Jika anda ingin membuat bisnis anda bertumbuh, maka tingkatkan profitnya melalui waste reduction. Jangan hanya sekedar ikut – Ikutan melakukan outsourcing serta memindahkan pabrik ke wilayah lain atau bahkan ke luar negeri. Percayakah anda bahwa hanya 5% dari waktu kerja karyawan yang benar – benar dihabiskan untuk pekerjaan yang dihargai / dibayar oleh customer?. Sebagian dari anda mungkin tidak percaya dengan pernyataan ini, tapi itulah yang sesungguhnya terjadi. 95% waktu kerja karyawan dihabiskan untuk hal – hal yang tidak memberikan nilai tambah. Dengan kata lain, kebanyakan karyawan melakukan pekerjaan yang tidak dibayar oleh customer. 95% dari waktu kerja mereka adalah pemborosan.
Jadi bila perusahaan anda ingin meningkatkan profit, maka hilangkanlah pemborosan tersebut. Kalau perlu, cegahlah pemborosan itu. Ingatlah, bahwa waktu tak bisa dibeli atau diputar balik. Waktu merupakan salah satu elemen yang sangat berharga dan tak tergantikan.
Adapun contoh pekerjaan yang tidak memberikan nilai tambah antara lain : aktivitas memindahkan barang, menunggu produk atau informasi tertentu, mengejar supplier, berurusan dengan masalah – masalah kualitas, memperbaiki kerusakan / breakdown, dan masih banyak lagi. Hanya sangat sedikit dari waktu kerja karyawan yang dihabiskan untuk hal – hal yang membuat customer benar – benar senang membayarnya.
Jika perusahaan Anda mampu membuat karyawannya menghabiskan waktu kerjanya untuk melakukan hal – hal yang dibayar customer, maka hal ini akan mengurangi pengeluaran perusahaan. Hasil akhirnya tentu saja meningkatkan keuntungan Anda.
Ada dua bagian dari tiap aktivitas pekerjaan, yaitu aktivitas yang bernilai tambah (add value) dan aktivitas yang tidak bernilai tambah (non – added value). Aktivitas yang bernilai tambah adalah segala sesuatu pekerjaan yang merubah suatu produk atau jasa sesuai persis dengan keinginan customer / konsumen. Sebagai contoh, jika konsumen menginginkan adanya lubang pada sebuah produk maka aktivitas yang anda lakukan untuk membuat lubang tersebut merupakan aktivitas bernilai tambah. Namun jika lubang yang dibuat terlalu kecil dari yang di inginkan customer, sehingga anda harus mengebor ulang. Maka aktivitas tersebut merupakan aktivitas yang tidak bernilai tambah.
Dari contoh diatas, aktivitas yang bernilai tambah memerlukan satu kali pengerjaan dan satu buah mata bor untuk membuat lubang. Sedangkan aktivitas yang tidak bernilai tambah memerlukan dua kali pengerjaan (waktu lebih lama), dua mata bor, plus adanya komplain dari customer.
Jadi, jika Anda pikirkan maka setiap aktivitas yang tidak bernilai tambah masuk dalam biaya produksi. Sehingga biaya produksi lebih tinggi dari yang seharusnya, dan itu adalah pemborosan. Walaupun tentu ada juga sedikit aktivitas yang sebenarnya tidak bernilai tambah, namun tetap diperlukan. Biasanya aktivitas tersebut dilakukan atas permintaan customer secara spesifik atau aktivitas yang memang sudah tidak bisa ditekan untuk lebih ekonomis lagi.
Pada kesempatan ini akan dibahas sekilas tentang sebuah prinsip dasar dari Lean. Lean merupakan sebuah metode yang diperkenalkan oleh Toyota, sebuah perusahaan otomotif terbesar dunia. Lean yang nama aslinya adalah Lean Manufacturing atau Toyota Production System memiliki tujuan utama mengeliminasi pemborosan (atau dalam bahasa Jepangnya adalah Muda). Konsep Penghilangan pemborosan (Muda) ini harus diajarkan ke setiap anggota organisasi sehingga efektifitas dan efisiensi kerja dapat ditingkatkan. Lean sendiri telah mengelompokkan pemborosan – pemborosan menjadi tujuh jenis pemborosan. Biasanya dikenal dengan istilah Seven Waste (tujuh pemborosan). Berikut ini yang merupakan ketujuh jenis pemborosan tersebut :
Yang pertama adalah Transportasi (Transporting)
Transportasi yang dimaksud adalah perpindahan barang yang tidak mempunyai nilai tambah, bahkan pergerakan yang berlebihan dan penanganan yang berlebihan akan memperbesar resiko kerusakan dan kemungkinan mengakibatkan mutu produk yang menurun.
