Di dalam kegiatan produksi atau kerja banyak faktor yang menyebabkan defect (cacat) akibat kesalahan kerja, di antaranya adalah faktor manusia, material, mesin, metode, informasi, dan lain – lain. Namun jika ditelusuri lebih dalam, kita akan sampai pada suatu fakta bahwa setiap defect sumbernya adalah manusia. Sangat fatal jika sikap kita dengan mengatakan, “Ya, tidak ada yang dapat diperbuat terhadap sebuah kasalahan, manusia tempat membuat kesalahan”. Dan sayangnya kita cenderung menerima kasalahan sebagai hal yang biasa, dan menyalahkan orang yang membuat kesalahan. Dengan sikap seperti ini, kita mungkin sama saja dengan membiarkan defect terjadi dalam proses produksi. Akhirnya defect ini terdeteksi hanya pada saat inspeksi terakhir atau, yang lebih parah, terdeteksi oleh Pelanggan.
Seharusnya kita memiliki sikap, bahwa kesalahan dapat dikurangi atau bahkan dihilangkan. Salah satu caranya mengurangi atau menghilangkan kesalahan yang bersumber pada manusia atau human error adalah dengan Poka Yoke.
Poka Yoke adalah suatu teknik untuk mengatasi dan menghindari kesalahan sederhana yang dikarenakan oleh manusia di tempat kerja dengan cara mencegahnya langsung dari akar penyebab kesalahan dan menarik perhatian khusus dalam suatu pekerjaan atau tugas sehingga tidak memiliki kemungkinan untuk membuat kesalahan. Secara umum, PokaYoke didefinisikan sebagai suatu konsep manajemen mutu guna menghindari kesalahan akibat kelalaian dengan cara memberikan batasan-batasan dalam pengoperasian suatu alat atau produk. Jadi, tujuan utama dari penerapan konsep Poka Yoke ini adalah untuk mencapai keadaan bebas cacat (zero defects).
Didalam area kerja, Poka Yoke sendiri lebih dipandang sebagai suatu konsep daripada sebuah prosedur, karenanya penerapannya dimulai dari apa yang karyawan pikir dapat mereka lakukan untuk mencegah kesalahan di area kerja mereka, dan bukan sebagai langkah demi langkah bagaimana melakukan suatu pekerjaan. Karena itu Poka Yoke bisa disebut sebagai konsep dalam kerja yang ergonomis. Bahkan ada sumber yang mengatakan bahwa Poka Yoke adalah ergonomics by another name. Masih berkaitan dengan ergonomi, selain mengatasi kesalahan kerja atau produksi, Poka Yoke juga dapat meminimalisir kecelakaan kerja. Contoh penerapan Poka Yoke dalam mengurangi risiko bahaya yang dapat menimbulkan kecelakaan adalah pada desain produk standar beberapa sepeda motor (terutama sepeda motor keluaran baru). Ketika standar masih dalam posisi di bawah maka sepeda motor tidak dapat dinyalakan, sepeda motor hanya bisa dinyalakan ketika standar sudah dinaikan.
Poka Yoke berasal dari bahasa Jepang yang artinya Mistake Proofing atau Error Proofing. Jika diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia sebagai Anti Salah. Poka Yoke ini adalah salah satu alat dari Lean Manufacturing yang merupakan pilar Jidoka (Smart Autonomation). Poka Yoke membantu operator mesin untuk mencegah terjadinya defect dalam proses. Poka diterjemahkan sebagai kesalahan, dan Yoke sebagai mencegah. Tujuannya adalah mencegah atau menarik perhatian orang saat kesalahan terjadi. Konsep Poka Yoke ini pertama kali ditemukan oleh salah satu founder dari Toyota Production System yaitu Shigeo Shingo. Pertama kali di umumkan sebagai Baka Yoke yang artinya Fool Proofing (Anti Bodoh) atau Idiot Proofing maksudnya meskipun proses tersebut di jalankan orang bodoh sekalipun tidak akan mungkin terjadi salah. Kemudian istilah ini diganti dengan yang lebih sopan yaitu Poka Yoke.
Prinsip
dari Poka Yoke adalah mencegah
terjadinya kesalahan karena sifat manusiawi yaitu lupa, tidak tahu, dan tidak
sengaja. Sehingga kita tidak hanya menghabiskan energi untuk mengingatkan dan
menyalahkan orang untuk mencegah terulangnya kesalahan, tapi harus fokus pada
bagaimana cara untuk memperbaiki proses sehingga kesalahan sama tidak terulang.
Contohnya adalah operator yang menjalankan proses untuk memanaskan produknya
harus pada limit waktu tertentu. Kesalahan umumnya terjadi karena operator
tersebut lupa waktu dan produk menjadi defect karena memanaskan terlalu lama.
