Setiap hari kita dihadapkan dengan masalah dalam berbagai aspek kehidupan kita. Tak terkecuali di dalam bidang usaha dan pekerjaan. Untuk mengatasi masalah, dibutuhkan cara-cara untuk menekan masalah supaya tidak terulang kembali di waktu berikutnya karena jika tidak menghilangkan akar masalahnya maka masalah akan bermunculan kembali.

 

 

Banyak metode untuk menganalisa masalah dan masing–masing mempunyai ciri khas serta keunikan sendiri dalam aplikasinya. Salah satu metode untuk melakukan analisa kecelakaan adalah Analisa Akar Masalah (Root Cause Analysis / RCA). Root Cause Analysis (RCA) adalah metode penyelesaian masalah yang dikembangkan dengan ciri sangat kuat di “Genba (Real Place), Genbutsu (Real Things) dan Genjitsu (Real Fact)“.

 

Root Cause Analysis (RCA) dipercaya mampu menurunkan terjadinya kejadian yang tidak diharapkan. Root Cause Analysis merupakan suatu proses mengidentifikasi penyebab utama suatu permasalahan dengan menggunakan pendekatan yang tersetruktur dengan teknik yang telah di desain untuk berfokus pada identifikasi dan penyelesaian masalah.

 

Root Cause Analysis (RCA) adalah alat  (tool)  yang populer digunakan oleh perusahaan yang menjalankan Lean Six Sigma. RCA adalah salah satu alat (tool) yang digunakan dalam inisiatif problem solving, untuk membantu tim menemukan akar penyebab (root cause) dari masalah yang sedang dihadapi. Menemukan akar masalah merupakan kata kunci.  Sebab, tanpa mengetahui akar masalahnya, suatu insiden tidak dapat ditanggulangi dengan tepat, yang berakibat pada berulangnya kejadian insiden tersebut dikemudian hari. 

 

Berikut ini adalah tahap – tahap yang perlu dilakukan untuk memulai suatu aktifitas RCA.

 

Tahap pertama adalah klasifikasi insiden

Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi dilakukan prosedur lengkap RCA.  Masalah harus dilakukan klasifikasi dan prioritas.  Tujuannya agar terjadi efisiensi dalam pekerjaan.  Hal ini karena prosedur lengkap RCA memerlukan sumber daya yang khusus, jumlahnya terbatas di organisasi, dan memakan waktu yang tidak sebentar.  Sehingga, organisasi perlu menetapkan suatu metode klasifikasi dan prioritas masalah.  Hanya masalah yang masuk kriteria saja yang dilanjutkan ke prosedur RCA.  Sementara masalah lain yang tidak masuk kriteria, tetap dilakukan analisa menggunakan prinsip – prinsip RCA tetapi tidak seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan.  Yang dimaksud prosedur lengkap RCA adalah seluruh tahapan prosedur dilakukan. 

 

Salah satu alat yang dapat dipakai untuk melakukan klasifikasi dan prioritas masalah adalah membuat peringkat masalah berdasarkan Konsekuensi (Consequence) dan LikelihoodConsequence adalah seberapa berat dampak dari masalah itu.  Sedangkan Likelihood adalah seberapa sering masalah itu terjadi.  Consequence dan Likelihood diperingkat menggunakan angka dari 1 sampai 5.  Makin tinggi angka berarti makin berat atau makin sering. Setelah angka nilai Consequence (C) dan Likelihood (L) didapat, kedua angka tersebut dilakukan perkalian.  Angka hasil perkalian itulah yang menentukan peringkatnya.  Makin tinggi angkanya, makin tinggi peringkatnya.  Kita dapat menggolongkan peringkat menjadi empat golongan, yaitu ekstrim (15 – 25), besar (8 – 12), sedang (4 – 6), kecil (1 – 3). Organisasi dapat membuat kebijakan bahwa hanya masalah yang mempunyai peringkat ekstrim (15 – 25) saja yang dilakukan prosedur RCA. 

Contoh : 

Perawat tertusuk jarum.  Konsekuensi dari insiden ini adalah 4, karena dampak dari tertusuk jarum adalah berat (dapat tertular penyakit HIV, Hepatitis B, C, dll).  Likelihood dari insiden ini adalah 5, karena insiden ini terjadi setiap bulan.  Sehingga, peringkat risikonya adalah: 4 X 5 = 20 (ekstrim). Peringkat insiden ini memenuhi kriteria untuk dilakukan prosedur RCA.

Catatan : 

untuk kejadian yang berdampak berat (konsekuensinya 4 atau 5, tetapi sangat jarang terjadi, peringkat resikonya disamakan dengan ekstrim dan dilakukan prosedur RCA.

 

Tahap kedua adalah membentuk tim RCA

Membentuk tim RCA merupakan langkah berikutnya yang penting.  Tanpa tim yang representatif, hasil aktifitas RCA tidak akan valid.  Rekomendasi yang dihasilkannya pun tidak tepat.  Oleh karena itu, perlu perhatian khusus untuk menentukan siapa saja yang dipilih untuk menjadi anggota tim.

