Secara umum, manajemen kinerja adalah suatu proses manajemen yang dirancang untuk menghubungkan tujuan perusahaan dengan tujuan individu sedemikian rupa, sehingga baik tujuan individu maupun tujuan perusahaan dapat bertemu. Dalam hal ini bagi pekerja bukan hanya tujuan individunya yang tercapai, tetapi juga ikut berperan dalam pencapaian tujuan perusahaan, yang membuat dirinya termotivasi serta mendapat kepuasan yang lebih besar. Secara mendasar, manajemen kinerja merupakan rangkaian kegiatan yang dimulai dari perencanaan kinerja, pemantauan / peninjauan kinerja, penilaian kinerja dan tindak lanjut berupa pemberian penghargaan dan hukuman. Rangkaian kegiatan tersebut haruslah dijalankan secara berkelanjutan. Adapun tujuan dari manajemen kinerja adalah mengatur kinerja perusahaan dengan lebih terstruktur dan terorganisir, mengetahui seberapa efektif dan efisien suatu kinerja perusahaan, membantu penentukan keputusan perusahaan yang berkaitan dengan kinerja perusahaan, kinerja tiap bagian dalam perusahaan, dan kinerja individual, meningkatkan kemampuan perusahaan secara keseluruhan dengan perbaikan berkesinambungan, mendorong karyawan agar bekerja sesuai prosedur, dengan semangat, dan produktif sehingga hasil kerja optimal.
Terdapat lima pandangan dasar dalam manajemen kinerja, antara lain : 1). Model integratif untuk kinerja perusahaan. Pada pandangan ini, manajemen kinerja sebagai suatu struktur sistem integratif yang saling berkesinambungan antar aspek. Sehingga, keberhasilan manajemen kinerja ditentukan oleh keseluruhan aspek yang ada dalam suatu organisasi, tidak ditentukan bagian per bagian. 2). Fokus pada proses dan hasil. Manajemen kinerja menjadi suatu sistem yang tidak hanya berorientasi pada hasil. Proses menjadi salah satu aspek penunjang yang penting dalam penentuan hasil yang baik. 3). Keterlibatan pihak yang berkaitan dalam pencapaian tujuan. Pekerja sebagai subyek utama yang melakukan proses bisnis perusahaan secara langsung. Maka dari itu, keterlibatan pihak yang berkaitan (pekerja) menjadi penunjang dalam pencapaian tujuan perusahaan. 4). Penilaian kinerja objektif dan mengena pada sasaran. Manajemen kinerja mencakup penilaian kinerja objektif dan sesuai dengan sasaran tiap bagian organisasi yang berkaitan. Akhirnya, hal ini berpotensi pada dampak positif dari penilaian kinerja yang sukses dan terstruktur. 5). Evaluasi dan pembelajaran antara atasan dan bawahan. Manajemen kinerja yang baik mampu menyediakan suatu hasil evaluasi kinerja terukur. Hasil evaluasi dapat memberikan informasi pada pihak terkait (atasan maupun bawahan). Informasi mengenai hasil evaluasi dapat menjadi sarana pembelajaran dan penentu tindakan perbaikan di masa mendatang.
Manajemen kinerja memiliki tahapan – tahapan dalam pelaksanaan manajemen kinerja. Tahapan ini menjadi suatu siklus manajemen kinerja yang saling berhubungan dan menyokong satu dengan yang lain, antara lain : Tahap pertama, directing / planning. Tahap pertama merupakan tahap identifikasi perilaku kerja dan dasar pengukuran kinerja. Kemudian, dilakukan pengarahan konkret terhadap perilaku kerja dan perencanaan terhadap target yang akan dicapai, kapan dicapai, dan bantuan yang akan dibutuhkan. Indikator – indikator target juga didefinisikan pada tahap ini. Penentuan target akan efektif bila mengadopsi SMART. SMART merupakan singkatan dari Spesific, Measureable, Achievable, Realistic, dan Timebound. Sebuah target harus jelas apa yang akan dicapai dan bagaimana mencapainya (spesific), terukur keberhasilannya (measureable) dan orang lain dapat memahami / melihat keberhasilannya. Target harus memungkinkan untuk dicapai, tidak terlalu rendah atau berlebihan (achievable), masuk akal dan sesuai kondisi / realita (realistic), serta jelas sasaran waktunya (timebound).
