Perkembangan pasar yang bergerak menjadi sangat kompetitif dan persaingan bisnis yang semakin kompleks dan ketat telah menghadirkan tantangan baru bagi perusahaan. Kecepatan menjadi masalah yang patut diperhatikan yaitu bagaimana cara perusahaan atau organisasi untuk mendapatkan dan mengevaluasi informasi dengan segera, dan untuk kemudian menggunakan informasi tersebut untuk merespon setiap kejadian dan masalah secara cepat dan tepat pula. Karena itu kecepatan menjadi faktor penting dalam menumbuhkan nilai kompetitif suatu perusahaan atau organisasi. Masalah yang sering kali terjadi adalah perusahaan gagal atau terlambat dalam merespon tantangan bisnis yang muncul secara tidak terduga. Sebagai contoh: banyak perusahaan sangat lambat dalam mendeteksi adanya peluang – peluang bisnis baru serta dalam mendeteksi pergerakan yang dilakukan oleh kompetitor; lebih jauh lagi adalah perusahaan kadang cenderung mempunyai sifat reaktif dan tidak dapat mendeteksi masalah secara dini, dimana ini merupakan hal yang sangat kontraproduktif bagi perusahaan dalam menghadapi perkembangan bisnis di masa seperti sekarang ini.
Untuk mengatasi masalah tersebut, para pemimpin perusahaan sangat membutuhkan suatu solusi yang dapat membantu mereka untuk melihat gambaran bisnis mereka secara komprehensif dan real-time, dalam arti apa yang mereka lihat saat itu di laporan adalah benar – benar menggambarkan kondisi perusahaan sebenarnya saat itu juga, bukan satu minggu yang lalu, satu hari yang lalu, atau bahkan jam jam yang lalu. Untuk itu peranan teknologi di sini menjadi sangat vital. Perusahaan dapat mengandalkan teknologi yang tepat untuk membantu mereka dalam meningkatkan efisiensi, mempertajam daya respons, dan pada akhirnya adalah mampu menghasilkan nilai kompetitif bagi perusahaan.
Pada beberapa tahun terakhir telah banyak perusahaan yang memanfaatkan solusi dengan teknologi informasi (TI) untuk mengoptimasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi kadang solusi yang mereka kembangkan masih setengah – setengah. Mereka membangun solusi TI tersebut dalam beberapa sistem yang terpisah, bukan dalam satu kesatuan. Sistem yang dibangun biasanya terbagi berdasarkan unit kerja, atau berdasarkan proses bisnis yang ada. Hal ini tentunya dapat menimbulkan beberapa masalah ketika suatu saat terdapat proses bisnis yang membutuhkan adanya kolaborasi ataupun pertukaran informasi antar unit kerja atau antar proses bisnis untuk menyelesaikan rangkaian prosesnya tersebut, yang tentunya hal ini tidak akan dapat ditangani dengan solusi TI model seperti ini. Solusi TI seperti ini sebenarnya sudah tidak relevan lagi untuk digunakan pada dunia bisnis yang sangat dinamis seperti saat ini.
Teknologi Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah jawaban yang benar – benar ditunggu dan dibutuhkan kalangan bisnis untuk membantu bisnis mereka dalam menghadapi tantangan dan kompetisi seperti sekarang ini. BPM adalah solusi TI dengan pendekatan baru yang ampuh digunakan untuk membantu meningkatkan efisiensi dan menumbuhkan nilai kompetitif suatu bisnis. BPM dirancang untuk mengintegrasikan antara karyawan dan sistem informasi melalui proses – proses yang telah terotomatisasi dan bersifat sangat fleksibel. BPM juga merupakan solusi yang tepat untuk meningkatkan daya respon perusahaan secara signifikan untuk menyesuaikan keinginan pelanggannya pada setiap produk atau layanan yang dihasilkan, dengan cara memberikan akses informasi secara real-time yang dapat digunakan untuk mengidentifikasi masalah, serta pengambilan tindakan untuk merespon masalah yang terjadi secara lebih cepat dan tepat.
BPM adalah sebuah pendekatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola perubahan. BPM membantu perusahaan dalam mengawasi dan mengontrol seluruh elemen pada proses bisnis, seperti karyawan, pelanggan, pemasok, dan workflow. BPM meningkatkan kualitas proses bisnis melalui penyediaan mekanisme umpan balik yang lebih baik. Peninjauan yang berkesinambungan dan real – time akan membantu perusahaan dalam mengidentifikasi masalah dan kemudian mengatasinya secara lebih cepat sebelum masalah tersebut berkembang menjadi lebih besar.
