Dokumen dan dokumentasi.. Sekilas terdengar sama dan banyak orang yang menyamakan kedua hal tersebut. Padahal pengeritan kedua hal tersebut cukup jauh berbeda. Perlu Anda ketahui, secara umum dokumen merupakan suatu informasi yang tertulis atau tercetak dan dapat digunakan sebagai bukti atau sebuah keterangan, dengan isi di dalamnya dapat terdiri dalam jumlah dan jenis yang sangat banyak atau juga sedikit. Kata ‘dokumen’ sendiri berasal dari Bahasa Latin, yaitu ‘docere’ yang berarti mengajar, lalu diserap dalam Bahasa Inggris menjadi ‘document’. Menurut kamus Mirriam-Webster, dokumen diartikan sebagai ‘proof/evidence’, yang berarti ‘bukti’ dalam Bahasa Indonesia. Sementara itu, secara luas dokumentasi adalah pencarian, penyelidikan, pengumpulan, penyusunan, pemakaian, dan juga penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerapan, dan bukti. Di dalam kamus Mirriam-Webster juga disebutkan bahwa arti dari dokumentasi adalah ‘the act or an instance of furnishing or authenticating with documents’ yang diartikan dalam Bahasa Indonesia sebagai tindakan atau contoh untuk melengkapi atau mengotentikasi suatu hal dengan bantuan dokumen.
Lantas apakah yang dimaksud dengan informasi terdokumentasi? Secara sederhana Informasi terdokumentasi adalah informasi yang diperlukan untuk dikendalikan dan dikelola oleh suatu organisasi termasuk medianya dimana informasi tersebut terkandung. Informasi terdokumentasi bisa dalam bentuk atau jenis media apapun termasuk dokumen. Mengapa demikan? Karena dokumen selalu menjadi bagian penting dalam organisasi. Dokumen dapat secara langsung menentukan keberhasilan organisasi dalam menghasilkan produk bermutu. Misalnya drawing produk pada industri manufaktur dan kesalahan dalam drawing dapat berakibat pada kesalahan fatal dalam proses produksi. Dalam klausul 7.5 pada ISO 9001 dibahas mengenai informasi terdokumentasi, mulai dari pengertian secara umum, penyusunan dan pembaruan, dan pengendalian terhadap informasi terdokumentasi. Untuk selanjutnya mari kita bahas satu-persatu.
Secara umum dalam klausul 7.5.1 pada ISO 9001 membahas tentang dokumen yang harus ada. Disini ISO 9001:2015 mensyaatkan agar organisasi membuat dokumen yang disyaratkan di klausul-klausul lain dan dokumen yang dianggap perlu untuk efektifitas sistem manajemen mutu. Apa saja dokumen yang disyaratkan tersebut? Dokumen yang disyaratkan tersebut secara tegas tertulis pada klausul lainnya, contohnya adalah bukti kompetensi (klausul 7.2), kebijakan mutu (klausul 5.2.2) dan lain- lain yang tertulis pernyataan ‘harus memelihara informasi terdokumentasi’. Bagaimana dengan prosedur-prosedur wajib yang dulu ada pada ISO-9001:2008? Dokumen tersebut tidak lagi secara tegas disyaratkan untuk dibuat tetapi organiasi dapat memutuskan sendiri apakah dokumen tersebut diperlukan untuk efektifitas sistem manajemen mutu atau tidak. Bila dianggap perlu, buat. Bila tidak berarti tidak perlu.
