“Organisasi dan permasalahannya” Bagaikan api dan asap kedua hal tersebut tidak dapat terpisahkan. Sebagai individu yang telah lama menjadi bagian dalam organisasi pasti sudah menjadi rahasia umum bahwa permasalahan dalam organisasi tidak melulu terjadi karena perkembangan persaingan yang pesat, namun juga kondisi internal organisasi yang seringkali luput dari perhatian karena selalu dianggap dalam kondisi yang baik dan tidak memerlukan adanya perbaikan. Padahal, sistem merupakan sebuah hal yang harus senantiasa dilakukan perbaikan untuk dapat selalu berada pada kondisi optimal. Selain itu, organisasi seringkali dituntut untuk memenuhi permintaan pasar dengan produk berkualitas tinggi dan harga yang terjangkau disaat yang bersamaan. Dalam mengatasi permasalahan tersebut, tentunya diperlukan strategi yang tepat. Dalam hal ini, pengelolaan manajemen aset yang baik dapat menjadi jawaban dari tuntutan tersebut.
Berbicara tentang aset, saat ini organisasi semakin bergantung kepada performa aset dalam rangka menjaga dan mengembangkan daya saing agar dapat senantiasa kompetitif. Banyak perusahaan mengalami kerugian bahkan bangkrut diakibatkan oleh gagalnya dalam pengelolaan aset. Perkembangan konsep dari sistem manajemen aset telah berkembang sangat pesat setidaknya dalam satu dekade terakhir. Tidak hanya organisasi dalam bidang tertentu, namun semua bidang usaha mengalami perubahan yang drastis dalam menanggapi tuntutan pengembangan sistem manajemen aset, baik dari segi pembiayaan, pengelolaan, regulasi dan lain-lain.
Dari kedua paragraf tersebut terbesit sebuah pertanyaan, apa sih manajemen aset itu? Dalam bahasa inggris, management dapat diartikan sebagai pengaplikasian dari kemampuan atau perlakuan untuk memanipulasi, menggunakan, atau pengendalian terhadap objek atau individu, atau memimpin sesuatu yang dalam konteks ini yaitu organisasi. Lalu definisi aset yang berarti sebuah objek, benda atau entitas yang memiliki potensi didalamnya serta nilai tertentu bagi sebuah organisasi. Jadi manajemen aset dapat diartikan sebagai suatu kumpulan aktivitas dan rangkaian kegiatan yang dilakukan untuk dapat memperoleh nilai dari kumpulan aset yang ada. Rangkaian kegiatan tersebut difokuskan kepada penyeimbangan biaya operasional organisasi, resiko, peluang, serta performa yang ingin dicapai organisasi.
Lantas apa manfaat dari manajemen aset? Seperti yang dibahas dalam paragraf sebelumnya bahwa manajemen aset dapat menyeimbangkan “permasalahan” yang ada dalam organisasi. Contohnya sebagai berikut: Yang pertama yaitu manajemen aset dapat mempertahankan nilai aset, dimana dengan perencanaan yang matang maka organisasi dapat mengurangi risiko kehilangan nilai asetnya karena rugi atau rusak. Oleh karena itu nilai aset organisasi dapat tetap stabil bahkan dalam situasi terpuruk sekalipun; Yang kedua yaitu manajemen aset dapat meningkatkan keamanan organisasi. Mengingat jumlah aset yang tidak sedikit maka penerapan manajemen aset untuk menjaga aset agar tetap aman serta terhindar dari risiko hilang atau rusak. Adanya tim khusus yang bertugas untuk menanganinya membuat organisasi tidak perlu khawatir karena aset telah terdata dan tersimpan dengan aman; Yang ketiga yaitu manajemen aset dapat memudahkan dalam penyusunan anggaran. Sistem khusus yang ada dalam manajemen aset memungkinkan organisasi untuk mengetahui kondisi aset sehingga proses penyusunan anggaran lebih praktis dan fleksibel; Yang keempat yaitu manajemen aset dapat mencegah pembelian berlebih. Dikarenakan ada tim khusus yang menangani manajemen aset, maka organisasi dapat menyusun anggaran berdasarkan prioritas serta menekan pengeluaran biaya sehingga tidak terjadi pembelian berlebih; Yang kelima yaitu manajemen aset dapat memonitor penyusutuan aset. Pemilik organisasi seharusnya paham bahwa aset yang digunakan secara terus menerus akan mengalami penurunan kualitas baik itu dari segi fungsi maupun nilai. Maka dari itu manajemen aset berperan untuk memonitor aset tersebut agar tidak terjadi penyusutan.
