Catatan sebagaimana yang dimaksudkan dalam The International Organization for Standardization atau disebut secara umum sebagai International Standard Organization disingkat ISO untuk seri 15489 adalah Records Management bukan Archive Management. ISO 15489 berjudul Information and Documentation – Records Management. ISO 15489 terdiri dari dua buku, yaitu ISO 15489 – 1 merupakan buku jilid I (Part 1) berisi masalah umum (General), clan ISO 15489 – 2 merupakan buku jilid 2 ( Part 2) berisi masalah laporan teknis (Technical Report).
Banyak sertifikasi ISO dikeluarkan, misalnya ISO 9001 tentang Quality Management System diberikan kepada perusahaan atau organisasi yang sudah teruji sistem kualitas manajemennya, ISO 14001 tentang Environmental Management System diberikan kepada perusahaan atau organisasi yang sudah teruji tentang sistem manajemen lingkungan hidupnya. Demikian halnya untuk ISO 15489 diberikan kepada perusahaan atau organisasi yang sudah teruji dalam pengelolaan arsipnya terutama perusahaan elektronika. Muara dari ISO 15489 adalah bisa diketemukan kembali catatan atau arsipnya (mampu telusur) yang lebih efektif dan efisien.
Kerangka acuan (Term of Reference) atas ISO Seri 15489 diolah bersama (collaborates) dengan International Electrotechnical Commission (IEC) dan diedarkan (release) pada tanggal 15 September 2001. walaupun demikian masalah sertifikasi catatan atau arsip dalam ISO ini masih sangat aktual dan belum banyak dipublikasikan. ISO Seri 15489 dibagi dalam dua terbitan. Terbitan saat ini (Pertama) untuk jilid I dan terbitan berikutnya untuk jilid II.
ISO 15489 mempunyai ruang lingkup organisasi ataupun perorangan internal maupun eksternal sebagai berikut : 1). Catatan atau arsip yang dimaksudkan bisa dalam berbagai bentuk media (all format) yang diciptakan atau diterima oleh organisasi atau perorangan, atau oleh individu yang mempunyai pekerjaan menciptakan atau merawat arsip. 2). Menyediakan panduan organisasi dalam pertanggungjawaban, kebijaksanaan, prosedur, sistem dan proses kearsipan. 3). Menyediakan panduan manajemen arsip berhubungan erat dengan ISO 9001 tentang Quality Management System – Requirement dan ISO 14001 tentang Environmental Management System – Specification with Guidance for Use. 4). Menyediakan panduan untuk sistem kearsipan dari desain hingga implementasinya.
Organisasi atau perusahaan atau individu yang berkepentingan terhadap ISO 15489 ini adalah : 1. Para manajer dalam suatu organisasi atau perusahaan. 2. Semua staf dalam organisasi atau perusahaan. 3. Individu lainnya yang mempunyai pekerjaan menciptakan atau merawat arsip. 4. Manajemen profesional dalam bidang teknologi informasi arsip.
Record management menentukan pelaksanakan aktifitas bisnis tidak hanya untuk Record Manager tetapi juga staf yang berkaitan dengan aktifitas organisasi. Yang termasuk Record Management dalam organisasi atau perusahaan atau individu adalah sebagai berikut : A. Standar kebijakan organisasi. B. Penentuan wewenang dan tanggung jawab kearsipan. C. Menetapkan dan menyebarluaskan prosedur dan panduan arsip. D. Melayani permintaan arsip kepada manajemen. E. Membentuk, melaksanakan dan mencatat sistem khusus menata arsip atau catatan. F. Memadukan Record Management kedalam sistem dan proses bisnis.
Catatan atau arsip memuat sumber daya informasi yang sangat berharga dan merupakan aset bisnis yang berharga. Pendekatan yang sistematis pada Record Management sangat esensial untuk organisasi dan masyarakat dalam melindungi dan merawat arsip sebagai bukti kegiatan. Hasil sistem Record Management terlihat pada kekuatan informasi yang dikemas dalam aktifitas bisnis dalam mendukung aktifitas berikutnya atau untuk keputusan bisnis dalam meyakinkan kepercayaan kepada pemangku kepentingan saat ini dan di masa yang akan datang.
Dengan pengelolaan catatan atau arsip, maka dapat memungkinkan organisasi atau perusahaan atau individu untuk : menata kepentingan bisnis dengan efisien dan dapat dipertanggungjawabkan, memberi pelayanan yang konsisten dan wajar, mendukung formasi kebijakan dokumen dan manajerial pembuatan keputusan, menjaga konsistensi, kesinambungan dan produktifitas didalam manajemen dan administrasi, memfasilitasi aktifitas organisasi dengan wujud yang efektif, menjaga kesinambungan bisnis pada saat terjadi bencana, mempertemukan pembuat peraturan dan peraturannya termasuk kearsipan, audit dan aktifitasnya, melindungi dan mendukung jalannya perkara (litigation) dalam manajemen resiko yang berhubungan dengan eksis fakta atau kelangkaan fakta pada aktifitas organisasi, melindungi kepentingan organisasi dan hal – hal buruh, klien, pemangku kepentingan saat ini dan dimasa yang datang, mendukung aktifitas pengembangan penelitian dokumen saat ini dan dimasa yang akan datang, seperti penelitian sejarah, menyediakan bukti aktifitas bisnis perseorangan dan budaya, merawat memori kolektif perusahaan dan perorangan.
