Visual Management adalah manajemen untuk membuat segala sesuatu di tempat kerja kita menjadi jelas. Dengan Visual Management, kita hanya perlu berjalan ke area kerja dan hanya dengan melihat sekilas, akan diketahui apakah semuanya sudah bekerja sebagaimana mestinya ataukah tidak. Dengan Visual Management pula, tidak ada kebutuhan untuk bertanya secara detail mengenai catatan maupun grafik yang seringkali tampak rumit dan banyak, atau berbicara dengan supervisor maupun manajer yang biasanya saling tunjuk hidung ketika ditanya pertanyaan sederhana.
Visual Management membuat kita mampu mengetahui kesehatan bisnis kita dalam seketika. Teknik Lean Manufacturing berdasarkan Toyota Management System berlandaskan dan sangat membutuhkan Visual Management untuk mencegah adanya pemborosan (waste). Seluruh level manajemen dan semua yang terlibat dalam proses produksi tidak perlu membuang waktu mereka untuk mencari tahu apa yang terjadi. Jika informasi mengenai keadaan produksi, pencapaian jadwal, kualitas, maintenance, standar kerja, dan lain – lain tidak terlihat dengan mudah dan jelas, maka yakinlah bahwa Lean Process di perusahaan Anda masih belum tercapai. Dengan kata lain, masih banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk mengimplementasikan Lean Process tersebut. Serta masih banyak waste yang terjadi di tempat kerja Anda.
Banyak tools Lean Manufacturing yang membutuhkan implementasi Visual Management. Sebagai contoh, 5S dan TPM yang berdasarkan paradigma “membuat tempat kerja disekitar kita sangat visual”. Bahkan dalam kehidupan sehari – hari pun sering kita jumpai penerapan Visual Management. Rambu – rambu lalu lintas adalah contoh yang paling sederhana, namun dalam artikel kali ini saya akan membahas Visual Management pada organisasi bisnis, khususnya industri manufaktur.
Dibawah ini ada beberapa contoh dari Visual Management yang harus terlihat dalam setiap aspek bisnis yang telah menerapkan Lean Management. Contoh – contoh dibawah ini juga dapat dipergunakan sebagai panduan sederhana atau bisa juga diadopsi dalam lembar audit sederhana untuk mengontrol serta memantau kesehatan organisasi berdasarkan prinsip – prinsip Lean Management.
Visual Management untuk Alur Produksi
Yang paling mudah terlihat dalam arus produksi adalah penandaan pada lantai (floor markings) yang jelas untuk menunjukkan lokasi produk dan secara spesifik membagi lokasi secara jelas untuk semua komponen dalam tiap work cell. Dengan cara ini, maka akan mudah terlihat jika ada persediaan, work – In – process (WIP), dan sebagainya yang mengalami kelebihan produksi ataupun terjadinya breakdown, hingga adanya bottle neck. Demikian juga bila ada WIP yang terletak di tempat yang tidak semestinya atau diletakkan di tempat tanpa floor markings. Hal tersebut sudah menunjukkan adanya pemborosan (waste) berupa ruang kosong yang tidak dimanfaatkan.
Selain itu, kartu Kanban juga harus jelas dan mudah dipahami seperti halnya floor markings diatas. Jadwal produksi dan pencapaiannya juga harus ditampilkan dalam area kerja. Sehingga dengan mudah diketahui apa yang harus dikerjakan, dan sampai tahap apa pengerjaannya. Umumnya menggunakan papan penjadwalan sederhana yang mudah dimengerti dan disarankan untuk menghindari penggunaan cetakan komputer yang terlalu rumit.
Visual Management untuk Continuous Improvement dan Problem Solving
Visual Management juga bisa dipergunakan untuk memantau Kaizen / Continuous Improvement yang sedang dilakukan. Umumnya menggunakan grafik untuk menunjukkan pencapaian kualitas, defect, reject, maupun re-work level untuk setiap work cell. Grafik tersebut harus ditampilkan dengan jelas dan selalu diperbarui.
Lembar problem solving berukuran A3 juga harus ada pada area kerja atau ruangan tim. Bisa juga menggunakan bentuk lain, semisal whiteboard, flipchart, dan sebagainya yang berfungsi untuk menunjukkan bahwa ada tindakan yang diambil terkait persoalan yang dihadapi, jadi worksheet tersebut bukan hanya untuk merekam data dan grafik. Disarankan untuk setidaknya ada flipchart (worksheet) yang tersedia di setiap area tim untuk merekam persoalan yang muncul dan sekaligus sebagai pencatat saran untuk improvement. Tidak kalah pentingnya adalah adanya standar visual yang harus tersedia di tempat kerja. Standar tersebut haruslah jelas dan selalu up to date.
