Di dunia manajemen, dikenal beberapa metode yang digunakan untuk melakukan perbaikan operasional organisasi, salah satunya adalah Lean. Konsep dari teori Lean mempunyai tujuan menghasilkan nilai yang banyak dengan mengurangi pemborosan dan biaya, untuk mencapai tujuan tersebut perlu dilakukan tiga prinsip utama Lean yaitu sebgai berikut : biarkan pelanggan mengatakan apa yang disebut value bagi mereka, kurangi akitivitas yang tidak menambah nilai (non-value-adding activity) di dalam sistem, sehingga dapat meningkatkan kecepatan proses, proses yang lebih cepat secara positif berhubungan dengan lebih sedikit pemborosan, lebih sedikit biaya, lebih sedikit material di antara proses, lebih sedikit kerumitan, kualitas yang lebih tinggi dan pelanggan lebih puas. Popularitas dan hasil impresif yang telah diraih banyak perusahaan di dunia memancing perusahaan – perusahaan di Indonesia untuk belajar Lean Manufacturing secara lebih mendalam dan menerapkannya.
Lean Manufacturing merupakan suatu konsep yang awalnya dikembangkan oleh Toyota. Konsep Lean Manufacturing bertujuan untuk mengubah suatu organisasi di perusahaan menjadi lebih efisien dan kompetitif. Implementasi Lean Manufacturing dilakukan secara terus – menerus untuk menciptakan perbaikan pada proses dan inovasi di perusahaan, sehingga perusahaan tersebut melakukan apa yang disebut continuous improvement untuk mencapai operational excellence dan customer intimacy.
Sejarah berdirinya Lean Manufacturing berawal dari perusahaan manufaktur di Jepang mengalami krisis setelah Perang Dunia II, krisis tersebut diantaranya kekurangan material, keuangan, dan sumber daya manusia. Selain itu , Amerika dapat mengurangi biaya manufaktur dengan sistem produksi masal yang menghasilkan produk dengan variasi yang sedikit, Namun yang dihadapi Jepang adalah mengurangi biaya produksi untuk menghasilkan produk yang memiliki variasi yang banyak dengan jumlah yang sedikit.
Lean Manufacturing bisa didefinisikan sebagai pendekatan sistematis untuk mengidentifikasikan dan menghilangkan pemborosan / waste melalui perbaikan berkesinambungan dengan aliran produk berdasarkan keinginan konsumen (pulll system) dalam mengejar kesempurnaan. Pull System dikenal juga dengan Just In Time ( JIT ) atau Produksi Tepat waktu.
Pemborosan / waste didefiniskan sebagai segala aktifitas pemakaian sumber daya (resources) yang tidak memberikan nilai tambah (value added) pada produk. Pada dasarnya semua pemborosan / waste yang terjadi berhubungan erat dengan dimensi waktu. JIT mendefinisikan ada delapan jenis pemborosan / waste yang tidak memberikan nilai dalam proses bisnis atau manufaktur, antara lain adalah sebagai berikut :
Yang pertama adalah produksi berlebihan (overproduction), memproduksi lebih banyak dari permintaan, atau memproduksi sebelum diinginkan. Hal ini terlihat pada simpanan material. Ini adalah akibat dari produksi berdasarkan permintaan spekulatif. Produksi berlebihan juga berarti membuat lebih banyak dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya, membuat sebelum diinginkan oleh proses berikutnya, atau membuat lebih cepat dari yang dibutuhkan oleh proses berikutnya. Ada banyak penyebab over produksi, antara lain : logika just in case (untuk jaga – jaga), penggunaan otomatisasi yang salah, proses set up yang lama, penjadwalan yang salah, ketidakseimbangan beban kerja, kekayasa berlebihan, inspeksi berlebihan, dan lain – lain.
Yang kedua adalah menunggu (waiting), waktu menunggu dalam proses harus dihilangkan. Prinsipnya adalah memaksimalkan penggunaan / efisiensi pekerja daripada memaksimalkan penggunaan mesin – mesin. Penyebab menunggu termasuk : ketidakseimbangan beban kerja, pemeliharaan yang tidak terencana, waktu setup yang lama, penggunaan otomatisasi yang salah, masalah kualitas yang tidak selesai, penjadwalan yang salah, dan lain – lain.
Yang ketiga adalah transportasi (transportation), tidak ada nilai tambah pada produk. Daripada memperbaiki transportasi, akan lebih baik bila dikurangi atau dihilangkan. Beberapa penyebab transportasi tinggi, antara lain : layout pabrik yang buruk, pemahaman yang buruk terhadap aliran proses produksi, ukuran lot besar, lead time besar, dan area penyimpanan yang besar.
