Seiring berubahnya ISO 9001:2008 ke ISO 9001:2015, ISO/TS 16949:2009 yang selama ini menjadikan ISO 9001:2008 sebagai bagian dari requirement – nya turut berubah sesuai dengan konsep standar Quality Management System (QMS) yang baru. ISO/TS 16949 yang terbaru telah dipublikasikan oleh IATF (International Automotive Task Force) pada awal bulan Oktober 2016. Salah satu hal yang menarik adalah perubahan nama depan dari ISO TS 16949 menjadi IATF 16949:2016. Hal ini menegaskan bahwa standar internasional yang diperuntukkan bagi industri otomotif tersebut ditetapkan oleh IATF bukan dari ISO (International Standard Organization). Meskipun berganti nama menjadi IATF, standar ini masih mengadopsi ISO 9001 versi 2015. Oleh karena itu, di dalam IATF 16949:2016 memuat tiga persyaratan yakni ISO 9001:2015, persyaratan otomotif dan persyaratan pelanggan.
Lebih detil dijelaskan, IATF 16949:2016 adalah technical specification yang dikembangkan oleh IATF yang menegaskan persyaratan siste yang berlaku dalam rantai pasokan otomotif. Berdasarkan pada standar internasional untuk Quality Management System , ISO 9001 dari ISO. IATF mengadopsi high level structure dari implementasi pada ISO 9001:2015 dan juga menggabungkan persyaratan kualitas tambahan yang berlaku secara eksklusif untuk sektor otomotif. Selanjutnya, IATF 16949:2016 menjelaskan skema pendaftaran bagi third-party suppliers untuk mematuhi independently validate compliance dengan standar persyaratan.
Pengembangan IATF 16949:2016 dimulai pada bulan Desember 2014, ketika IATF membentuk tim kerja untuk meluruskan kembali persyaratan ISO / TS 16949 dengan team dari ISO 9001: 2015. Selama tahun depan, tim kerja mengembangkan spesifikasi merancang untuk standar baru, mengevaluasi kebutuhan pelanggan, dan melakukan survei ekstensif OEM, pemasok, dan pemangku kepentingan lainnya untuk memastikan bahwa standar secara akurat mencerminkan kebutuhan industri otomotif. Konferensi ini dihadiri oleh perwakilan dari badan – badan IATF, global suppliers, dan anggota IATF yang memberikan umpan balik dan dimasukkan ke dalam rancangan akhir dari IATF 16949:2016.
Selain perubahan nama dari ISO/TS 16949 menjadi IATF 16949:2016, perubahan lainnya meliputi hal – hal sebagai berikut :
RISK – BASED THINKING
Seperti halnya ISO 9001:2015, IATF 16949:2016 juga menambahkan sejumlah persyaratan terkait risiko yang dikhususkan untuk meminimalkan kemungkinan kegagalan selama pengembangan produk atau program atau desain baru, dan untuk memaksimalkan realisasi potensi kegiatan yang direncanakan. Penambahan ini juga dimaksudkan untuk membuat bisnis lebih aman dan lebih stabil dengan mengidentifikasi dan meminimasi risiko.
IATF 16949:2016 mensyaratkan bahwa “organisasi harus menjamin kesesuaian dari semua produk dan proses, termasuk bagian layanan dan outsourcing.” Ini menyiratkan bahwa organisasi perlu membangun dan memelihara sistem yang dapat meminimalkan risiko ketidaksesuaian diseluruh bisnis proses yang ada, termasuk seluruh siklus hidup produk, terutama selama kegiatan pengembangan desain, perencanaan dan persetujuan produk.
MENGINTEGRASIKAN PERSYARATAN KHUSUS PELANGGAN
Pada prakteknya IATF 16949:2016 banyak mengintegrasikan persyaratan khusus yang sebelumnya ditemukan dalam pelanggan industri yang umum. Pengintegrasian ini bertujuan untuk mengurangi kebutuhan khusus pelanggan yang luas di daerah – daerah dan mendorong kesamaan persyaratan di seluruh industri. Perbedaan yang jelas antara persyaratan pelanggan (customer requirements) dan persyaratan khusus pelanggan. Dalam IATF 16949:2016, kedua istilah ini didefinisikan sebagai berikut : Persyaratan Pelanggan, adalah semua persyaratan yang ditentukan oleh pelanggan (misalnya, teknis, komersial, produk dan manufaktur terkait proses persyaratan, ketentuan umum dan ketentuan khusus, serta persyaratan khusus pelanggan dan sebagainya). Sedangkan Persyaratan Khusus Pelanggan, adalah interpretasi persyaratan atau supplemental terkait dengan klausul tertentu di dalam Sistem Manajemen Mutu Standar Otomotif ini.