Setiap solusi BPM memiliki empat komponen utama, antara lain : Pertama, Pemodelan, pengguna dapat mendefinisikan dan mendesain struktur dari setiap proses bisnis secara grafis. Manajer proses dapat mendesain sebuah proses beserta seluruh elemen, aturan, sub – proses, parallel proses, penanganan exception, penangan error, dan workflow dengan mudah tanpa perlu memiliki kemampuan programming khusus dan tanpa membutuhkan bantuan dari staf IT. Kedua, Pengintegrasian, BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen – elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya. Pada level aplikasi, hal ini
bisa diartikan sebagai penggunaan Application Programming Interface (API) dan messaging. Bagi pengguna, hal ini berarti tersedianya sebuah workspace pada komputernya ataupun perangkat wireless – nya untuk mengerjakan tugas sesuai dengan perannya pada suatu proses bisnis. Ketiga, Pengawasan, pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut. Pengguna juga dapat
memperoleh informasi mengenai proses yang tengah berjalan, maupun yang telah selesai, beserta data – data yang ada di dalamnya. Keempat, Optimalisasi, Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis, melihat ketidakefisienan, dan juga memungkinkan pengguna untuk mengambil tindakan dengan cepat dan merubah proses tersebut untuk meningkatkan efisiensinya.
Perusahaan sering menerapkan BPM untuk berbagai alasan. Namun, dorongan utama mereka adalah supaya lebih kompetitif dalam ketatnya persaingan ekonomi saat ini. Mayoritas pimpinan perusahaan ditekan untuk tetap kompetitif dengan meningkatkan penawaran dan pencapaian peningkatan produktivitas, sementara pada saat yang sama mengurangi biaya keseluruhan dan memajukan proses bisnis. Di tengah tantangan yang ada, baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar menantikan manfaat yang dapat diberikan oleh BPM. BPM membantu organisasi bersiap untuk kompetisi di seluruh dunia, dengan membantu para pemimpin dan organisasi meningkatkan kinerja dengan berbagai macam komponen, seperti : analisis, desain yang tepat, pengamatan yang cermat dan kontrol serta modifikasi proses bisnis. Semua itu adalah produk dari Business Process Management (BPM). Sedikitnya ada lima manfaat yang dapat membantu sebuah perusahaan dalam mengarungi sebuah kompetisi bisnis, antara lain :
Pertama, Meningkatkan kelincahan bisnis, adalah sebuah keharusan bagi sebuah perusahaan untuk terus mengambangkan proses bisnis mereka agar dapat mengimbangi perubahan kondisi pasar. Sebuah BPM yang efisien memungkinkan perusahaan untuk melakukan jeda dalam proses bisnis mereka, melakukan perubahan, dan menjalankanya kembali. Melalui cara ini, perusahaan dapat memastikan agar proses bisnis mereka tetap berada pada jalur yang benar dan selalu mampu beradaptasi.
Kedua, Mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan, menjalankan BPM dengan cara yang tepat akan mendatangkan berbagai dampak positif terhadap perusahaan, diantaranya dapat memangkas biaya – biaya yang berkaitan dengan proses bisnis dan meningkatkan kualitas kinerja serta produktifitas para karyawan. Dampak positif dari BPM mungkin tidak akan terlihat langsung secara serta merta setelah perusahaan mengimplementasikanya. Tetapi dengan kemampuanya mengurangi berbagai hambatan dalam proses bisnis, BPM cepat atau lambat akan memberikan peningkatan yang luar biasa terhadap pendapatan perusahaan. Contohnya, lead time yang dapat dipangkas akan memberi efek positif terhadap bagaimana cara perusahaan menjual produk mereka. Kemudian konsumen akan mendapatkan pelayanan yang lebih optimal dan memuaskan. Pada akhirnya, perusahaan akan mendapatkan permintaan pasar yang bertambah, penjualan yang lebih tinggi, serta peningkatan keuntungan.
Ketiga, Meningkatkan efisiensi yang lebih tinggi, pengimplementasian BPM akan meningkatkan efisiensi proses bisnis secara pesat. Hal ini dapat terjadi karena proses bisnis perusahaan terintegrasi mulai dari awal hingga akhir prosesnya. Perusahaan akan secara otomatis mendapatkan informasi tentang pihak yang bertanggung jawab terhadap tiap proses, sehingga tugas pemantauan dan pengendalian menjadi lebih mudah. Perusahaan akan dapat membaca apabila terdapat potensi keterlambatan dalam sebuah proses, sehingga tindakan antisipatifnya dapat segera dilakukan. Oleh karena itu, BPM membantu perusahaan dalam menghilangkan berbagai macam hambatan serta mengurangi lead time dalam proses bisnis mereka, dan membantu meningkatkanya kepada level yang lebih baik. BPM juga membantu perusahaan meningkatkan optimalisasi proses bisnis melalui otomatisasi, yang akan mengurangi berbagai kesalahan yang mungkin terjadi di dalamnya.