Tahap kedua, managing / supporting. Tahap kedua merupakan penerapan monitoring pada proses organisasi. Tahap ini berfokus pada manage, dukungan, dan pengendalian terhadap jalannya proses agar tetap berada pada jalurnya. Jalur yang dimaksudkan disini adalah kriteria maupun proses kerja
yang sesuai dengan prosedur berlaku dalam suatu perusahaan. Tahap ketiga, review / appraising. Tahap ketiga mencakup langkah evaluasi. Evaluasi dilakukan dengan flashback / review kinerja yang telah dilaksanakan. Setelah itu, kinerja dinilai / diukur (appraising). Tahap ini memerlukan dokumentasi / rekaman data yang berkaitan dengan obyek yang dievaluasi. Evaluator harus bersifat obyektif dan netral agar didapat hasil evaluasi yang valid. Tahap keempat, developing / rewarding. Tahap keempat berfokus pada pengembangan dan penghargaan. Hasil evaluasi menjadi pedoman penentu keputusan terhadap tindakan yang dilakukan selanjutnya. Keputusan dapat berupa langkah perbaikan, pemberian reward / punishment, melanjutkan suatu kegiatan / prosedur yang telah ada, dan penetapan anggaran.
Manajemen kinerja yang efektif akan memberikan banyak manfaat, antara lain tujuan yang jelas bagi perusahaan dan proses yang benar untuk mengidentifikasi, mengembangkan, mengukur, dan membahas tujuan, integrasi antara tujuan secara luas yang dibuat oleh manajemen senior dengan tujuan masing – masing pekerja, kejelasan yang lebih baik mengenai aspirasi dan tujuan perusahaan, pelaksanaan dialog berkelanjutan antara manajemen dengan pekerja, pengembangan lingkungan yang lebih terbuka, perusahaan dapat mencapai hasil yang diinginkan, dan, mendorong pengembangan pribadi. Hasil kerja yang dicapai perusahaan harus dibandingkan dengan tujuan yang diharapkan. Keluaran dapat lebih besar atau lebih rendah dari tujuan yang telah ditetapkan. Bila terdapat deviasi akan menjadi umpan balik dalam perencanaan tujuan yang akan datang dan impelementasi kinerja yang sudah dilakukan.
Manajemen kinerja bukan hanya memberi manfaat kepada perusahaan saja tetapi juga kepada manajer dan individu. Bagi perusahaan, manfaat manajemen kinerja adalah menyesuaikan tujuan perusahaan dengan tujuan tim dan individu, memperbaiki kinerja, memotivasi pekerja, meningkatkan komitmen, mendukung nilai – nilai inti, memperbaiki proses pelatihan dan pengembangan, meningkatkan dasar ketrampilan, mengusahakan perbaikan dan pengembangan berkelanjutan, mengusahakan basis perencanaan karier, membantu menahan pekerja terampil agar tidak pindah, mendukung inisiatif kualitas total dan pelayanan pelanggan, mendukung program perubahan budaya.
Bagi manajer, manfaat manajemen kinerja antara lain adalah mengupayakan klarifikasi kinerja dan harapan perilaku, menawarkan peluang menggunakan waktu secara berkualitas, memperbaiki kinerja tim dan individual, mengusahakan penghargaan nonfinansial pada staf, membantu karyawan yang kinerjanya rendah, digunakan untuk mengembangkan individu, mendukung kepemimpinan, proses motivasi dan pengembangan tim, mengusahakan kerangka kerja untuk meninjau ulang kinerja dan tingkat kompensasi.