 

Sebagai pedoman, anggota tim haruslah orang – orang yang kompeten dalam bidang yang akan dibahas.  Kemudian, mereka juga harus dalam posisi netral, bukan orang yang ada sangkut – pautnya langsung dengan masalah yang akan dibahas.  Jika diperlukan, dapat ditunjuk seorang ahli dari luar organisasi untuk menambah bobot dari tim ini.  Jumlah anggota tim jangan terlalu banyak. Ukuran yang normal adalah antara 5 sampai 8 orang.

Contoh: 

Pada kasus tertusuk jarum di atas, anggota tim RCA adalah : manajer keperawatan, manajer mutu, koordinator pengendalian infeksi, manajer penunjang medis, koordinator K3.

 

Langkah ketiga adalah mengumpulkan data

Tim kemudian bekerja mengumpulkan data.  Hal ini dilakukan untuk memperoleh gambaran seobyektif mungkin atas peristiwa yang telah terjadi.  Ingat, yang dikumpulkan hanya data, bukan asumsi, kesan, atau tafsiran.  Sumber data dapat diperoleh dari : catatan medis, wawancara orang yang terlibat, wawancara dengan seluruh saksi, kunjungan ke lokasi kejadian, peralatan yang terlibat dan lain – lain. Data – data tersebut diperlukan untuk melengkapi fakta yang terjadi.

 

Disamping itu, diperlukan juga pengumpulan data – data berikut ini : kebijakan dan prosedur internal organisasi, peraturan atau perundang – undangan, standard mutu, referensi ilmiah terkini dan lain – lain.  Data-data tersebut diperlukan untuk melihat kesenjangan (gap) yang terjadi antara fakta yang terjadi dengan yang seharusnya dilakukan.

 

Langkah keempat adalah memetakan informasi

Setelah seluruh data terkumpul, insiden yang terjadi direkonstruksi dengan menggunakan data – data yang tersedia.  Seluruh data disusun menurut urutan kejadiannya.  Ada beberapa alat yang dapat dipakai untuk memetakan urutan kejadian ini, misalnya : Narrative Chronology, Time Person Grid, Timelines, Tabular Timelines

 

Pada kasus tertusuk jarum seperti di atas, kita cukup menggunakan narrative chronology, karena insiden tersebut merupakan peristiwa tunggal dan prosesnya tidak kompleks.

Contoh :

Perawat mengambil sampel darah pasien untuk AGD, setelah tindakan pengambilan sampel jarum syringe ditutup dan dibawa keluar ruangan oleh perawat tersebut dan saat dibawa itulah tiba – tiba tutup jarum terlepas, secara reflek perawat berusaha menangkap dan tertusuk jarum suntik.

 

Langkah kelima adalah identifikasi dan memprioritaskan masalah

Setelah seluruh data dipetakan, mulailah kita masuk ke tahap awal analisa masalah, yaitu dengan mengidentifikasinya.  Identifikasi masalah ini sangat penting, dan hanya dapat dilakukan oleh orang yang memahami proses yang standard (yang seharusnya terjadi).  Caranya adalah dengan meneliti seluruh urutan informasi untuk mencari tahu apakah kejadian – kejadian tersebut terjadi sudah sesuai dengan seharusnya atau tidak.  

 

Untuk memastikan hal ini, diperlukan berbagai dokumen seperti:  Kebijakan dan prosedur internal organisasi, peraturan atau perundang – undangan, standard mutu, referensi ilmiah terkini, dan lain – lain. Jika ditemukan ketidaksesuaian dengan kebijakan, prosedur, standard, referensi ilmiah terkini, itulah yang disebut sebagai masalah. Setelah masalah teridentifikasi, barulah kita lakukan prioritas masalah.  Masalah – masalah kecil yang tidak penting dan tidak berpengaruh besar pada terjadinya insiden kita singkirkan, dan kita focus pada masalah – masalah utama.

 

Pada kasus sederhana seperti tertusuk jarum di atas, masalah tertusuk jarum dapat dipakai sebagai masalah itu sendiri.  Tetapi jika masalahnya kompleks dan melibatkan banyak pihak / departemen, masalahnya harus diidentifikasi satu demi satu.

 

Langkah keenam yaitu analisa untuk mencari faktor yang berperan.

Masalah – masalah yang telah diidentifikasi kemudian dianalisa untuk mencari faktor yang berkontribusi.  Ada dua alat terkenal yang biasanya dipakai untuk analisa ini, yaitu : 5 Why dan diagram tulang ikan.

