Apa itu kompetensi? Secara umum arti dari kompetensi adalah kemampuan kerja setiap individu yang mencakup aspek pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja yang sesuai dengan standardisasi yang diharapkan. Kompetensi berkaitan dengan sikap (apa yang dikatakan dan dilakukan seseorang) yang menunjukkan performa seseorang baik atau buruk. Saat memasuki dunia kerja, sebagai seorang pencari kerja seringkali diharapkan memiliki kompetensi tertentu atas posisi pekerjaan yang kita apply. Hal ini menjadi acuan bagi perusahaan untuk tahu kemampuan kerja kita sebagai calon karyawan. Pada dunia kerja, kompetensi dibutuhkan untuk mengetahui tipe pekerjaan seperti apa yang tepat bagi seseorang. Apabila kompetensi atas diri seorang karyawan telah diketahui maka perusahaan pun mampu membantu untuk mengembangkan pribadi melalui training atau pelatihan tertentu. Selain itu, kompetensi yang dimiliki seorang karyawan mampu menjadi petunjuk bagi perusahaan untuk mengetahui sejauh mana ia mampu menampilkan diri dan memberikan hasil kerja optimal untuk perusahaan. Tidak hanya itu, melalui kompetensi yang kita miliki perusahaan lebih mengetahui posisi apa yang cocok dan tepat untuk kita. Bukan menjadi acuan baku bahwa kompetensi menjadi suatu hal paling penting untuk dimiliki seorang karyawan, tetapi sebagai calon karyawan kita perlu tahu kira-kira kompetensi seperti apa yang umumnya diinginkan perusahaan. Dalam hal ini, kita diharapkan kompeten dalam melakukan pekerjaan di dunia kerja. Kompeten diartikan kemampuan dan kewenangan yang dimiliki oleh seseorang untuk melakukan suatu pekerjaan yang didasari oleh pengetahuan, ketrampilan dan sikap sesuai dengan standar kerja yang ditetapkan.
Seperti yang kita ketahui tentang bahwa ISO 14001 adalah salah satu dari seri ISO 14000 yang merupakan standar sistem manajemen lingkungan dimana sifatnya sukarela serta turut dikembangkan oleh International Organisation for Standarisation. ISO 14001 menetapkan persyaratan untuk Sistem Manajemen Lingkungan suatu organisasi yang dapat digunakan oleh organisasi untuk meningkatkan kinerja lingkungannya. Intinya Sistem Manajemen Lingkunan ISO 14001 didefinisikan sebagai bagian dari sistem manajemen yang digunakan untuk mengelola aspek lingkungan, ketaatan terhadap kewajiban, dan resiko yang berhubungan dengan ancaman dan peluang.
Jika ISO 14001 membahas tentang manajemen lingkungan maka hal itu tentu berbeda dengan ISO 9001. Bagi sebuah perusahaan, penerapan standar mutu adalah suatu keputusan strategis karena dapat mendorong untuk meningkatkan kinerja secara keseluruhan dan menciptakan landasan kuat pada pengembangan yang berkelanjutan. Bagi perusahaan yang memiliki komitmen tinggi terhadap mutu, maka ISO 9001 dapat digunakan sebagai pedoman standar mutu bagi perusahaannya.
Lantas apa hubungannya antara kedua standar tersebut, dan mengapa perbedaan antar kedua standar tersebut dapat saling melengkapi satu sama lain? Itulah yang akan kita bahas dalam tulisan ini. Sebelum itu kita akan membahas tentang klausul-klausul yang terdapat pada kedua standar tersebut. Jika kalian membaca kedua standar tersebut kalian akan melihat persamaan antar kedua standar tersebut terutama pada klausul 7.2. Klausul 7.2 pada kedua standar tersebut sama-sama membahas tentang kompetensi, namun apakah yang dimaksud dengan kompetensi tersebut? Jika mengikuti arti kompetensi menurut standar ISO maka hal itu berhubungan dengan karyawan dan organisasi.
Organisasi bisa saja mempunyai peralatan yang layak untuk menghasilkan produk dan layanan yang bermutu tapi tanpa karyawan yang berkompeten, peralatan tidak akan bisa melakukan fungsinya sampai pada kapasitas yang diinginkan. Klausul tersebut mensyaratkan agar organisasi menginventarisi kompetensi yang harus ada pada personil yang pekerjaannya mempengaruhi kinerja mutu organisasi. Personil yang dimaksud adalah personil yang bekerja di bawah kendali organisasi (bisa karyawan langsung atau kontrak). Setelah mengetahui dengan jelas kompetensi yang harus ada, organisasi harus memastikan bahwa personil-personil tersebut mempunyai kompetensi yang dimaksud. Bagaimana bila kompetensi personil belum sesuai dengan kompetensi yang diinginkan? Organisasi dapat mengambil berbagai tindakan seperti pelatihan, mentoring, penempatan ulang atau mungkin memperkerjakan personil lain. Intinya Organisasi perlu menentukan kompetensi yang diperlukan dari karyawannya, dan memastikan bahwa karyawan kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, dan pengalaman yang tepat. Berarti organisasi perlu memiliki proses untuk menentukan kompetensi dan pencapaian yang diperlukan melalui pelatihan dan atau cara lainnya.