Bagaimana jika saya ingin membuat atau memperbarui informasi terdokumentasi tersebut? Hal itu dijelaskan pada klausul 7.5.2. Klausul 7.5.2 membahas tentang penyusunan dan pembaruan dimana pada klausul ini ISO 9001:2015 mensyaratkan agar dokumen harus mempunyai identifikasi dan format yang layak. Format bisa berarti bahasa, media dan lain-lain. ISO 9001:2015 juga mensyaratkan agar dokumen ditinjau dan disetujui terlebih dahulu untuk menjamin kelayakannya. Persyaratannya pun sangat jelas, saat membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, organisasi harus memastikan bahwa identifikasi dan deskripsi informasi terdokumentasi ini didefinisikan dan jelas. Identifikasi dan deskripsi dapat mencakup karakteristik seperti judul, tanggal, penulis, atau nomor referensi. Untuk setiap jenis informasi terdokumentasi, format dan media yang sesuai akan ditentukan dan dipelihara. Lalu bagi organisasi saat membuat dan memperbarui informasi terdokumentasi, organisasi harus menerapkan tinjauan dan persetujuan yang diperlukan untuk kesesuaian dan kecukupan informasi terdokumentasi ini.
Setiap informasi terdokumentasi (internal atau eksternal) yang akan dibuat atau diperbarui harus diidentifikasi dan dijelaskan secara tertulis dengan kata-kata untuk memperjelas penggunaan dan fungsi dokumen tersebut. Sebuah dokumen harus memiliki nama, nomor katalog, atau cara identifikasi lainnya. Hal ini dilakukan melalui pendefinisian yang dapat mengidentifikasi, menggambarkan, dan mengirimkannya ke pihak yang memiliki wewenang. Harusnya siapa pun di organisasi yang mengurus dokumen akan tahu di mana harus mengurus dokumen tersebut. Standar ISO 9001:2015 mensyaratkan penentuan metode untuk identifikasi dokumen. Meskipun terkadang pihak yang mengurus standar mengabaikan perbedaan antara dokumentasi dan pencatatan organisasi dan mengacu pada catatan sebagai informasi terdokumentasi. Seperti sebuah dokumen yang tertulis diatas bahkan sebuah catatan pun harus memiliki nama, nomor katalog, atau cara identifikasi lainnya. Siapa pun di organisasi yang mengurus catatan akan tahu di mana harus mengurus catatan tersebut. Namun yang terpenting adalah siapa yang melakukan aktivitas tersebut. Seperti yang dinyatakan sebelumnya, pencatatan organisasi adalah bukti kinerja. Setiap catatan harus memiliki identitas orang yang mengisinya atau setidaknya profil orang yang bertanggung jawab untuk hal tersebut. Cara umumnya adalah dengan menuliskan nama, tanggal, dan tanda tangan pada catatan. Identifikasi orang tersebut akan jelas dan dipahami. Tidak lupa tanda tangan digital pun juga penting.
Jika pada klausul 7.5.2 dibahas mengenai pembuatan dan pembaruan maka pada klausul 7.5.3 akan dibahas mengenai pengendalian informasi terdokumentasi. Mungkin ada yang bertanya, mengapa informasi terdokumentasi harus dikendalikan? ISO 9001:2015 mensyaratkan agar dokumen yang ada dikendalikan, dalam arti dijamin ketersediannya saat diperukan dan terlindung bila menyangkut kerahasiaan. Informasi terdokumentasi yang diperlukan oleh sistem manajemen mutu organisasi dan standar internasional ini harus dikendalikan untuk memastikan tersedia dan sesuai untuk digunakan dimana dan saat kapan diperlukannya informasi terdokumentasi tersebut dan juga harus dikendalikan untuk memastikan terlindungi dengan baik. Terlindungi disini maksudnya adalah terlindungi dari hilangnya kerahasiaan, penggunaan yang tidak benar, atau hilangnya keutuhan informasi.
Bagaimana cara melindungi informasi terdokumentasi tersebut? Banyak hal yang harus ditangani oleh organisasi untuk mengendalikannya, hal tersebut meliputi: Adanya kegiatan distribusi, akses, temu balik dan penggunaan serta kegiatan penyimpanan dan pemeliharaan termasuk memastikan agar dokumen acuan kerja maupun catatan tetap dapat terbaca yaitu dokumen tersebut haruslah dapat terbaca oleh pengguna, mesin, aplikasi atau komputer yang digunakan. Kedua kegiatan tersebut berlaku untuk pengendalian dokumen acuan kerja dan juga pengendalian catatan. Untuk pengendalian dokumen acuan kerja saja bisa dengan melakukan kegiatan pengendalian perubahan atau pengendalian versi dokumen. SedangkanuUntuk pengendalian catatan saja bisa dengan melakukan kegiatan penentuan dan penerapan masa simpan dan penyusutan.