Keempat, Visibilitas yang lebih baik, pada dasarnya, sistem BPM memanfaatkan program perangkat lunak untuk membuat proses bisnis dapat diotomatisasi. Cara ini memungkinkan perusahaan untuk melacak dan menilai kinerja proses bisnis secara real time. Otomatisasi proses bisnis memungkinkan sebuah proses bekerja tanpa perlu banyak tenaga kerja dan pengawasan yang intensif. Melalui transparansi bisnis yang terus meningkat semacam ini memungkinkan manajemen mendapatkan pemahaman yang lebih baik terkait proses bisnis mereka. Hal – hal ini memungkinkan manajemen untuk memodifikasi struktur dan proses secara efisien sambil memastikan semuanya berjalan sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai.
Kelima, Ketaatan, keselamatan dan keamanan, BPM membantu perusahaan menyajikan berbagai informasi terkait kewajiban – kewajiban mereka, seperti laporan keuangan, undang – undang perburuhan, dan berbagai aturan pemerintah lainya yang harus ditaati. Sistem BPM yang lengkap memastikan perusahaan akan selalu berada dalam standar dan koridor hukum yang berlaku.
Selain itu, BPM juga mendukung penerapan standar keamanan dan keselamatan dalam perusahaan, sebab di dalamnya berbagai prosedur perusahaan didokumentasikan secara baik. Didukung dengan kebijakan perusahaan serta pengawasan internal yang mendorong staf mereka untuk menjaga aset perusahaan, menghindari penyalahgunaan ataupun pencurian informasi pribadi dan sumber daya.
Secara keseluruhan, perusahaan yang memanfaatkan prinsip BPM memiliki kesadaran bahwa mereka memiliki kemampuan untuk mengurangi biaya sekaligus meningkatkan produktifitas dengan cara mengidentifikasi bagaimana sebuah proses dapat bekerja secara efektif dan efisien. Hal ini juga diikuti dengan menerapkan berbagai pengembangan yang diperlukan dalam pengendalian proses tersebut demi mencapai kinerja terbaik yang akan membantu dalam pencapaian hasil yang lebih baik di masa depan. Dengan semua manfaat seperti dipaparkan di atas, tidak heran mengapa BPM banyak dipergunakan dalam dunia bisnis dan pemasaran.
Kesimpulannya, BPM adalah suatu metode penyelarasan secara efisien suatu organisasi dengan keinginan dan kebutuhan organisasi tersebut. BPM merupakan suatu pendekatan manajemen holistic untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi bisnis seiring upaya untuk mencapai inovasi, fleksibilitas dan integrasi dengan teknologi. BPM berupaya untuk melakukan perbaikan proses secara berkelanjutan atau bisa juga disebut sebagai suatu proses “optimalisasi proses”. BPM tidak sama dengan alat teknologi atau inisiatif untuk proses bisnis. Ada perbaikan proses bisnis yang signifikan yang dapat dicapai tanpa teknologi. BPM adalah pencapaian tujuan organisasi melalui manajemen, peningkatan dan pengendalian proses bisnis yang penting. Tujuan dari BPM adalah membuat perusahaan mampu menciptakan perbaikan secara kontinyu dalam banyak proses bisnisnya, dan menggunakan proses – proses sebagai bahan dasar dalam membangun sistem informasi perusahaan.
Banyak perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk mengoptimisasi proses bisnis yang dimilikinya, tapi mereka kadang masih membangun solusi dengan sistem yang tidak terintegrasi. Sistem tersebut terpisah berdasarkan unit kerja maupun berdasarkan proses bisnis. Hal ini akan menjadi halangan ketika suatu proses membutuhkan kolaborasi dengan proses lain untuk dapat menyelesaikan jalannya proses tersebut. Manajemen Proses Bisnis atau Business Process Management (BPM) adalah solusi yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk mengelola proses bisnis yang mereka miliki. Dengan BPM perusahaan dapat dengan mudah memodelkan dan mengubah proses bisnis sesuai kebutuhan agar dapat dioptimisasi, yang pada akhirnya akan mengurangi ongkos produksi, meningkatkan efisiensi karyawan, meningkatkan kepuasan pelanggan, memperbaiki hubungan dengan rekan bisnis, dan pada akhirnya adalah meningkatkan keuntungan perusahaan.
SEMOGA BERMANFAAT.