Untuk lebih mengetahui apa yang dimaksud dengan kompetensi dalam ISO 14001 dan ISO 9001, alangkah baiknya kita harus memahami butir-butir yang terkadung dalam klasusl 7.2 pada masing-masing standar. Berikut ini penjelasan kompetensi pada ISO 14001:
Memperjelas dan menentukan persyaratan kompetensi lingkungan dalam organisasi – Perlu diingat bahwa ISO 14001 bersifat proaktif dan memiliki sistem dinamis sehingga akan selalu berkembang, maka dari itu juga persyaratan kompetensi lingkungan dalam organisasi dapat bermacam-macam sesuai kebutuhan organisasi tersebut. Hanya saja kompetensi karyawan harus sesuai dengan kondisi dan faktor lingkungan dalam lingkungan kerjanya. Anggap saja seperti ini, sebagai contoh ada sebuah perusahaan yang bergerak di bidang migas, sebagai perusahaan migas tentu saja tidak terlepas dari hasil buangan limbah. Personil yang ditugaskan untuk mengalokasikan limbah tersebut agar tidak membahayakan lingkungan ternyata tidak memiliki kompetensi dalam bidang limbah B3 sehingga pengalokasiannya tidak berjalan dengan maksimal. Hal itu tentu sangat merugikan perusahaan dan lingkungan. Maka dari itu persyaratan kompetensi lingkungan yang diserahkan kepada personil tersebut harus jelas.
Memastikan personil kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, dan pengalaman – Dalam organisasi sering kali kita menemui individu yang berkata bahwa dirinya kompeten dalam suatu hal, namun dalam dunia kerja yang profesional hal tersebut tidak dapat hanya dibuktikan secara lisan. Itulah yang menjadi kegunaan sebuah sertifikasi, dimana personil tersebut dapat membuktikan kompetensinya melalui sertifikat yang legal. Namun sertifikat saja tidak cukup, hal lain seperti pengalaman juga perlu dipertimbangkan. Rekaman data pelatihan, keterampilan, pengalaman dan kualifikasi personil sangat penting bagi organisasi. Sebagai pihak manajer kita harus mengetahui rekam jejak personil yang ikut serta dalam organisasi sehingga tidak ada ancaman dalam berjalannya roda organisasi.
Menentukan kebutuhan pelatihan terkait aspek lingkungan sesuai dengan kebutuhan organisasi – Pada poin sebelumnya dijelaskan bahwa ISO 14001 bersifat dinamis sehingga akan selalu berkembang. Untuk mengikuti perkembangannya jajaran personil dalam sebuah organisasi harus selalu mengetahui apa kompetensi yang dibutuhkan oleh organisasi. Denga cara memberikan pelatihan sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan perusahaan dapat turut serta mewujudkan apa yang tertulis dalam klausul 7.2 ISO 14001.
Mengevaluasi keefektifan dari kompetensi yang didapatkan – Jika poin sebelumnya membahas tentang cara mendapatkan pelatihan yang sesuai dengan kompetensi yang diperlukan maka poin ini membahas tentang prakteknya di lapangan. Apakah kompetensi yang didapatkan selama pelatihan tersebut efektif, ataukah malah merugikan perusahaan baik itu materil ataupun non-materil? Maka dari itu evaluasi diperlukan. Lantas bagaimana evaluasi tersebut dilakukan? Hal ini berhubungan dengan klausul 7.5 yang membahas tentang informasi terdokumentasi dan klausul 9 tentang evaluasi. Tentunya dalam melakukan pelatihan setiap perusahaan akan selalu menyimpan dokumen tersebut dalam sebuah arsip. Arsip tersebut akan digunakan sebagai bahan evaluasi dimana indikator target yang ingin dicapai oleh perusahaan berdasarkan ISO 14001 dapat dicapai atau tidak. Jika nantinya ditemukan bahwa kompetensi tersebut tidak efektif maka akan kembali lagi ke poin pertama dimana diperlukan penjelasan kembali terhadap persayaratan kompetensi lingkungan dalam organisasi. Jika ditemukan kompetensi tersebut efektif maka kompetensi tersebut akan terus dipelihara dan digunakan untuk kebutuhan organisasi di masa mendatang.
Lantas bagaimana dengan klausul 7.2 dalam ISO 9001? Sekilas mereka terlihat sama karena sama-sama membahas tentang kompetensi, namun perlu diingat bahwa ISO 14001 membahas tentang sistem manajemen lingkungan sedangkan ISO 9001 membahas tentang sistem manajemen mutu sehingga akan terlihat beberapa perbedaan yang signifikan. Berikut ini penjelasan kompetensi pada ISO 9001.