Bagi individu, manfaat manajemen kinerja antara lain dalam bentuk memperjelas peran dan tujuan, mendorong dan mendukung untuk tampil baik, membantu pengembangan kemampuan dan kinerja, peluang menggunakan waktu secara berkualitas, dasar objektivitas dan kejujuran untuk mengukur kinerja, dan memformulasi tujuan dan rencana perbaikan cara bekerja dikelola dan dijalankan. Dampak kinerja dapat bersifat positif bagi perusahaan, misalnya karena keberhasilan seseorang mewujudkan prestasinya berdampak meningkatkan motivasi sehingga semakin meningkatkan kinerja perusahaan. Tetapi dampak keberhasilan seseorang dapat bersifat negatif, jika karena keberhasilannya ia menjadi sombong yang akan membuat suasana kerja menjadi tidak kondusif.
Untuk dapat memberikan manfaat sebagaimana disampaikan diatas, maka dalam penerapannya, manajemen kinerja wajib memiliki empat belas karakteristik ideal. Karakteristik tersebut harus dilakuan dalam proses manajemen kinerja agar dapat berjalan dengan baik. Adapun keempat belas karakteristik dari manajemen kinerja tersebut antara lain : Congruent with organizational strategy (Sejalan dengan strategi perusahaan), Thorough (lengkap), Practical (praktis), Meaningful (bermanfaat), Specific (spesifik), Identifies effective and ineffective performance (mengidentifikasi performansi yang efektif dan tidak efektif), Reliable (terpercaya), Valid (benar), Acceptable and fair (dapat diterima dan adil), Inclusive (inklusif), Open (terbuka), Correctable (dapat diperbaiki), Standardized (terstandardisasi), Ethical (pantas)
Karakteristik congruent with organizational strategy merupakan keharusan agar konsisten dalam mencapai tujuan perusahaan. Selain itu, manajemen kinerja yang disusun oleh bagian HRD akan diturunkan dan disesuaikan ke seluruh unit / divisi di perusahaan sehingga harus sejalan dengan strategi perusahaan agar tidak terjadi tumpang tindih dan kesalahpahaman. Karakteristik thorough dimaksudkan agar proses evaluasi pada karyawan dapat dilakukan secara menyeluruh terutama pekerjaan utamanya. Proses evaluasi dilakukan pada kurun waktu tertentu, biasanya dilakukan tiap kuartal. Adapun, feedback diberikan pada aspek positif (agar bisa lebih baik lagi) dan aspek negatif (agar diperbaiki). Karakteristik practical pun perlu dimiliki oleh manajemen kinerja agar selalu siap dan mudah digunakan. Selain itu, harus dapat diterima oleh para pengambil keputusan seperti supervisor atau manajer sehingga mereka tidak salah dalam mengambil keputusan dalam membuat kebijakan.
Manajemen kinerja pun harus meaningful, terutama dalam memberikan standar yang relevan. Standar kinerja pada tiap unit / divisi di perusahaan tentunya berbeda. Manajemen kinerja hanya menilai sesuatu yang memang dapat dikerjakan atau dikendalikan oleh pekerja. Hal seperti cuaca dan kemacetan atau keinginan mengundurkan diri dari perusahaan, tidak bisa dikategorikan sebagai kinerja karyawan dari divisi terkait. Selain itu, manajemen kinerja harus mampu memberikan peningkatan kemampuan berkelanjutan untuk para karyawan. Karakteristik specific diperlukan agar apa yang hendak dicapai menjadi jelas serta cara untuk mencapai tujuan tersebut. Seperti contoh, operator produksi diharuskan membuat 1000 produk / hari, maka jika ingin mendapat predikat “kinerja bagus”, operator tersebut harus membuat diatas 1000 produk / hari.
Karakteristik identifies effective and ineffective performance juga merupakan aspek penting mengingat kemampuan dan sifat manusia yang berbeda antara satu dengan lainnya. Pemberian standar yang lebih beragam akan lebih membantu mengidentifikasi kemampuan karyawan. Seperti contoh, berilah standar dalam 5 parameter yaitu: sangat buruk, buruk, cukup, baik, sangat baik. Hal ini disebabkan, jika parameternya terlalu sedikit (Cuma 2 – 3 parameter), maka perbedaan kemampuan antar pekerja akan sulit terlihat bisa jadi pekerja dengan kemampuan cukup dan baik akan diberikan penghargaan yang sama. Hal ini tentu menyebabkan kecemburuan sosial yang membuat motivasi pekerja menurun.
