pembebanan biaya, mutu dan relevansi informasi secara keseluruhan. Sistem akuntansi yang menggunakan pendorong atau penggerak unit dan non unit untuk membebankan biaya ke obyek biaya disebut sistem biaya berdasarkan kegiatan. Misalnya kegiatan memindahkanbarang bahan baku dan barang setengah jadi dari suatu lokasi ke lokasi lain dalam satu pabrik merupakan ukuran yang lebih baik untuk mengukur kegiatan memindahkan barang daripada menggunakan ukuran unit yang diproduksi. Perhitungan harga pokok produk pada sistem manajemen biaya kontemporer cenderung fleksibel untuk berbagai tujuan manajerial termasuk untuk kepentingan pelaporan eksternal. Perhitungan harga pokok produk pada sistem manajemen biaya kontemporer lebih menekankan pada perencanaan , pengendalian dan pengambilan keputusan yang lebih baik.

 

Bila dilihat dari perspektif pengendalian, maka pengendalian biaya kontemporer sangat berbeda dengan sistem tradisional. Pada sistem tradisional penekanannya adalah pada manajemen biaya, sementara pada sistem kontemporer penekanannya adalah manajemen kegiatan dan manajemen kegiatan bukan lah biaya. Inti jantung sistem pengendalian operasional kontemporer adalah manajemen berdasarkan kegiatan. Manajemen berdasarkan kegiatan memfokuskan pada manajemen kegiatan dengan tujuan meningkatkan nilai yang diterima oleh pelanggan dan laba yang diterima dengan menyediakan seperangkat nilai tersebut. Manajemen berdasarkan kegiatan mencakup analisis pendorong, analisis kegiatan dan evaluasi kinerja. Pendekatan manajemen berdasarkan kegiatan memfokuskan pada pertangungjawaban kegiatan dibanding biaya, menekankan maksimisasi kinerja sistem dibandingkan kinerja individu. Kegiatan yang melintasi fungsi, lini departemen berfokus pada sistem dan membutuhkan pendekatan global untuk pengendaliannya. Sistem pengendalian kontemporer berpandangan bahwa memaksimalkan efisiensi sub unit individu tidak selalu berarti mengarah pada efisiensi maksimum sistem secara keseluruhan. Dengan demikian pada sistem kontemporer baik ukuran kinerja keuangan dan non keuangan adalah sama pentingnya.

Disamping  dua sistem manajemen biaya diatas, kita juga perlu mengetahui macam – macam jenis biaya yang sering kali ditanggung oleh organisasi atau manajemen didalam operasionalnya, antara lain : Biaya Bahan Baku Langsung dan Tidak Langsung (direct material cost),  adalah biaya bahan baku pada produk atau objek lainnya (dikurangi diskon pembelian tetapi ditambah ongkos kirim dan yang terkait). Sedangkan, biaya bahan baku tidak langsung (indirect material cost) merupakan biaya dari bahan baku yang digunakan dalam produksi tetapi bukan merupakan bagian dari produk yang sudah jadi.

 

Berikutnya, Biaya Tenaga Kerja Langsung (direct labor cost), meliputi tenaga kerja yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa ditambah sebagian jam kerja tidak produktif yang normal dan tidak dapat dihindari, seperti waktu istirahat dan sholat. Jenis lain dari jam kerja tidak produktif yang dibebaskan dan direncanakan adalah waktu jeda. Biaya tenaga kerja tidak langsung (indirect labor cost) meliputi pengawasan, pengendalian mutu, inspeksi, pembelian dan penerimaan, penanganan bahan baku, tenaga kerja bagian kebersihan, waktu jeda, pelatihan, dan kebersihan. Perlu diingat bahwa elemen dari biaya tenaga kerja kadang kala dapat digolongkan sebagai langsung sekaligus tidak langsung, tergantung dari objek biayanya.

 

Selanjutnya, biaya tidak langsung lainnya, selain biaya tenaga kerja dan biaya bahan baku tidak langsung. Biaya tidak langsung lainnya juga diperlukan dalam menghasilkan produk atau jasa. Biaya tersebut antara lain adalah biaya fasilitas, peralatan yang digunakan untuk menghasilkan produk atau jasa, dan peralatan pendukung lainnya. Semua biaya tidak langsung tersebut biasanya digabungkan ke dalam suatu tempat penampungan biaya yang disebut overhead atau disebut juga overhead pabrik (factory overhead). Kadangkala biaya bahan baku langsung dan biaya tenaga kerja langsung yang digabungkan menjadi satu, sehingga disebut sebagai biaya utama (prime cost). Sedangkan biaya konversi (conversion cost) merupakan gabungan dari biaya tenaga kerja langsung dan overhead.