Menentukan standar kompetensi yang diperlukan organisasi dalam sistem penjaminan mutu – Berbeda dengan ISO 14001 yang berfokus kepada sistem manajemen lingkungan, ISO 9001 adalah sertifikasi yang berorientasi pada layanan pelanggan dan standar manajemen mutu. Menurut standar ini, sebuah organisasi harus menunjukkan kemampuan untuk memenuhi atau melampaui kepuasan pelanggan dalam hal fungsi produk, kualitas, dan kinerja. Maka dari itu kompetensi yang dibutuhkan oleh personil dalam organisasi lebih berfokus pada pelanggan. Jika dalam ISO 14001 kegagalan dalam menentukan standar kompetensi berakibat pada dampak lingkungan maka dalam ISO 9001 kegagalan dalam menentukan standar kompetensi akan berdampak langsung pada ekonomi perusahaan dan tentunya setiap perusahaan tidak mau hal itu terjadi.
Memastikan personil kompeten berdasarkan pendidikan, pelatihan, dan pengalaman – Sama dengan ISO 14001, poin kedua klausul 7.2 ISO 9001 juga membahas tentang kompetensi personil yang dibuktikan dalam bentuk sertifikat ataupun rekam jejak pengalaman individu tersebut. Seperti poin sebelumnya bahwa ISO 14001 berfokus pada lingkungan dan ISO 9001 berfokus pada penjaminan mutu dan kepuasan pelanggan maka dalam ISO 9001 perusahaan terutama pihak manajerial dituntut untuk mencari personil yang berkompeten dalam bidang penjaminan mutu karena mutu perusahaan berkaitan erat dengan kepuasan pelanggan sehingga kesalahan yang diakibatkan oleh personil yang tidak berkompeten akan berdampak pada turunnya kepuasan dan kepercayaan pelanggan dan secara langsung akan berakibat buruk bagi organisasi.
Mengambil tindakan untuk memperoleh kompetensi yang dibutuhkan oleh organisasi – Yang unik dalam ISO 9001 adalah bahwa ISO 9001 tidak hanya bisa diterapkan pada dunia industri yang menghasilkan produk, namun demikian bisa juga diterapkan pada bidang yang menghasilkan jasa seperti sekolah, universitas, rumah sakit dan bidang usaha jasa lainnya. Meskipun diterapkan di tempat berbeda namun ISO 9001 memiliki 7 prinsip utama dalam penjaminan mutu, yaitu: Customer Focus (Fokus pada pelanggan), Leadership (Kepemimpinan), Engagement of People (Keterlibatan sumber daya manusia), Process Approach (Pendekatan proses), Improvement (Peningkatan secara terus menerus), Evidence-Based Decision Making (Pengambilan keputusan berdasarkan data dan fakta), dan Relationship Management (Manajemen hubungan dengan stakeholder). Selama personil berkompeten dalam penjaminan mutu dan selalu berpegang teguh pada 7 prinsip tersebut maka niscaya kualitas produk dan jasa akan terjamin sehingga berdampak bagus pada kepuasan pelanggan.
Evaluasi serta menyimpan informasi terdokumentasi sesuai sebagai bukti kompetensi.
Sama dengan ISO 14001, poin terakhir klausul 7.2 ISO 9001 juga berhubungan dengan klausul 7.5 mengenai informasi terdokumentasi dan klausul 9 mengenai evaluasi kinerja. Setiap informasi terdokumentasi (internal atau eksternal) yang akan dibuat atau diperbarui harus diidentifikasi dan dijelaskan secara tertulis dengan kata-kata untuk memperjelas penggunaan dan fungsi dokumen tersebut. Sebuah dokumen harus memiliki nama, nomor katalog, atau cara identifikasi lainnya. Dalam konteks ini dokumen yang dibutuhkan adalah bukti kompetensi, lantas apa yang akan dilakukan dengan bukti kompetensi tersebut? Bukti tersebut akan dievaluasi sesuai dengan yang tertulis pada klausul 9. Dalam klausul 9 evaluasi dilakukan dengan cara memantau persepsi pelanggan sejauh mana tingkat kebutuhan dan harapan mereka telah terpenuhi.
Organisasi harus menetapkan metode untuk memperoleh, pemantauan dan meninjau informasi. Bagaimana cara memantau persepsi tersebut? Contoh monitoring persepsi pelanggan dapat meliputi survei pelanggan, umpan balik pelanggan pada produk dan layanan yang dikirim, pertemuan dengan pelanggan, analisis pangsa pasar, pujian, klaim garansi dan laporan agen. Tentunya hal tersebut berbeda dengan ISO 14001 yang berfokus pada manajemen lingkungan, karena ISO 9001 berfokus pada manajemen mutu maka yang menjadi faktor kesuksesan evaluasi kompetensi adalah umpan balik dari pelanggan.
Semoga bermanfaat