Standar baru lebih jelas mendefinisikan kedua istilah ini untuk mengurangi kesalahpahaman, dan untuk memfasilitasi pengambilan sampel dari persyaratan sistem manajemen mutu. Misalnya, organisasi perlu meninjau, dan setuju dengan persyaratan pelanggan, seperti Manual Packing dan pedoman proses manufaktur. Namun, untuk kebutuhan khusus pelanggan, organisasi perlu meninjau dan menyetujui setelah mempertimbangkan dampak pada seluruh sistem manajemen mutu mereka.
KOMPETENSI AUDITOR
IATF 16949 menambahkan persyaratan tambahan untuk auditor pihak pertama dan auditor pihak kedua, yang meliputi : pertama, organisasi harus memiliki proses terdokumentasi untuk memverifikasi kompetensi auditor internal. Kedua, ketika melatih internal auditor, informasi terdokumentasi harus dipertahankan atau di simpan untuk menunjukkan kompetensi dan pelatihan. Ketiga, organisasi harus menunjukkan kompetensi auditor pihak kedua, dan auditor pihak kedua harus memenuhi persyaratan khusus pelanggan untuk kualifikasi auditor.
Standar ini juga menguraikan kompetensi minimum untuk auditor, yang meliputi : pendekatan proses untuk audit otomotif, termasuk pemikiran berbasis risiko, persyaratan “Core Tools” yang diterapkan, penerapan persyaratan khusus pelanggan dan metodologi penilaian pengembangan perangkat lunak, jika menerapkan. Perubahan ini mungkin memerlukan gap analisis kompetensi, diikuti oleh kegiatan pelatihan auditor dan aktifitas pengembangan tambahan.
PRODUCT SAFETY
Keamanan produk (product safety) merupakan bagian yang sama sekali baru dalam standar IATF, dan proses transisi organisasi harus didokumentasikan untuk manajemen produk, terkait keamanan produk dan proses manufaktur. Persyaratan baru yang berkaitan dengan keamanan produk termasuk : persetujuan khusus dari rencana pengendalian dan meningkatkan FMEA, pelatihan yang diidentifikasi oleh organisasi atau pelanggan, untuk personil yang terlibat dalam produk terkait keamanan produk dan proses manufaktur, transfer persyaratan sehubungan dengan keamanan produk di seluruh rantai pasokan, termasuk sumber pelanggan yang ditunjuk.
Klausul ini menyoroti fakta bahwa produk harus dibuat sesuai dengan tujuan rancangan atau dimaksudkan tanpa menyebabkan kerusakan yang tidak dapat diterima. Organisasi harus memiliki proses untuk memastikan keamanan produk di seluruh siklus hidup produk (Product life cicle).
MANUFACTURING FEASIBILITY
Dalam standar baru, sebuah organisasi diperlukan untuk menilai apakah mampu mencapai kinerja dan waktu target yang ditentukan oleh pelanggan, atau dikenal sebagai manufaktur kelayakan. Sementara ISO/TS 16949:2016 memang memerlukan jenis analisis manufaktur kelayakan, tidak memaksakan persyaratan tertentu. Persyaratan standar baru tertentu termasuk : menggunakan pendekatan multi disiplin, melakukan analisis untuk setiap manufaktur atau produk teknologi baru dan untuk setiap perubahan proses manufaktur atau desain produk, memvalidasi kemampuan mereka untuk membuat spesifikasi produk di tingkat yang dibutuhkan melalui produksi berjalan, studi benchmarking atau metode lain yang sesuai
WARRANTY MANAGEMENT
Berdasarkan pentingnya peningkatan manajemen garansi, persyaratan baru telah ditambahkan ke IATF 16949:2016. Dalam sebuah organisasi diperlukan untuk memberikan jaminan garansi untuk produk mereka, proses manajemen garansi harus mengatasi dan mengintegrasikan semua persyaratan khusus pelanggan yang berlaku dan garansi prosedur analisis pihak untuk memvalidasi adakah masalah yang ditemukan. Keputusan harus disepakati oleh pelanggan, ketika berlaku.