Visual management untuk Komunikasi antar level jabatan
Daily Management Boards harus terus ter – update, ini adalah papan yang biasanya menunjukkan hasil produksi, kinerja kualitas dan data lainnya yang dicatat oleh pemimpin work cell (Mandor, Foreman, Supervisor, dan sebagainya yang selevel) diperbarui tiap jam, tergantung pada jenis industrinya. Dengan cara seperti ini, maka akan diketahui secara persis apa yang terjadi di tiap work cell. Dalam papan tersebut juga ditampilkan langkah – langkah pekerjaan dan grafik untuk kualitas, OEE, performance, dan lain – lain secara up to date dalam tiap wilayah kerja tim. Jangan lupa untuk selalu mencantumkan tindakan yang diambil untuk memenuhi target maupun untuk mengatasi persoalan pada papan tersebut.
Kebijakan dan tujuan perusahaan juga ditampilkan sehingga akan mudah dipahami oleh orang – orang dalam perusahaan. Hal ini akan sangat membantu karyawan untuk mengetahui bahwa apa yang mereka kerjakan telah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Briefing perusahaan juga harus ditampilkan dan di update sehingga akan dipahami oleh setiap orang. Selain briefing perusahaan, catatan kehadiran saat pertemuan briefing juga ikut ditampilkan. Hal ini tentu saja untuk menjamin bahwa semua yang hadir pada briefing tersebut telah mengetahui secara detail tugas dan rencana yang akan dilaksanakan.
Visual Management untuk Personel (karyawan)
Training Boards digunakan untuk menunjukkan siapa saja yang telah mengikuti pelatihan, dan pelatihan dalam disiplin ilmu apa yang sesuai untuk area kerjanya. Lean Manufacturing pada umumnya memerlukan training lintas personil, sehingga diharapkan ada fleksibilitas dalam penggunaan staf. Dengan kata lain, supervisor maintenance tidak hanya boleh mengikuti training terkait maintenance, namun juga bisa mengikuti training tentang PPIC misalnya.
Cara paling mudah dan sederhana untuk menyusun Training Boards, adalah menggunakan ILUO Chart (disebut juga Training Matrix atau Training Charts). Penggunaan ILUO Charts mampu dengan cepat menunjukkan tingkat keahlian dari semua karyawan. Selain merinci keahlian semua orang, Training Boards ini juga merinci tanggung jawab mereka di area tertentu.
Tim Boards juga perlu untuk diletakkan di area kerja masing – masing tim. Tim Boards ini sama dengan Training Boards, hanya saja isinya lebih spesifik pada personel tim tertentu di area kerja tertentu. Dengan adanya Tim Boards ini, ketua tim akan lebih mudah memantau serta mereferensikan anggota timnya untuk mengikuti training yang dibutuhkan.
Selain itu, perlu digunakan juga kode warna pada kaos / topi / jaket untuk membedakan jenis pekerja di tiap area kerja. Sehingga Anda tahu siapa yang sedang berada di area apa, dan apa pekerjaan mereka. Disarankan menggunakan kaos daripada topi, karena topi seringkali dilepas oleh karyawan saat bekerja. Disarankan pula memakai warna yang berbeda, serta mencolok, dan berukuran besar. Hindari menggunakan badge seperti kapten tim sepak bola, karena terlalu kecil ukurannya sehingga sulit dilihat dari kejauhan.
Sedangkan Story Boards digunakan untuk menunjukkan setiap perkembangan yang dilakukan oleh tim Kaizen atau 5S untuk menyoroti setiap persoalan yang muncul dan persoalan yang sedang ditangani pada tiap area. Sesuai namanya, Story Boards akan menceritakan detail setiap proses yang sedang dilakukan di suatu area tertentu. Apakah persoalan tersebut sudah diselesaikan, belum tuntas, atau malah semakin bertambah parah. Semuanya terangkum dalam Story Boards. Jangan lupa untuk memberikan penghargaan yang dapat berupa medali, sertifikat, piagam dan sebagainya untuk merayakan setiap keberhasilan tim maupun individu di area kerja tertentu. Pampang keberhasilan mereka sehingga bisa dilihat dan diketahui semua orang. Buatlah siapapun yang mendapatkan penghargaan tersebut benar – benar bangga. Transparansi penilaian juga harus ikut diperhatikan, dan pastikan juga informasi mengenai hal tersebut selalu ter update secara regular. Contoh pemberian penghargaan adalah “karyawan teladan bulan ini”, “sales dengan revenue terbanyak”, “tim operator paling produktif”, dan sebagainya.