 

5 Why dilakukan dengan cara bertanya “Why” sampai 5 kali terhadap suatu masalah sampai tidak ada jawaban lagi yang dapat dikemukakan.  Namun, 5 Why mempunyai kelemahan mendasar, yaitu bentuk pertanyaannya sangat terbuka dan tidak terarah.  Sehingga, hasilnya sangat tergantung pada latar belakang penanya dan yang ditanya.  Boleh jadi, untuk satu masalah yang sama tapi dilakukan oleh dua orang yang berbeda, akan didapatkan hasil yang berbeda.

 

Karena 5 Why mempunyai kelemahan mendasar, maka yang dianjurkan adalah menganalisa masalah menggunakan diagram tulang ikan, karena diagram tulang ikan dirancang untuk mencari faktor yang berperan dengan terarah. Hasil dari analisa ini adalah didapatkannya faktor yang berperan terhadap insiden tersebut.  Untuk setiap faktor yang berperan, dilakukan prosedur pertanyaan “5 Why” sampai tidak ada jawaban lagi yang dapat dikemukakan.  Jawaban terakhir itulah yang biasanya merupakan akar masalah.

 

Pada kasus tertusuk jarum di atas, akar masalahnya adalah : belum dilakukan tinjauan keselamatan pada alat (faktor peralatan), belum ada prosedur yang aman (faktor kebijakan / prosedur), barrier yang ada tidak dirancang untuk melindungi staf (faktor penghalang). Sebagai bagian akhir dari analisa ini, kita mencoba membuat pernyataan sebab akibat, untuk menguji apakah akar masalah yang kita dapatkan berhubungan sebab akibat dengan insiden yang terjadi.  Juga untuk menguji, apakah jika akar masalah tersebut di atasi, insiden dapat dihindari.

Contoh pernyataan sebab akibat :

  • Karena belum dilakukan tinjauan keselamatan pada syringe AGD, maka belum ada mekanisme yang menjamin keselamatan selama memakai alat tersebut, yang menyebabkan mekanisme yang ada gagal mencegah terjadinya insiden tertusuk jarum.
  • Belum ada prosedur yang aman menyebabkan jarum syringe AGD ditutup lagi setelah digunakan dan dibawa keluar ruangan, yang  mengakibatkan meningkatnya peluang terjadinya insiden tertusuk jarum.
  • Penghalang yang ada tidak dirancang untuk melindungi staf yang menyebabkan terjadinya insiden staf perawat tertusuk jarum.

 

Langkah ketujuh adalah menyusun rekomendasi penyelesaian masalah.

Menyusun rekomendasi merupakan hal yang paling penting dari aktifitas RCA ini.  Karena tanpa rekomendasi, masalah tidak dapat diselesaikan dan terus membebani organisasi.  Ibarat berobat ke dokter, pasien tidak cukup diberi tahu tentang diagnosanya, tapi jauh lebih penting adalah diberi pengobatan yang tepat. 

 

Menyusun rekomendasi memerlukan pengetahuan dan pemahaman yang memadai tentang masalah yang sedang dihadapi.  Disinilah arti penting dari anggota tim.  Anggota tim RCA harus memiliki kompetensi dan kapasitas yang memadai untuk melakukan hal itu.  Referensi yang dikumpulkan pada tahap mengumpulkan data di atas dapat dipakai untuk membantu proses ini.

 

Berdasarkan analisa penghalang di atas, kita dapat membuat rekomendasi penyelesaian masalah.  Rekomendasi penyelesaian masalah yang baik harus juga mencantumkan ukuran keberhasilan, penanggung jawab, dan batas waktu penyelesaian.  Tujuan dari itu adalah agar rekomendasi yang kita berikan dapat diukur keberhasilan pelaksanaannya, jelas siapa penanggung jawabnya, serta ada batas waktu yang jelas kapan rekomendasi itu harus terlaksana.

 

Langkah kedelapan adalah membuat laporan RCA.

Laporan RCA berisi rincian seluruh kegiatan pelaksanaan RCA mulai dari awal sampai rekomendasi yang diberikan.  Laporan ini kemudian disampaikan kepada pemimpin organisasi untuk disetujui.  Proses persetujuan ini sangat penting.  Karena tanpa persetujuan pemimpin, rekomendasi tak dapat dieksekusi dan dilaksanakan.

 

Kerja sama semua tim yang terlibat untuk melaksanakan tahap – tahap diatas dalam usaha untuk menemukan akar permasalahan sangatlah penting, agar dapat mendeteksi akar dari segala akar masalah yang dihadapi, untuk kemudian diperbaiki secara tepat sehingga masalah yang sama tidak akan timbul kembali.  Hal lain yang tidak kalah pentingnya adalah analisa proses identifikasi cause-effect (sebab akibat) anda dan temukan kebutuhan akan perubahan dalam sistem yang lain. Kemudian lakukan prediksi dari efek yang akan terjadi dengan penerapan solusi. Dengan cara ini, anda dapat menghindari / menghilangkan masalah sebelum mereka muncul ke permukaan.