Pendekatan Poka Yoke disini adalah
tidak berpusat untuk memastikan operatornya supaya selalu ingat dan memeriksa
waktu, tetapi justru berfokus pada mempermudah cara kerja operator dengan cara
penggunaan timer yang diatur pada waktu tertentu memberi alarm atau mematikan pemanas
secara otomatis. Sehingga kesalahan terlalu lama memanggang tidak mungkin
terjadi.
Mengapa Poka Yoke dianggap penting? Kita tahu bahwa tujuan dari Poka Yoke adalah untuk mencegah terjadinya defect. Dalam prinsip Jidoka, jika proses menghasilkan defect maka tim diharuskan untuk melakukan brainstorming untuk mengatasi masalah tersebut sehingga defect bisa dicegah untuk tidak terulang kembali. Jidoka mensyaratkan bahwa kita harus memiliki data defect yang terpilah sehingga kita tahu persis masalahnya dan melihat apakah tindakan perbaikan yang dilakukan dapat secara efektif mencegah masalah tersebut terulang kembali. Poka Yoke ini menjadi syarat saat kita ingin menciptakan proses yang mengalir. Kita ingin proses memiliki variasi seminimum mungkin dalam kasus ini adalah variasi dalam hal kualitas produk. Prinsip anti salah ini akan mencegah terjadinya defect yang artinya menghemat biaya operasional perusahaan, membuat kualitas produk selalu pada kondisi terbaik, dan membuat keluaran dari proses menjadi mudah ditebak.
Ada dua model pendekatan sistem Poka Yoke yaitu pendekatan Warning System yang akan memberi sinyal peringatan berupa lampu atau suarai tertentu saat sistem mendeteksi terjadinya kesalahan pada masukan proses, parameter proses, ataupun pada keluaran dari proses. Hal ini akan membantu menciptakan terjadinya zero defect. Contoh dari sistem ini adalah penggunaan sensor atau pendeteksi kesalahan. Istilah lain dari pendekatan ini adalah Warning Poka Yoke. Sedangkan sistem pendekatan yang kedua adalah pendekatan pencegahan, yaitu mencegah kesalahan terjadi dan tidak memungkinkan kesalahan terjadi karena secara sistem sudah dicegah. Contoh dari sistem ini adalah penggunaan guide pin dan jig template. Istilah lain dari pendekatan ini adalah Control Poka Yoke.
Poka Yoke dapat dikatakan berfungsi optimal saat ia mencegah terjadinya kesalahan, bukan pada penemuan adanya kesalahan. Karena kelalaian operator biasanya terjadi akibat lelah, ragu – ragu atau jenuh. Keberadaan Poka Yoke menjadi sangat berarti karena solusi mencegah terjadinya kelalaian tersebut sama sekali tidak memerlukan perhatian penuh dari operator bahkan saat si operator sedang tidak fokus dengan apa yang dikerjakannya. Prinsip anti salah ini sangat penting dalam mencapai proses yang menghasilkan kualitas produk konsisten dan output produk yang konsisten.
Poka Yoke mempunyai tiga fungsi dasar, antara lain sebagai berikut : Fungsi dasar yang pertama, Control, yaitu pengawasan atau pengontrolan proses untuk mencegah kesalahan atau kerusakan mengalir ke proses berikutnya. Fungsi dasar yang kedua, Shutdown, yaitu berhenti melakukan pekerjaan jika terdeteksi kesalahan atau kerusakan. Dan fungsi dasar yang ketiga, Warning, yaitu memberikan peringatan jika terdapat ketidaknormalan, kesalahan ataupun kerusakan. Setiap orang seharusnya dapat mempraktekkan Poka Yoke di area kerja masing – masing, karena prinsip – prinsip dasar dari Poka Yoke sesuai dengan karakteristik dari perangkat Poka Yoke, dimana sebuah perangkat Poka Yoke haruslah memiliki karakteristik, antara lain : dapat digunakan oleh semua orang, mudah dipasang, tidak memerlukan perhatian terus menerus dari operator, murah, dan dapat memberikan umpan balik dan atau tindakan korektif atau pencegahan secara cepat.
Berikut ini langkah – langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan metode Poka Yoke, antara lain : Deskripsikan kerusakan atau potensi kerusakan yang akan diselesaikan, buatkan rasio atau persentase kerusakan yang terjadi, identifikasikan proses mana yang terjadi kerusakan tersebut. Tuliskan secara jelas dan rinci langkah kerja pada proses yang akan di analisis. Perhatikan dengan seksama proses tersebut, apakah ada perbedaan dengan apa yang telah dirinci. Identifikasikan langkah kerja ataupun kondisi yang dapat menyebabkan kerusakan atau kesalahan kerja seperti lingkungan, alat pengukuran dan peralatan kerja. Pergunakanlah metode penyelesaian masalah 5 WHY (5 mengapa) untuk mendapatkan akar faktor penyebabnya. Identifikasikan peralatan Poka Yoke yang akan dipakai untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Lakukan evaluasi ulang setelah penerapan peralatan Poka Yoke.