Setelah mengetahui manfaat dari manajemen aset alangkah baiknya kita juga mengetahui tujuan dari manajemen aset. Tujuan pertama yaitu manajemen aset bertujuan sebagai bentuk pengamanan aset, dimana manajemen aset adalah upaya organisasi untuk mengalokasikan aset agar dapat digunakan secara efisien dalam jangka panjang. Dengan begitu, organisasi bisa mencegah nilai aset turun atau pemborosan penggunaan aset; Tujuan kedua yaitu manajemen aset bertujuan untuk menjaga nilai aset dalam jangka panjang, dimana melakukan manajemen aset adalah upaya untuk membangun kesadaran para pemilik agar terus menjaga nilai asetnya. Dalam manajemen aset, pemilik akan belajar jika naik atau turunnya nilai aset bergantung pada bagaimana organisasi atau seseorang mengelolanya; Tujuan ketiga yaitu manajemen aset bertujuan untuk mengetahui status dan kondisi aset, dimana saat mulai melakukan perencanaan dan pemeliharaan, pemilik bisa tahu apakah aset masih memiliki nilai tinggi dan dapat terus meningkat di masa mendatang. Bahkan jika nilai aset dinilai tidak lagi menguntungkan atau berpotensi menimbulkan kerugian di masa depan maka aset tersebut akan dengan mudah terdeteksi dan secepatnya dihapus; Tujuan keempat yaitu manajemen aset bertujuan untuk memaksimalkan keuntungan aset, dimana pengelolaan aset secara berkala membuat organisasi lebih cermat sebelum membeli aset, sehingga organisasi hanya akan memilih aset dengan tingkat keuntungan yang terus bertambah di masa depan; Tujuan kelima yaitu manajemen aset bertujuan untuk mengurangi kerugian aset, dimana dengan membuat skala prioritas dan membelanjakan anggaran pada aset terbaik, organisasi dapat mengurangi risiko kerugian di kemudian hari.
Karena manajemen aset ini sangat penting bagi organisasi maka ISO yang merupakan organisasi internasional untuk standarisasi menerbitkan sebuah panduan standarisasi dalam manajemen aset dan sistem manajemen aset yang bernama ISO 55000 series yang bertajuk “Asset Management – Overview, Principles and Terminology”. ISO 55001 adalah bagian dari ISO 55000 series yang menetapkan persyaratan untuk sistem manajemen aset. Standar ini memberikan kerangka kerja untuk pembentukan dan pengaturan tujuan, kebijakan, proses, pemerintahan, serta fasilitas yang terlibat dalam usaha organisasi untuk mencapai tujuan dan sasaran mereka. Standar ini menyoroti pentingnya memiliki sistem manajemen dalam organisasi. ISO 55001 tidak memasukkan atau memberikan spesifikasi finansial, teknis, atau akuntansi tertentu untuk mengelola berbagai jenis aset. ISO 55001 menggunakan sistem yang terorganisir dan efektif untuk mendorong peningkatan dan penciptaan nilai yang berkelanjutan. Hal ini dimungkinkan dengan mengelola semua aset secara efektif termasuk biaya, risiko, dan kinerja yang terkait dengan aset-aset ini. Memahami dan memenuhi persyaratan ISO 55001 dapat memberikan dukungan kepada organisasi yang menginginkan budaya yang lebih proaktif dan ingin terus meningkatkan efisiensi dan efektivitas organisasi mereka dengan menciptakan nilai maksimum dari aset mereka. ISO 55001 juga menunjukkan komitmen untuk mengelola dan mengoptimalkan biaya, risiko, dan kinerja kepada semua pemangku kepentingan yang terlibat. Karena ISO 55001 adalah standar yang diakui secara global, standar ini menyediakan organisasi di seluruh dunia dengan bahasa yang umum dan kerangka kerja yang konsisten dan selaras dengan standar manajemen lainnya. Hal ini memungkinkan kerja sama yang lancar antar berbagai departemen dari suatu organisasi.