Yang keempat adalah memproses secara keliru / berlebihan (Inefficient Process), harus dihilangkan dengan cara bertanya mengapa sebuah proses diperlukan dan mengapa sebuah produk diproduksi. Semua langkah proses yang tidak diperlukan harus dihilangkan. Beberapa penyebabnya memproses secara keliru / berlebihan, antara lain : perubahan produk tanpa perubahan proses, logika just in case, keinginan konsumen yang sebenarnya tidak jelas, proses berlebihan untuk menutupi downtime, kurang komunikasi.
Yang kelima adalah Work In Process (WIP), material antar operasi yang timbul karena lot produksi yang besar atau proses – proses dengan waktu siklus yang panjang. Penyebab dari inventory berlebihan antara lain : melindungi perusahaan dari inefisiensi dan masalah – masalah tak terduga, kompleksitas produk, penjadwalan yang salah, peramalan pasar yang buruk, beban kerja tidak seimbang, supplier yang tidak bisa diAndalkan, kesalahan komunikasi,
Yang keenam adalah gerakan yang tidak perlu (unnecessary motion), gerakan – gerakan tubuh yang tidak perlu, seperti mencari, meraih, memutar akan membuat proses memakan waktu lebih lama. Daripada melakukan otomatisasi terhadap gerakan sia – sia, operasionalnya sendiri yang seharusnya diperbaiki. Penyebabnya gerakan yang tidak perlu antara lain: efektifitas manusia / mesin yang buruk, metode kerja yang tidak konsisten, layout fasilitas yang buruk, pemeliharaan dan organisasi tempat kerja yang buruk, gerakan tambahan saat menunggu
Yang ketujuh adalah produk cacat (defect product), memproduksi barang cacat, sehingga membutuhkan pengerjaan ulang atau bahkan dibuang karena tidak bisa diperbaiki. Jelas ini merupakan pemborosan pemakaian bahan, waktu, tenaga kerja, dan sumber daya yang lain. Aktifitas ini merupakan kesia – siaan yang sempurna. Mencegah timbulnya cacat lebih baik daripada mencari dan memperbaiki cacat. Penyebab dari produk cacat, antara lain: kontrol proses yang lemah, kualitas buruk, tingkat inventory tidak seimbang, perencanaan maintenance yang buruk, kurangnya pendidikan / training / instruksi kerja, desain produk, keinginan konsumen tidak dimengerti .
Yang kedelapan adalah kreatifitas karyawan yang tidak dimanfaatkan (Underutilizing People). Kehilangan waktu, gagasan, keterampilan, peningkatan, dan kesempatan belajar karena tidak melibatkan atau mendengarkan karyawan. Penyebabnya antara lain: budaya bisnis, politik, perekrutan yang buruk, rendahnya / tidak adanya investasi untuk training, strategi upah rendah, turnover tinggi.
Sebagaimana dijelaskan diatas, konsep dari Lean Manufacturing mempunyai tujuan menghasilkan nilai yang banyak dengan mengurangi pemborosan dan biaya, maka untuk mencapai tujuan tersebut terdapat tiga fase yang harus dilaksanakan, yaitu sebagai berikut :
Fase pertama adalah fase permintaan pelanggan, pada fase ini kita menentukan siapa pelanggan, apa yang dibutuhkan pelanggan, sehingga permintaan pelanggan dapat dipenuhi. Hal ini membutuhkan perhitungan takt time yang berasal dari istilah Jerman “takt” yang berarti irama. Takt time menunjukkan seberapa cepat proses berjalan untuk memenuhi permintaan pelanggan.
Fase kedua adalah fase aliran berkelanjutan. Inti dari konsep Lean Manufacturing adalah Just In Time atau aliran yang berkelanjutan yang berarti hanya memproduksi apa yang dibutuhkan pelanggan, pada saat yang dibutuhkan, dan dalam jumlah yang dibutuhkan.
Fase ketiga adalah fase perataan. Perataan merupakan suatu pendistribusian yang merata kepada pekerjaan yang dibutuhkan dengan rata untuk memenuhi permintaan pelanggan dalam periode tertentu. Kegagalan dalam pemerataan pekerjaan mengakibatkan adanya waktu menunggu di setiap proses.
Di dalam melaksanakan konsep Lean Manufacture, terdapat beberapa alat / tools dan juga alat bantu untuk menciptakan proses Lean Manufacture, alat / tools tersebut diantaranya :
Value Stream Mapping, yaitu tools yang digunakan untuk visualisasi statis, menganalisa dan meningkatkan proses serta aliran informasi.