Paragraf ini akan dibahas bagaimana dokumen-dokumen tersebut dikendalikan. Ada beberapa tahapan yang harus dilakukan organisasi untuk melakukan pengendalian dokumen, tahapan tersebut meliputi: Yang pertama, pemohon menyerahkan dokumen yang akan dikendalikan ke pengendalian dokumen. Selanjutnya pengendali dokumen memastikan agar dokumen ditinjau dan disetujui sebelum didistribusikan sesuai dengan ketentuan pengesahan dokumen acuan kerja yang berlaku, misalnya: ditinjau oleh atasan pemohon lalu disetujui oleh perwakilan manajemen. Setelah itu kembali ke pengendali dokumen maka dijadikan dokumen master atau asli, misalnya: dengan memberi tanda atau stempel dokumen master atau dokumen asli. Lalu pengendali dokumen menggandakan atau memperbanyak dokumen master tersebut sejumlah pihak yang akan diberikan dokumen tersebut. Dan sebagai tanda dokumen tersebut terkendali misalnya dengan diberi tanda atau stempel kontrol Copy atau salinan terkendali atau dokumen terkendali. Setelah itu barulah didistribusikan kepada para pihak yang telah ditentukan sebagai penerima salinan dokumen terkendali tersebut. Maksud dari dokumen terkendali disini adalah pihak yang menerima dokumen tersebut akan selalu mendapatkan dokumen versi terbaru dari pengendali dokumen dan versi dokumen lama akan ditarik oleh pengendali dokumen.
Pembahasan mengenai pengendalian dokumen tersebut memiliki kesamaan yaitu dokumen berada pada pihak internal organisasi, namun bagaimana jika dokumen berasal dari pihak luar organisasi dan misalnya saja digunakan sebagai acuan kerja atau referensi? Untuk mengendalikan dokumen eksternal terdapat perlakuan khusus yang disebut kegiatan pengendalian dokumen eksternal, yang tahapannya meliputi: Yang pertama, Pemohon menyerahkan dokumen eksternal yang akan dikendalikan ke pengendali dokumen. Selanjutnya pengendalian dokumen memastikan agar dokumen eksternal tersebut terdaftar dan diketahui oleh perwakilan manajemen, misalnya: dengan mendaftarkannya dalam daftar dokumen eksternal yang disetujui oleh perwakilan manajemen. Setelah itu dikembalikan ke pengendali dokumen untuk didistribusikan ke sejumlah pihak dan untuk identitas bahwa dokumen tersebut adalah dokumen eksternal dapat diberi tanda atau stempel dokumen eksternal.
Bagaimana jika yang akan dikendalikan berupa catatan atau rekaman? Apakah catatan dan rekaman harus dilakukan pengendalian juga? Jawabannya iya, tujuan pengendalian catatan adalah agar kita dapat menyatukan bukti kegiatan kerja yang berhubungan untuk menjamin kelengkapan atau kebutuhan informasi agar kita dapat memberikan tempat penyimpanan yang aman selama catatan atau rekaman tidak digunakan serta kita dapat memastikan bahwa catatan atau rekaman tersedia saat dibutuhkan sebagai referensi atau bukti hasil kegiatan kerja, dan yang perlu kita perhatikan adalah apa yang kita simpan harus dapat ditemukan kembali. Dalam pengendalian catatan atau rekaman maka akan terkait dengan kegiatan berikut ini: Distribusi, Akses, Temu Balik, Penggunaan, Penyimpanan, Pemeliharaan, Penentuan masa simpan, Penyusutan atau pemusnahan catatan. Untuk memudahkan proses pengendalian catatan maka kita bisa membuat daftar induk catatan atau rekaman dimana dalam daftar ini terdapat daftar bukti hasil kerja atau daftar catatan apa saja yang harus dikendalikan termasuk masa simpan catatan, dimana lokasi simpan, dan juga bagaimana metode Simpannya hingga metode pengalihannya kita tentukan atau dalam bahasa lainnya adalah ketentuan penyusutannya serta siapa penanggung jawabnya.