Kapan Memakai Poka Yoke?, Poka Yoke dapat diimplementasikan di
tahapan manapun dari proses manufaktur dimana ada kemungkinan terjadinya
kesalahan atau error. Misalkan jig
yang menahan produk dapat dimodifikasi sehingga hanya bisa di loading dengan posisi
tertentu sehingga operator tidak mungkin untuk memasukkan produk ke dalam jig
dengan posisi yang salah. Sebagai contoh
lain, pada proses pembubutan. sistem Poka
Yoke dipakai untuk menghitung berapa unit yang sudah dibubut untuk
menandakan bahwa pada jumlah tertentu maka operator tahu bahwa alat kerja sudah
as dan harus diganti sebelum memproduksi barang defect.
Shigeo Shingo memperkenalkan tiga jenis Poka Yoke yang biasa diterapkan di industri manufaktur, antara lain : Model pertama, metode kontak, Poka Yoke dilakukan dengan cara menganalisa dan mengindentifikasi bentuk produk, ukuran, warna dan ciri fisik lainnya dari produk. Model kedua, nilai tetap, Poka Yoke dilakukan dengan cara memastikan beberapa gerakan dan aktifitas yang perlu dilakukan telah dilakukan dengan baik. Metode ini akan memperingatkan operator jika mereka belum melakukan hal yang diperlukan tersebut. Model ketiga, urutan langkah, Poka Yoke dilakukan dengan cara menentukan langkah apa saja yang harus diikuti. Jika urutan langkah tidak sesuai maka akan terlihat terjadi kesalahan.
Penerapan konsep Poka Yoke dalam kehidupan sehari – hari pun ternyata sangat banyak ditemukan. Contoh paling umum adalah kesalahan pemasangan akan dideteksi dan pengguna seakan diperingatkan kalau telah terdapat kekeliruan atau pemasangan yang tidak tepat (terbalik). Berikut ini adalah contoh – contoh kasus penerapan Poka Yoke diberbagai situasi, antara lain :
- SIM card di handphone di desain ada potongan pada ujung tertentu untuk memudahkan memasang SIM card dengan posisi tertentu. Lokasi dari SIM card terletak di bawah baterai dengan tujuan power akan tercabut secara otomatis saat SIM dicabut untuk mencegah terjadinya hubungan pendek yang mengakibatkan kehilangan data dari SIM card.
- Penggunaan barcode pada produk akan memudahkan operator mengenali produk dengan benar. Dibandingkan dengan memasukkan kode angka dimana resiko kesalahan sangat rentan terjadi. Barcode reader memastikan kesalahan ini tidak akan terjadi.
- Kunci kendaraan (motor dan mobil) didesain sedemikian rupa sehingga pengemudi tidak bisa melepaskan kunci sebelum kunci pada posisi ‘OFF’. Pada kendaraan dengan sistem transmisi otomatis, bahkan kunci kendaraan tidak bisa dilepaskan sebelum posisi transmisi di posisi ‘PARKING’.
- Setiap mobil dilengkapi dengan Warning Light di Dashboard yang akan mengingatkan pengemudi jika melupakan sesuatu, misalnya belum menutup pintu secara benar, rem tangan (hand brake) masih aktif, mesin mengalami over heating, jumlah oli mesin yang kurang memadai, dan lain – lain.
- Wastafel dilengkapi dengan lubang over flow untuk mencegah air melimpah keluar apabila kran air tetap terbuka.
- Circuit breaker di peralatan listrik terutama di rumah tangga akan mati dengan sendirinya untuk memutus aliran listrik atau mencegah pembebanan listrik yang tiba – tiba atau melebihi batasan beban yang seharusnya (over loaded).
Tentu ini merupakan contoh yang sangat sederhana. Pada proses produksi, terutama pada proses manufaktur di pabrik, beragam proses yang sangat sulit berpotensi untuk lolos dari pemeriksaan pekerja yang bersangkutan. Poka Yoke yang dipergunakan pun akan lebih kompleks untuk dapat mendeteksi terjadinya penyimpangan proses yang cacat (defect).
Dari beberapa uraian diatas, secara sederhana Poka Yoke bisa dikatakan sebagai alat bantu untuk menjaga agar proses selalu terjaga benar agar kerusakan alat, cacat produk, atau kecelakaan manusia terhindarkan dan biaya yang tidak perlu bisa dihindarkan pula. Dengan kata lain, mencegah kesalahan sebelum terjadi adalah cara terbaik untuk mengurangi kerusakan yang berdampak akan mengurangi biaya. Muaranya jelas sekali yaitu produktivitas perusahaan. Sebenarnya, dalam banyak contoh pekerjaan di Indonesia, Poka Yoke itu sudah dijumpai namun namanya bukan Poka Yoke. Misal di pekerjaan bangunan, pertukangan, dan permesinan.
Semoga bermanfaat.