Produktivitas dan kinerja merupakan dua hal yang berbeda. Produktivitas mengukur perbandingan antara output dan input, sedangkan kinerja mencakup aspek ekonomi dan aspek operasional secara keseluruhan. Hal ini mencakup hamper seluruh aspek kompetisi dan keunggulan manufaktur dan keterkaitannya dengan biaya, fleksibilitas, kecepatan, kehandalan, dan kualitas (Thomas dan Baron, 1994). Produktivitas biasanya meliputi widgets per month, accidents this year, test run per week, new orders per day, calls made per hour. Sedangkan kinerja biasanya meliputi customer ratings, process improvement, product quality, product capability, employee development, cycle time reductions. Dengan kata lain, produktivitas merupakan bagian dari kinerja.
Pengukuran kinerja dilakukan organisasi untuk melihat perbandingan antara parameter dengan hasil yang dicapai. Parameter ini disebut Key Performance Indicator (KPI), dibuat dengan memperhatikan hasil yang ingin dicapai perusahaan dengan program dan biaya yang digunakan. Pengukuran kinerja membutuhkan bukti statistik/ data real untuk melihat kemajuan organisasi dalam meraih tujuannya.
Behn, 2003, menyatakan bahwa pengukuran kinerja memiliki 8 tujuan berikut:
To evaluate
To control
To budget
To motivate
To celebrate
To promote
To learn
To improve
Untuk meningkatkan kemungkinan keberhasilan organisasi dalam menerapkan strategi biasanya digunakan sistem pengukuran kinerja. Sistem pengukuran kinerja akan membantu organisasi dalam membuat dan melaksanakan strategi. Dalam menyusun sistem pengukuran kinerja, kita dapat memilih ukuran yang paing tepat untuk menggambarkan strategi organisasi. Sistem pengukuran kinerja harus meliputi aspek finansial dan non finansial. Selama ini kebanyakan organisasi hanya menggunakan aspek finansial saja. Namun membuat strategi yang hanya memperhatikan aspek finansial saja, kita cenderung akan membuat strategi yang hanya menguntungkan dalam jangka pendek dan juga mendorong terjadinya tindak manipulasi data. Aspek non finansial juga perlu dikembangkan agar pelaksanaan strategi sukses. Sistem pengukuran kinerja menggabungkan dua jenis ukuran, finansial dan non finansial, dan memakainya untuk semua level dalam organisasi.
Sistem pengukuran kinerja yang baik harus dibuat dengan memperhatikan beberapa prinsip. Mengukur hal yang penting saja seperti bagian yang mempunyai dampak pada kepuasan pelanggan. Fokus pada kebutuhan pelanggan, menanyakan pelanggan apa yang kita perlu ukur. Melibatkan seluruh pekerja dalam pendesainan dan pengimplementasian dari sistem pengukuran kinerja. Rasa kepemilikan akan meningkatkan kualitas dari sistem pengkuran kinerja ini.
Berikut merupakan beberapa langkah untuk menerapkan sistem pengukuran kinerja yang baik:
Mengidentifikasi proses
Mengidentifikasi aktivitas penting untuk diukur
Membuat tujuan atau standar kinerja
Membuat pengukuran kinerja
Mengidentifikasi orang-orang yang bertanggung jawab
Mengumpulkan data
Analisa kinerja sekarang berdasarkan bukti statistik
Membandingkan kinerja sekarang dengan tujuan atau standar kinerja
Menentukan apakah perbaikan diperlukan
Membuat perubahan untuk membuat proses kembali ke jalur tujuan atau standar
Menetukan apakah tujuan atau pengukuran baru dibutuhkan
Balance scorecard (BSc) yang merupakan salah satu jenis sistem pengukuran kinerja adalah suatu strategi perencanaan dan manajemen sistem yang selalu digunakan dalam bisnis dan industri, pemerintahan, dan organisasi nirlaba untuk menyelaraskan kegiatan usaha dengan visi dan strategi organisasi, meningkatkan komunikasi internal dan eksternal, dan memantau kinerja organisasi dalam pencapaian tujuan. Balance Scorecard pertama kali dikemukakan oleh Drs. Robert Kaplan dari Harvard Business School dan David Norton dari Nolan Norton Institute menambahkan strategi pengukuran kinerja non-finansial ke dalam pengukuran finansial tradisional agar manajer dan eksekutif dapat pandangan yang lebih seimbang saat menilai kinerja organisasi. Akhirnya, hasil studi tersebut diterbitkan pada artikel berjudul “Balanced Scorecard – Measure that Drive Performance” dalam jurnal Harvard Business Review tahun 1992.