 

Terakhir, Biaya Tetap dan Biaya Variabel. Total biaya terdiri atas biaya tetap dan biaya variabel. Biaya tetap (fix cost) merupakan bagian dari total biaya yang tidak berubah meskipun output berubah dalam rentang yang relevan. Sebaliknya, biaya variabel merupakan perubahan pada total biaya yang dikaitkan dengan setiap perubahan pada jumlah penggerak biaya. Biaya tetap meliputi banyak biaya tidak langsung yang tidak berubah karena unit yang diproduksi. Akan tetapi, beberapa biaya tidak langsung adalah variabel karena berubah seiring perubahan jumlah dan unit yang diproduksi. Istilah biaya campuran (mixed cost) digunakan untuk mengacu pada total biaya yang meliputi komponen biaya tetap maupun variabel.

 

Tujuan – tujuan sistem manajemen biaya dapat digolongkan menjadi empat bidang, antara lain : mengidentifikasikan biaya aktvitas yang ada, menentukan efisiensi, efektivitas dan ekonomi aktivitas – aktvitas, menyempurnakan kineja masa depan, mencapai ketiga tujuan tersebut bersama – sama dalam lingkungan perubahan teknoligi.  Sedangkan manfaat – manfaat sistem manajemen biaya yang dapat dirasakan untuk membantu manajemen, dalam merencanakan dan mengendalikan organisasi, meningkatkan keterlacakan biaya, memaksimalkan kinerja daur hidup, membuat sebuah keputusan, manajemen investasi, mengukur kinerja, mendukung otomasi dan filosofi pemanufakturan.

 

Sedangkan prinsip – prinsip manajemen biaya itu sendiri ada sepuluh, antara lain : Pertama, pengidentifikasian terhadap biaya bernilai tambah serta tidak bernilai tambah. Kedua, pelacakan terhadap biaya aktivitas yang nilainya tidak bertamba. Ketiga, pelacakan terhadap biaya signifikan pada tujuan pelaporan biaya. Keempat, penentuan terhadap pusat biaya pada kelompok aktivitas homogen. Kelima, peningkatan keterlacakan biaya dengan sistem ABC. Keenam, pengembangan dalam driver biaya untuk menunjukkan sebab akibat biaya serta aktivitas. Ketujuh, pengumpulan semua biaya terhadap daur hidup produk. Kedelapan, pembebanan terhadap biaya teknologi. Kesembilan, membandingkan antara biaya target dengan biaya sesungguhnya. Kesepuluh, penggunaan biaya efektif terhadap pengendalian internal.

 

Terlebih lagi, prinsip – prinsip pengukuran kinerja akan mengharuskan sistem manajemen biaya untuk mengukur kinerja agar selaras dengan tujuan organisasi, aktifitas – aktifitas signifikan, untuk meningkatkan visibilitas driver biaya, yang mencakup aktivitas keuangan dan bukan keuangan. Prinsip – prinsip manajemen investasi mengharuskan sistem  manajemen biaya untuk mengkaji usulan investasi secara seksama, membuat keputusan investasi secara konsisten dengan tujuan organisasi, mengevaluasi keputusan investasi dengan menggunakan kriteria ganda, mempertimbangkan resiko – resiko investasi, melacak aktivitas – aktivitas setiap peluang investasi, mendukung pengurangan atau pengeliminasian aktivitas tidak bernilai tambah, dan mendukung pencapaian biaya target.

 

Dan untuk memutuskan apakah sebaiknya menerapkan sistem manajemen biaya kontemporer atau tradisional, manajer harus menilai trade off antara pengukuran biaya dan biaya kesalahan. Biaya pengukuran adalah biaya yang berhubungan dengan kegiatan pengukuran yang diperlukan oleh sistem manajemen biaya. Biaya kesalahan adalah biaya yang berhubungan dengan pengambilan keputusan yang buruk yang didasarkan pada informasi biaya yang tidak akurat karena sistem informasi biaya yang buruk. Semoga bermanfaat.