Karakteristik reliable diperlukan untuk memastikan bahwa sistem yang berjalan bersifat konsisten dan akurat. Hal ini disebabkan karena sistem tersebutlah yang akan menjadi rujukan untuk menilai kinerja seorang pekerja. Karakteristik valid dibutuhkan dalam sistem untuk mengukur hal relevan terkait kinerja karyawan pada unit / divisi masing – masing dan hanya mengukur hal – hal yang mampu dikerjakan dan dikendalikan oleh karyawan. Karakteristik acceptable and fair untuk memberikan keadilan bagi seluruh pekerja. Meskipun, perusahaan yang membuat aturan, namun tetap harus membuat aturan yang memang diterima pekerja dan adil dalam penerapannya. Untuk itulah, diperlukan karakteristik inclusive agar pekerja bisa memberikan masukan yang berguna untuk pembuatan sistem yang diterima semua pihak. Seperti contohnya, pekerja memberi masukan berupa hal apa saja yang bisa dijadikan bahan penilaian kinerja dan cara untuk menilainya.
Dalam penerapannya, karakteristik open pun dibutuhkan untuk tetap menjaga komunikasi antara pekerja dengan atasan langsung, sehingga kesalahan penilaian kinerja pun bisa diminimalisir. Lalu, karakteristik correctable dibutuhkan mengingat penilaian manusia terhadap manusia lain bisa saja salah, untuk itu sistem manajemen kinerja yang diterapkan harus mampu diperbaiki berdasarkan hasil evaluasi pihak HRD atau masukan dari pekerja. Karakteristik standardized diterapkan untuk tetap konsisten melakukan evaluasi setiap kurun waktu tertentu berdasarkan sistem yang telah diterapkan. Umumnya, penilaian terhadap waktu kerja dan perilaku kerja dari karyawan tetap konsisten dilakukan. Terakhir, karakteristik ethical yang cenderung mengarah ke kehidupan sehari – hari. Seringkali, atasan pekerja, demi menyelamatkan dirinya sendiri dari penilaian buruk oleh pihak HRD, mereka menyalahkan atau menekan bawahannya sampai batas yang berlebihan atau memberikan penilaian kepada bawahannya berdasarkan “suka atau tidak suka” bukan berdasarkan kinerja. Hal – hal yang demikian harus dihindari dalam memberikan penilaian kinerja agar penghargaan diberikan kepada yang memang berhak menerimanya.
Kesimpulannya, karakteristik dari manajemen kinerja dibutuhkan untuk membantu penerapannya agar sesuai dengan tujuan perusahaan. Seringkali, penerapan manajemen kinerja terhambat atau bahkan terhalang justru oleh faktor eksternal terutama yang berkaitan dengan hubungan antar pekerja dan pihak HRD. Dengan memiliki karakteristik yang telah dijelaskan, maka diharapkan sistem dapat berjalan dengan adil dan tepat sehingga tidak ada pihak yang dirugikan. Faktor karyawan adalah faktor yang fundamental karena tidak peduli sebaik apapun teknologi yang dimiliki oleh perusahaan, namun jika kualitas dan kuantitas sumber daya manusia tidak memadai, maka proses bisnis dalam perusahaan tidak akan berjalan mulus. Pada dasarnya, manajemen kinerja ini cenderung lebih memperhatikan faktor internal dari segi motivasi kerja karyawan. Sejatinya, karyawan hanya ingin diperlakukan adil dan dihargai sesuai dengan yang diharapkan, namun harapan tersebut belum tentu sejalan dengan kontribusinya bagi perusahaan. Oleh karena itu, disanalah peran dari manajemen kinerja untuk membuat lingkungan kerja yang adil dan tepat.
Semoga bermanfaat.