Laporan A3, yaitu tools yang digunakan untuk mendefinisi masalah, mengidentifikasi solusi dan mengembangkan, mendokumentasikan, mengimplementasikan rencana kegiatan perbaikan proses.
Kanban, yaitu alat bantu produksi yang digunakan untuk mengatur produksi dan pergerakan aliran produksi, Kanban dapat menghilangkan overproduksi karena menggunakan sistem Tarik.
Diagram Alir, yaitu tata letak yang menggambarkan aliran fisik pekerjaan (bahan dan orang). Menghilangkan gerakan yang tidak perlu dalam aliran kerja tertentu.
Sel Kerja, yaitu sebuah pengaturan streamline yang biasanya dalam bentuk U.
5S, yaitu sebuah metode sistematis yang mengatur tempat kerja, menghilangkan cacat dan gerakan yang tidak berguna.
Quick Changeover, yaitu metode untuk mengurangi waktu setup operasi, dengan ukuran batch yang lebih kecil, dapat mengilangakan waktu tunggu dan over produksi.
Total Productive Maintenance (TPM), yaitu sistematis untuk kegiatan pemeliharaan yang dapat meminimalkan gangguan kerja, menekankan keterlibatan semua karyawan dalam kegiatan TPM (preventive) dan mengurangi idle time.
Kontrol Visual, yaitu pemanfaatan sinyal visual untuk menghilangkan overproduksi dan waktu menunggu.
Poka Yoke, yaitu sebuah alat pemeriksaan kesalahan, membuat proses operasi sedemikian rupa sehingga proses hanya bisa jalan apabila dilakukan dengan cara benar, apabila terjadi kesalahan, proses otomatis terhenti sehingga produk cacat dapat dicegah.
Pelatihan, yaitu metode pelatihan, dengan adanya pelatihan karyawan atau operator dapat menjalankan berbagai fungsi kerja lebih fleksibel, sehingga operator dapat menghilangkan idle time.
Bebarapa alat bantu Lean di atas harus digunakan seaca sistematis, dengan cara mengidentifikasi pemborosan yang paling besar dan merugikan bagi perusahaan dan baru ditetapkan solusi yang terbaik untuk menghilangkan pemborosan (waste).
Dari penerapan konsep Lean Manufacturing, setidaknya terdapat tiga hasil yang diharapkan, yaitu sebagai berikut : pertama, proses yang lebih baik, yaitu memberikan nilai yang lebih banyak kepada pelanggan dan melakukannya dengan lebih efisien. Efisien yang dimaksud adalah mampu mengurangi biaya, pemborosan, dan tindakan yang paling sedikit. Kedua, kondisi Kerja yang lebih baik, yaitu meliputi aliran kerja yang lebih jelas, pembagian nilai dan tujuan kerja, kemampuan yang lebih besar melaksanakan pekerjaan, kemampuan lebih besar untuk tetap meningkatkan dan memperbaiki segala sesuatu, pekerja merupakan bagain dari pelayanan. Dan yang ketiga, memenuhi kebutuhan dan tujuan organisasi, yang dapat meliputi keuntungan, pertumbuhan, nilai, dan pengaruh.
Penerapan Lean secara menyeluruh di sebuah perusahaan sangat menguntungkan karena Lean Manufacture merupakan sebuah budaya yang menyeluruh, mulai dari atas dan sampai ke paling bawah dalam sistem operasi perusahaan. Perusahaan yang ingin menerapkan Lean Manufacture harus memilki kesadaran dan intoleransi terhadap waste. Sehingga budaya sadar akan waste tersebut seluruh komponen perusahaan akan proaktif mencari perbaikan dan memastikan berada pada jalur tujuan bisnis dan memberikan nilai yang diminta pelanggan. Sebuah perusahaan Lean Manufacture akan memberikan nilai maksimal kepada pelanggan dengan memanfaatkan sumber daya yang efisien dan tidak berlebihan. Lean Manufacture pada dasarnya merupakan bagaimana mencapai hasil yang diinginkan dengan limbah yang minimal.
Konsep Lean Manufacture bukanlah konsep yang baru, meskipun “barang lama muka baru”, kenyataannya konsep ini masih menarik untuk dijadikan konsep perbaikan suatu perusahaan, mengapa ? jelas disampaikan dalam alinea awal, kata kunci dari Lean manufactring : mengurangi waste, efisiensi, dan continual improvement. Indikator nyata yang paling mudah yaitu profit. Jika perusahaan sudah terapkan konsep ini begitu lama, dan selalu bermasalah dengan profit di laporan rugi laba akhir tahun. Saya sarankan Anda evaluasi lagi implementasi Lean Manufacturing Anda.
Semoga bermanfaat.