Dalam ISO 55001 klausul yang ada berkesesuaian dengan pendekatan model Plan-Do-Check-Act (PDCA). Sedangkan syarat yang dijabarkan pada masing-masing klausul menimbulkan keterkaitan pada satu klausul dengan klausul tertentu lainnya sehingga dapat memberi gambaran arah koordinasi, kontrol, dan perubahan berkelanjutan yang perlu dilakukan untuk memperoleh sistem manajemen aset yang efektif. Keseluruhan klausul tersebut apabila dikelola dengan baik dapat membantu organisasi memperoleh tingkat kematangan kompeten. Berkaitan dengan model PDCA pada ISO 55001, menurut ISO 55001:2014, dijelaskan bahwa siklus hidup aset atau Asset Life Cycle merupakan tahapan-tahapan serta kegiatan yang terjadi dalam pengelolaan sebuah aset. Adapun nama maupun jumlah tahapan serta kegiatan yang terjadi dalam tiap tahap dapat berbeda-beda pada tiap-tiap organisasi dan ditentukan oleh tiap-tiap organisasi tersebut. Lebih lanjut, siklus hidup aset dilakukan secara terus menerus selama aset masih berada dalam Asset Life atau masa hidup aset, yakni periode dari aset dihitung aktif pada sebuah organisasi hingga mencapai akhir masa pakai yang telah ditentukan. Secara garis besar Asset Life dapat direpresentasikan menjadi 4 langkah utama, yaitu: Acquire, yang merupakan representasi dari segala aktivitas yang berkaitan dengan perencanaan, mendesain dan proses pengadaan dari suatu ast. Tujuan dari aktivitas-aktivitas tersebut adalah untuk memastikan agar aset yang akan digunakan dalam suatu sistem manajemen aset senantiasa sesuai dengan fungsi dan hasil yang diharapkan; Commission, yang merupakan representasi dari rangkaian aktivitas yang tujuannya adalah untuk memastikan bahwa aset dapat digunakan untuk operasional organisasi. Aktivitas yang dimaksud dapat berupa pemasangan, pembangunan, pembuatan dan sebagainya. Pentingnya rangkaian aktivitas dalam proses ini adalah agar aset yang akan digunakan dalam sistem manajemen aset dapat berjalan dengan baik pada awal operasionalnya; Operate, yang merupakan tahap dimana aset dioperasikan dan memberikan nilai atau fungsi yang diharapkan oleh organisasi. Dalam tahapan ini, perlu dilakukan aktivitas yang berkelanjutan dalam hal pengawasan, perawatan, pembaruan dan kemungkinan peningkatan untuk dapat senantiasa memenuhi output yang diharapkan oleh organisasi; dan Dispose, yang merupakan representasi dari rangkaian aktivitas yang dilakukan untuk memastikan bahwa penanganan terhadap aset yang telah habis masa pakainya tidak mengganggu sistem manajemen aset yang tengah berjalan. Rangkaian aktivitas tersebut dapat berupa analisa resiko, pembuangan atau pendaurulangan aset, maupun menentukan kebutuhan dalam operasional ketika rangkaian proses tersebut dilakukan.
Dengan mematuhi ISO 55001 organisasi dapat menemukan banyak manfaat terkait manajemen aset dan sistem manajemen aset. Diantaranya yaitu: Kinerja yang lebih optimal optimal, dimana ISO 55001 memungkinkan organisasi untuk mengelola peluang dan aset dalam jangka panjang dan pendek, efektif dan efisien. Dengan cara ini, mereka dapat memenuhi atau bahkan melebihi ekspektasi kinerja dan menjadi lebih bertanggung jawab secara sosial; Efisiensi dalam pengeluaran biaya, dimana ISO 55001 efektif untuk mengelola sistem seperti dapat meningkatkan ROI (Return On Investment) organisasi, dan mengurangi biaya operasional. Semua ini tercapai tanpa memengaruhi kinerja organisasi atau mengorbankan nilai dan komitmennya; Manajemen risiko yang lebih baik, dimana ISO 55001 secara teratur meninjau berbagai prosedur operasional, proses dan mengelola aset, organisasi dapat membuat keputusan yang lebih cerdas dan mengurangi risiko yang terlibat; Peningkatan yang terjamin dalam pertumbuhan bisnis, dimana ISO 55001 efektif untuk mengelola aset mendorong pertumbuhan dan peningkatan di semua sektor organisasi dan memfasilitasi koordinasi antar departemen. Dengan demikian, meningkatkan komunikasi dan pemahaman tentang tujuan dan nilai-nilai organisasi; Pengambilan keputusan yang lebih efektif dalam organisasi, dimana ketika semua aset dikelola secara efektif dan dioptimalkan untuk sejajar dengan standar manajemen lain serta dengan tujuan dan sasaran organisasi, maka organisasi dapat membuat keputusan yang lebih efektif dan praktis yang semakin meningkatkan kemungkinan mewujudkan sasaran; dan yang terakhir dapat meningkatkan reputasi organisasi, dimana saat mematuhi ISO 55001 dapat menunjukkan kepada pemangku kepentingan internal dan eksternal bahwa organisasi melakukan manajemen aset secara serius dan berkomitmen untuk meningkatkan kinerja.
Pada akhirnya pengelolaan aset adalah suatu hal yang harus dipertimbangkan sebagai prioritas bagi setiap organisasi. Hal tersebut membantu organisasi dalam mengoptimalkan kinerja, merampingkan produksi dan operasi, memastikan pertumbuhan yang berkelanjutan, serta membantu seluruh anggota organisasi untuk menjadi lebih proaktif dan bertanggung jawab secara sosial. Oleh karena itu, ISO 55001 dianggap sebagai salah satu upaya penanggulangan masalah dalam organisasi serta menjadi hal yang wajib ada dalam setiap organisasi.
Semoga bermanfaat