Visual Management untuk Maintenance
Seperti diketahui bersama, bahwa catatan pemeliharaan (maintenance records) diharuskan ada untuk setiap mesin atau proses. Maintenance records tersebut juga sebaiknya berisi instruksi yang jelas untuk melakukan pemeliharaan yang merinci secara detail mengenai apa, kapan, siapa, dan bagaimana. Perlu digunakan juga tag / label berwarna merah yang identik dengan tanda bahaya. Tag ini digunakan untuk menyoroti persoalan mesin yang membutuhkan perhatian lebih dari pihak maintenance. Tag berwarna merah ini harus digantung atau ditempelkan atau disegelkan pada mesin maupun papan tag yang disediakan khusus di area kerja tim.
Umumnya, manufaktur hanya menggantungkan tag pada mesin saja, namun tidak memberikan papan khusus untuk menginformasikan adanya tag pada mesin tersebut pada rekan / anggota tim lainnya. Tag ini, selain sangat berguna bagi tim maintenance, juga dapat digunakan oleh tim safety. Selanjutnya, bila memungkinkan dapat digunakan pelindung mesin yang transparan. Hal ini untuk memantau kinerja mesin secara visual. Dengan cara ini maka kita akan tahu, apakah mesin berjalan dengan lancar ataukah tidak.
Jangan lupa juga untuk membuat papan khusus berisi OEE Charts beserta faktor – faktor kontributornya, Fishbone Diagram untuk menunjukkan penyebab potensial, serta action charts untuk menunjukkan tindakan apa yang diambil. Khusus untuk action charts, letakkan bersebelahan dengan grafik changeover time dan instruksi untuk melakukan changeover secara detail.
Hal ini penting sehingga tim maintenance maupun tim produksi dapat bersama – sama mengetahui waktu yang terbuang untuk pemeliharaan maupun changeover. Tim maintenance dan tim produksi dapat juga menggunakan lampu Andon untuk menunjukkan adanya kerusakan atau berhentinya suatu line. Lampu Andon dapat menjadi lampu individu yang dipasang pada setiap mesin atau dapat juga diletakkan pada central boards untuk menunjukkan kesehatan suatu area kerja. Contoh dari Andon misalnya : Karena raw material tidak sesuai standar, maka mesin berhenti secara otomatis, atau lampu yang berkedip – kedip seperti sirene mobil ambulans. Dengan adanya Andon ini, maka pengawas atau karyawan terkait akan segera datang untuk mengatasi setiap persoalan yang terjadi. Sebagai informasi, Toyota juga menggunakan musik / lagu yang khusus digunakan untuk setiap mesin.
Visual Management untuk kepuasan pelanggan (customer satisfaction)
Banyak yang beranggapan bahwa customer satisfaction (kepuasan pelanggan) hanya untuk dipergunakan oleh departemen Marketing maupun Public Relations. Padahal informasi customer satisfaction juga sangatlah penting bagi mereka yang berjibaku di lantai produksi untuk membuat produk terbaik. Bukankah sangat menyenangkan dan membanggakan bagi pembuat produk, bila produk yang dibuatnya diakui dan dihargai oleh penggunanya, bukan?
Oleh karena itu, haruslah ditampilkan juga ukuran dari customer satisfaction secara keseluruhan. Harus secara detail menampilkan kepuasan pelanggan pada tiap bidang, serta juga harus dapat dipahami oleh semua orang / karyawan. Customer satisfaction ini mencakup ukuran mengenai kualitas, ketepatan pengiriman, maupun biaya (bila dimungkinkan) dan sebagainya.
Adalah merupakan hal yang sangat buruk untuk menerapkan visual management, jika karyawan tidak mampu berdisiplin dan datang ketika diperlukan. Sesering mungkin para engineer, supervisor dan bahkan manajemen haruslah ada di lokasi kerja. Bilamana perlu dapat dibuat layout dimana supervisor, engineer, dan manajemen harus berjalan melalui area produksi untuk menuju ruangan kerjanya.
Hal ini penting, sehingga mereka dapat mengetahui setiap hal yang terjadi di lantai produksi. Banyak perusahaan yang memiliki budaya me – rolling lokasi meeting pada area kerja yang berbeda. Hal ini akan membuat manajemen dari berbagai departemen untuk berjalan dan mengetahui kondisi serta situasi di tiap area kerja yang dilaluinya.
Pertemuan semacam ini sangat penting untuk dilakukan tiap hari atau tiap shift secara berkesinambungan. Pertemuan ini merupakan cara yang baik untuk memastikan manajemen dan para karyawan berfokus serta peduli pada lingkungan kerjanya.