Yang kedua adalah Persediaan (Inventory)
Secara sederhana pemborosan persediaan / inventori adalah kelebihan persediaan dari yang dibutuhkan dalam memenuhi permintaan pelanggan. Umumnya penggunaan inventory dalam jumlah besar cenderung dilakukan oleh manufaktur “tradisional” dengan harapan untuk membuat kinerja mesin lebih efisien serta untuk berjaga – jaga jika ada masalah terkait produksi, supplier, ataupun mesin mengalami breakdown.
Yang ketiga adalah Pergerakan (Motion)
Pergerakan yang dimaksud di sini adalah setiap pergerakan manusia atau mesin yang (sebenarnya) tidak diperlukan. Misalnya saja perpindahan karyawan untuk menata barang di gudang, berjalan ke / dari mesin fotokopi, dan perpindahan karyawan untuk mencari informasi.
Yang keempat adalah Menunggu (Waiting)
Yang dimaksud menunggu di sini adalah ketika seseorang atau sesuatu menunggu dengan diam dan tidak mengerjakan aktifitas apapun. Menunggu merupakan salah satu bentuk pemborosan yang sangat kelihatan dan banyak terjadi di organisasi apapun. Pada umumnya lebih dari 99% produk dengan cara pengolahan batch tradisional dan antrian material siap proses menghabiskan banyak waktu menunggu untuk diolah.
Yang kelima adalah Produksi Berlebihan (Over Production)
Produksi berlebihan adalah merupakan penyebab terbesar terhadap pemborosan – pemborosan yang lain. Produksi berlebihan dapat diartikan menghasilkan sesuatu secara berlebihan atau lebih cepat dari yang dibutuhkan pada tahap berikutnya, sehingga bsa menyebabkan membengkaknya jumlah persediaan.
Yang keenam adalah Proses berlebih (Over Process)
Tidak setiap proses bisa memberikan nilai tambah bagi produk yang diproduksi maupun customer. Proses yang tidak memberikan nilai tambah ini merupakan pemborosan atau proses yang berlebihan. Contohnya : proses inspeksi yang berulang kali, proses persetujuan yang harus melewati banyak orang, dan sebagainya.
Yang ketujuh adalah Rusak atau Cacat (Defect)
Rusak atau cacat yang dimaksud disini adalah segala bentuk kesalahan,error, atau koreksi akibat dari pekerjaan atau aktivitas yang tidak dilakukan dengan baik sebelumnya. Rusak atau cacat merupakan bentuk inefisiensi yang paling banyak ditemukan di semua organisasi.
Jeffery Liker, seorang profesor dari Universitas Michigan menambahkan satu lagi pemborosan yang sering terjadi di suatu organisasi, yaitu Pemborosan Potensi SDM yang berupa tidak dimanfaatkannya potensi dan kemampuan karyawan. Artinya, kita berbicara tentang pemanfaatan yang tidak sepantasnya terhadap Pengetahuan, Ketrampilan, dan Kemampuan seseorang (Knowledge, Skills, Abilities : KSA).
Setelah Anda mengetahui tentang tujuh pemborosan ditambah lagi satu pemborosan yang dikemukakan oleh Jeffery Liker, maka Anda dapat mulai mengidentifikasi dan mengeliminasi kedelapan pemborosan tersebut. Sehingga Anda dapat menghemat pengeluaran Anda.
Ada berbagai cara yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi dan mengeliminasi delapan pemborosan tersebut. Cara yang paling populer adalah yang digunakan oleh para ahli (atau konsultan) manajemen operasi, yaitu dengan melihat langsung ke lantai produksi. Anda bisa menggunakan Value Stream Mapping (VSM) secara sederhana. Value Stream Mapping adalah Suatu tool yang menunjukkan secara visual semua aktivitas beserta dengan waktunya, baik yang memberikan nilai tambah maupun tidak memberikan nilai tambah (waste) yang dibutuhkan untuk membuat produk. Jadi Value Stream Mapping ini akan menunjukkan secara detail semua aktivitas, aliran proses, dan aliran informasi secara berurutan yang dilalui oleh produk dari raw material yang dikirim supplier sampai finished good yang akan diberikan ke konsumen. Bentuk yang sederhana kita bisa membuatnya dalam bentuk time line. Berikut ini penjabaran cara melakukan Value Stream Mapping yang sederhana :
Pertama-tama, ambil selembar atau dua lembar kertas, stopwatch (atau jam tangan, handphone, atau apapun yang bisa digunakan menghitung waktu). Kemudian, bawalah ke tempat proses produksi yang ingin Anda tinjau. Amati proses yang terjadi pada area yang Anda kunjungi, hitung waktunya, lalu tuliskan pada kertas tersebut secara detail. misalnya seperti ini :
Mengambil pallet untuk proses X (jarak 8 meter, 10 inventori pallet, butuh waktu 2 menit, diangkat tangan, 2 orang, pallet terletak di permukaan tanah, dan sebagainya)
Menyusun produk pada packing (butuh waktu 14 detik, 1 orang, peletakan produk berselang – seling, dan sebagainya).