PENGEMBANGAN PRODUK DENGAN PENGGUNAAN SOFTWARE
Persyaratan IATF 16949:2016 untuk produk dengan penggunaan “software” mencerminkan tambahan tantangan, bahwa kita bergerak ke arah yang lebih dari dunia drive-by-wire. Persyaratan standar referensi dalam penggunaan software untuk validasi produk, garansi dan pemecahan masalah – masalah di lapangan, seperti contoh sebuah produk membutuhkan penggunaan perangkat lunak, mungkin perlu memenuhi persyaratan pelanggan mengenai sumber-dari-asal dan sebagainya. Persyaratan OEM untuk bahan atau material dan sumbernya sering berubah, dan untuk perubahan ibuat negatif dapat mempengaruhi waktu dan peningkatan risiko.
PERTIMBANGAN IMPLEMENTASI
Perusahaan tidak perlu untuk merefleksikan seluruh struktur di klausul yang baru dan terminologinya didalam dokumentasi sistem manajemen mutu milik perusahaan. Tujuan dari struktur klausul yang baru adalah untuk memberikan gambaran yang jelas dari persyaratan, itu tidak dimaksudkan untuk menjadi sebuah model, untuk mendokumentasikan kebijakan organisasi, tujuan dan proses dan seterusnya. Tetapi jika dokumentasi sistem mutu organisasi saat ini selaras berdasarkan struktur dari standar sebelumnya, Anda dianjurkan untuk mempertimbangkan, menyelaraskan sistem manajemen mutu dokumentasi yang ada, sesuai dengan bisnis proses organisasi dan berdasarkan kebutuhan.
Selain perubahan – perubahan diatas, perubahan lainnya meliputi hal – hal sebagai berikut : CSR (Customer Specific Requirement) yang sebelumnya ditetapkan berdasarkan SQAM, Engineering Standard dan Drawing, sekarang ditambahkan mengenai Supplementary yaitu terkait inventori (misal: permintaan safety stock), komunikasi (contoh: IT Portal dari pelanggan sebagai cara untuk mendistribusikan PO, Delivery Schedule dan sebagainya seperti di Nissan dan GM), Penetapan Interested Parties ditambahkan mengenai pihak overseas (export), assosiasi (misal : SNI), Untuk proses subkon harus dikendalikan mengenai Premium Freight dan pengendalian Product Failure, Supplier yang produknya terpasang software di dalamnya maka harus diaudit validasi software tersebut saat Audit Supplier, Second Party Audit kembali menggunakan sistem yang dulu ada di QS 9000 yaitu bisa menggunakan checklist audit milik customer, Scope FMEA ditambahkan mengenai minimum of potential and actual recall, field complaints, scrap, rework, Scope Contingency Plans ditambahkan mengenai notifikasi customer (misal : mengenai kinerja kualitas, pengiriman dan sebagainya), restart of production and production stop procedure, termasuk terhadap prosedur operasional yang tidak dilakukan oleh pihak terkait (operator, QC dan sebagainya), Personnel Safety harus dilakukan special training terkait appearance item, welding dan product safety, Internal audit ditambahkan bagaimana cara memelihara hasil audit agar kualitasnya semakin meningkat. Untuk menghindari hasil audit yang belum sesuai ekspektasi. Misalnya dengan cara refreshment training Internal Auditor, Management Review untuk item Potential Field Failure, bila ada problem di Customer maka kita harus melakukan verifikasi di Internal agar tidak terjadi cacat produk yang sama (Lesson Learn), Supplier Development: prioritas sertifikasi ISO 9001 diwajibkan untuk supplier yang memiliki kinerja paling buruk.
Melihat cukup banyak perubahan yang terjadi di dalam IATF 16949 menggambarkan bahwa standar internasional ini menuntut adanya peningkatan pada sistem pengendalian proses dan produk serta produktifitas dan efisiensi pelaksanaan sistem manajemen mutu berdasarkan persyaratan pelanggan. Tidak cukup hanya mengikuti persyaratan pelanggan tetapi juga dibutuhkan improvement terhadap sistem secara keseluruhan. Mulai dari proses penerimaan, realisasi sampai pengiriman produk dan jasa kepada pelanggan.
Terhitung mulai 1 Oktober 2017 penerapan sistem manajemen mutu untuk automotive industry harus menggunakan standar IATF 16949:2016. Semua organisasi harus menyelesaikan masa transisimereka ke standar IATF 16949:2016 pada tanggal 14 September 2018. Meskipun persyaratan IATF 16949:2016 merupakan standar yang sejalan dengan automotive Customer Specific Requirement (CSR) dan ISO 9001:2015, namun saat ini IATF 16969 sudah berdiri sendiri, terlepas dari organisasi ISO. Meski begitu proses audit yang dilakukan tetap akan mengacu pada standard ISO 9001:2015 dan CSR.
SEMOGA BERMANFAAT.