Setiap Balance Scorecard harus selalu mengarah pada aspek strategi perusahaan. Balance Scorecard akan membuat manajemen kita mampu menentukan faktor-faktor penting dalam perusahaan yang dapat meningkatkan kinerja. Menentukan hubungan finansial dan non finansial dalam perusahaan dan juga pengaruhnya terhadap finansial jangka panjang. Manajemen harus dapat mengerti keseluruhan perusahaan sehingga dapat memberikan pandangan yang luas dari kondisi perusahaan.
Balance Scorecard membuat kita melihat organisasi dari 4 prespektif dan untuk membuat ukuran, mengumpulkan data dana menganalisa data tersebut sesuai dengan perspektifnya.
Learning and Growth Perspective
Perspektif ini meliputi pelatihan pekerja dan melatih perilaku cultural yang berhubungan dengan individu dan membantu peningkatan diri. Dalam pengetahuan, manusia adalah sumber daya utama. Dalam iklim saat ini dari cepatnya perubahan teknologi, hanya sedikit pekerja yang selalu belajar (learning mode). Ukuran bisa dibuat unutk memandu manajer memfokuskan biaya pelatihan untuk hal yang paling dibutuhkan. Dalam hal apapun,belajar dan pertumbuhan merupakan hal terpenting untuk kesuksesan setiap organisasi.
Kaplan dan Norton menjelaskan bahwa learning lebih dari training, itu juga meliputi hal seperti mentor, tutor dalam organisasi, hal tersebut sama pentingnya dengan komunikasi antar pekerja yang membuat mereka mampu bekerja secara lebih produktif. ini juga meliputi peralatan teknologi yang disebut kriteria Baldrige high performance work systems. Perspektif ini memperhatikan kepentingan masa depan organisasi dengan peningkatan kemampuan individu dalam organisasi.
Internal Business Perspective
Perspektif ini tertuju pada proses bisnis internal. Metrics pada perspektif ini membantu manajer mengetahui dengan baik bagaimana bisnis mereka berjalan, dan bagaimana cara menyesuaikan produk dan jasa mereka dengan keinginan pelanggan. Metrics ini harus dibuat dengan sangat seksama hanya oleh orang tertentu yang mengetahui seluruh proses secara detail. Perspektif ini memperhatikan keunggulan internal dari organisasi kita.
Customer Perspective
Filosofi manajemen saat ini menunjukkan peningkatan realisasi akan pentingnya customer focus dan customer satisfaction dalam bisnis apapun. Hal ini menjadi indicator bahwa jika pelanggan tidak puas, mereka akan mencari suppliers lain yang akan memenuhi kebutuhan mereka. kinerja yang buruk dari perspektif ini adalah indicator dari penolakan di masa yang akan datang, meskipun kondisi finansial saat ini terlihat baik.
Dalam membuat metrics untuk kepuasan, pelanggan harus dianalisa dalam jenis customer dan jenis proses untuk menentukan cara kita menyediakan produk atau jasa pada kelompok pelanggan tersebut. Perspektif ini memperhatikan pandangan konsumen terhadap organisasi kita.
Finansial Perspective
Kaplan dan Norton tidak mengabaikan kebutuhan tradisional akan data finansial. Ketepatan waktu dan keakuratan data keuangan akan selalu menjadi prioritas, dan manajer akan melakukan apapun yang dibutuhkan untuk menyediakan data keuangan tersebut. Bahkan seringkali penanganan data finansial dilalukukan secara berlebihan. Dengan diimplementasikannya pengelompokan data, diharapkan banyak proses dapat lebih difokuskan dan otomatis. Intinya saat ini penekanan finansial menuju ke situasi tidak seimbang yang berkaitan dengan perspektif lainnya. Mungkin data yang berkaitan dengan finansial seperti risk assessment dan cost-benefit data juga perlu dimasukkan dalam kategori ini. Perspektif ini memperhatikan pandangan pemegang saham terhadap organisasi kita.
Sistem pengukuran kinerja membantu kita membuat strategi yang tepat. Dari 4 perspektif itu Balance Scorecard akan membantu kita untuk mampu menentukan faktor-faktor penting dalam perusahaan yang dapat meningkatkan kinerja. Menentukan hubungan finansial dan non finansial dalam perusahaan dan juga pengaruhnya terhadap finansial jangka panjang. Manajemen harus dapat mengerti keseluruhan perusahaan sehingga dapat memberikan pandangan yang luas dari kondisi perusahaan. Balance Scorecard membantu kita untuk menilai kinerja dan mengambil keputusan yang tepat untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja organisasi.