Sepenting itukah pengendalian dokumen, bagaimana jika tidak ada pengendalian dokumen? Sistem pengendalian dokumen yang tepat merupakan salah satu hal yang krusial bagi perusahaan sebab setiap harinya sirkulasi dokumen di perusahaan terus berputar. Ada dokumen yang baru masuk, ada dokumen yang harus diperbarui, ada dokumen yang dipinjam, atau berpindah dari divisi satu ke divisi lain hingga dokumen yang sudah tidak lagi berlaku dan harus dimusnahkan. itu baru sirkulasinya belum lagi jika kita bedah dari tingkat Kepentingan dan kerahasiaannya dokumen tersebut. Oleh karena itu tidak heran jika dibutuhkan sebuah sistem agar tidak terjadi kesalahan dalam pengelolaan dokumen sehingga efektivitas perusahaan juga bisa berjalan lancar. Lantas Apa saja masalah yang bisa timbul jika perusahaan tidak memiliki sistem manajemen dokumen yang tepat? Salah satu contohnya adalah Kesalahan dalam menggunakan acuan kerja. Jika perusahaan tidak memiliki sistem dokumen kontrol yang tepat maka akan berpotensi menggunakan acuan kerja yang salah. Misalnya saat perusahaan anda melakukan perbaruan pada sebuah dokumen, pendistribusian yang menyeluruh adalah hal yang utama namun jika anda tidak memiliki sistem dokumen kontrol maka alur pendistribusian akan sulit diawasi sehingga potensi adanya divisi kantor cabang dan pihak-pihak internal lain yang tidak mendapatkan info seputar perbaruan tersebut bisa saja terjadi.
Contoh kedua yaitu Bukti kerja yang sulit ditemukan. Di dalam dokumen kontrol dikenal sebutan record atau berarti rekaman pencatatan sebagai dokumentasi kegiatan perusahaan, karena dilakukan berulang-ulang, rekaman terebut menjadi sangat banyak dan menumpuk, tanpa sistem yang benar bukti hasil kerja dalam bentuk record akan mudah tercecer dan sulit ditemukan ketika dibutuhkan.
Contoh ketiga yaitu Adanya pengguna akses ilegal. Tentu kita sepakat bahwa tidak semua orang berhak untuk mengakses dokumen di perusahaan tanpa pengawasan dari pihak yang ditunjuk, Hal ini dikarenakan sifat dokumen perusahaan yang rahasia karena isinya yang penting bagi keberlangsungan perusahaan. Oleh karena itu document management system atau kontrol dokumen ada untuk mencegah adanya pengguna akses ilegal dengan mengatur sistematika yang tepat terhadap sirkulasi dokumen termasuk siapa saja erat yang bertanggung jawab.
Contoh keempat yaitu Adanya pemalsuan dokumen atau rekaman. Bukan hanya pengguna akses ilegal, dokumen perusahaan juga rentan dipalsukan untuk berbagai kepentingan, misalnya mengubah tanggal pada dokumen atau memalsukan tandatangan menjadi masalah yang umumnya terjadi. Dengan adanya kontrol dokumen masalah-masalah tersebut dapat diminimalisir karena adanya pengawasan yang ketat terhadap masing-masing dokumen.
Contoh kelima yaitu Lemari arsip yang terlalu penuh. Seperti yang sudah disebutkan di awal, dokumen di perusahaan terus bertambah setiap harinya. Hal ini tentu saja akan membuat tempat penyimpanan baik itu lemari arsip maupun penyimpanan digital untuk dokumen dalam bentuk softcopy akan penuh. Di dalam dokumen kontrol dikenal yang namanya proses manajemen dokumen secara efektif meliputi penerbitan, pengesahan, pendistribusian, penyimpanan, dan pemusnahan.
Semoga bermanfaat