Catatlah setiap langkah dan informasi penting yang relevan, seperti waktu, jumlah inventori, jumlah orang, masalah yang timbul, apapun itu. Urutkan pencatatan Anda mulai dari awal proses hingga akhir proses di area yang Anda amati. Setelah Anda memiliki peta prosesnya, anda bisa mulai menganalisa informasi tersebut. Tambahkan keterangan pada tiap – tiap langkah tersebut, apakah ada yang memberikan nilai tambah, ataukah ada pekerjaan yang sia – sia.
Bila Anda sudah bisa menjabarkan mana pekerjaan yang memiliki nilai tambah dan pekerjaan yang tidak memiliki nilai tambah. Maka selanjutnya Anda bisa mencoba untuk menemukan cara menghilangkan pekerjaan yang tidak memiliki nilai tambah. Hal tersebut bisa dilakukan bersama dengan tim, sekaligus untuk lebih memudahkan Anda dalam mencari pemborosan dan usulan perbaikannya. Ingatlah bahwa setiap rupiah yang dihabiskan untuk pekerjaan tanpa nilai tambah akan menggerus profit Anda. Dan setiap rupiah yang berhasil di hemat adalah penambahan jumlah profit Anda.
Cara kedua bisa dilakukan menggunakan sikap kerja 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin). 5R adalah merupakan serangkaian aktivitas yang dilakukan secara berkesinambungan di tempat kerja untuk menghilangkan pemborosan yang menyebabkan kesalahan, cacat, bahkan kecelakaan kerja. 5R merupakan aktivitas sederhana yang bisa kita lakukan di tempat kerja, bahkan dalam kehidupan sehari – hari, sehingga 5R itu seumpama cermin yang memantulkan pola sikap dan perilaku seseorang dalam bekerja. Keberhasilan 5R terletak pada sejauh mana metode ini dapat mengubah perilaku kerja seseorang, karena ia melakukan 5R ini sebagai suatu kebiasaan (habit) dan bukan suatu paksaan, sehingga inisiatif perbaikan di tempat kerja akan muncul dengan sendirinya. Berikut ini penjelasan nama 5R tersebut :
Ringkas, artinya memilah – milah antara barang – barang yang diperlukan dan yang tidak diperlukan. Barang yang diperlukan akan dipisahkan berdasarkan frekuensi penggunaannya dan kemudian akan dibedakan lokasi peletakannya. Semakin sering digunakan, maka akan diletakkan makin dekat dengan tempat kerja. Untuk barang yang tidak diperlukan harus segera dibuang dan tidak diperkenankan memberi status tidak jelas (status quo) pada barang.
Rapi, artinya menyimpan barang di tempat yang tepat atau dalam tata letak / posisi yang benar, sehingga dapat segera ditemukan apabila akan dipergunakan. Ini merupakan cara untuk menghilangkan proses pencarian barang. Parameter keberhasilan rapi yaitu seberapa cepat orang dapat menemukan barang yang dicari.
Resik, artinya membersihkan sampah, kotoran dan benda – benda asing di tempat kerja. Disini diutamakan pembersihan sebagai pemeriksaan terhadap kebersihan dan menciptakan tempat kerja yang bebas dari kesalahan yang dapat berdampak buruk pada mesin / benda kerja atau bahkan kecelakaan kerja.
Rawat, artinya membuat sistem dan prosedur untuk mempertahankan dan memonitor ketiga R diatas (Ringkas, Rapi, Resik). Penetapan standar secara visual (warna, grafik, gambar, label) agar ketiga R tersebut dapat dilakukan oleh semua orang dengan mudah tanpa salah.
Rajin, artinya melatih dan menanamkan kemampuan untuk melakukan sesuatu dengan cara yang benar. Intinya adalah bagaimana membuat aktivitas ketiga R tersebut menjadi kebiasaan bagi setiap orang, karena inilah memang tujuan akhir yang ingin dicapai dari 5R.
Demikian penjelasan mengenai pemborosan terjadi disuatu organisasi namun sering tanpa disadari tidak memberikan nilai tambah dan tidak memberikan profit bagi perusahaan. Semoga dengan uraian diatas kita semakin disadarkan akan banyaknya aktifitas yang sebenarnya tidak memberikan nilai tambah (added value) dan segera mengambil tindakan untuk menghilangkannya dan jangan sampai kegiatan – kegiatan pemborosan tersebut malah dianggap lazim oleh karyawan maupun semua lapisan dalam suatu perusahaan.