Catatan atau arsip diciptakan, diterima dan dipergunakan untuk aktifitas bisnis. Untuk mendukung kesinambungan bisnis, yang merupakan kelengkapan peraturan lingkungan hidup, memberi akuntabilitas organisasi yang diciptakan dan diperlihara dengan otentik, reliabel, mudah dipergunakan dan mempunyai integritas yang tinggi. Untuk memenuhi tujuan tersebut, maka organisasi atau perusahaan atau individu harus memenuhi persyaratan kelengkapan program Record Management yang meliputi : a). Menentukan catatan atau arsip apa yang harus diciptakan pada masing – masing proses bisnis dan informasi apa yang diperlukan untuk memenuhi kelengkapan catatan atau arsip. b). Memutuskan pada format dan struktur apa catatan atau arsip harus diciptakan. c). Menentukan metadata apa yang harus diciptakan dengan catatan atau arsip, dan bagaimana menjaga metadata terus – menerus berhubungan erat antara satu sama lainnya. d). Menentukan prasayarat penemuan kembali arsip maupun arsip dalam proses pada pengguna lain dan seberapa lama mereka menyimpan untuk memenuhi keperluannya. e). Menentukan bagaimana mengorganisir catatan atau arsip untuk mendukung kegiatan. f). Mengidentifikasi resiko yang akan ditanggung, apabila terjadi hal – hal yang tidak diinginkan, namun ada otoritas yang harus dijalankan. g). Merawat catatan atau arsip dan membuatnya mudah diakses pada saat lembur untuk keperluan pertemuan bisnis dan keperluan mendadak. h). Merupakan kelengkapan legal dan persyaratan peraturan, standar penerapan dan kebijakan organisasi atau perusahaan atau individu. i). Meyakinkan catatan atau arsip terpelihara dalam lingkungan yang baik dan aman. j). Meyakinkan bahwa catatan atau arsip hanya tersimpan selama diperlukan, k). Mengidentifikasi dan mengevaluasi peluang untuk mengembangkan proses yang berkualitas secara efektif dan efisien, membuat keputusan dan tindakan yang membuahkan hasil yang lebih baik pada penciptaan catatan atau arsip dan manajemen.
Secara umum, karakteristik catatan atau arsip harus mencerminkan kebenaran apa yang dikomunikasikan atau yang diputuskan atas apa yang dikerjakan. Catatan atau arsip harus dapat mendukung kegiatan bisnis dan dapat dipergunakan untuk keperluan akuntabilitas. Sebagai contoh catatan atau arsip harus mempunyai keterkaitan atau berhubungan dengan metadata dalam kelengkapan dokumen untuk transaksi. Catatan atau arsip setidaknya memuat tiga hal, antara lain : 1). Struktur : Format catatan atau arsip mempunyai hubungan antar elemen dengan kandungannya. 2). Konteks : Isi yang diciptakan, diterima dan dipergunakan harus jelas dalam catatan atau arsip. 3). Berhubungan dengan dokumen lainnya.
Karakteristik catatan atau arsip selanjutnya adalah asli yang asli merupakan salah satu yang dapat dijadikan jaminan, seperti : dapat diketahui apa isinya, dapat diciptakan atau dikirim oleh orang yang bersangkutan dan dapat diketahui catatan atau arsip diciptakan atau dikirim. Untuk memastikan keaslian catatan atau arsip, organisasi harus melaksanakan prosedur dan kebijakan dokumen dimana kontrol penciptaan, penerimaan, pengiriman, perawatan dan pemusnahan catatan atau arsip guna memastikan pencipta catatan atau arsip sah dan teridentifikasi dan catatan atau arsip terlindungan dari edisi yang tidak berhak, penghapusan, pengubahan dan penggunaan yang tersembunyi.
Teruji adalah karakteristik catatan atau arsip berikutnya. Arsip yang teruji merupakan salah satu yang isinya dapat dipercaya dengan akurasi yang tinggi pada aktifitas transaksi atau fakta yang dapat diperlihatkan keterkaitan dengan transaksi atau aktifitas berikutnya. Karakter catatan atau arsip lainnya, keutuhan. Keutuhan catatan atau arsip merujuk pada suatu kesatuan catatan atau arsip yang terlindung dari pengubahan yang ilegal atau tidak diinginkan. Dan karakteristik yang terakhir, mudah dipergunakan, catatan atau arsip yang mudah dipergunakan harus diketahui dimana tempat penyimpanannya, mudah diambil, mudah disajikan dan mudah dibaca.
Dalam desain dan implementasi sistem catatan atau arsip, strategi yang perlu dilakukan setidaknya memuat hal – hal sebagai berikut : sistem desain catatan atau arsip, sistem dokumen catatan atau arsip, mengadakan pelatihan pengelolaan catatan atau arsip, merubah catatan atau arsip kedalam sistem, format dan kontrol catatan atau arsip baru, menetapkan standar dan ukuran performa catatan atau arsip, dan, menentukan periode retensi dan menetapkan catatan atau arsip mana yang mempunyai nilai berkesinambungan.
Dalam pengelolaan catatan atau arsip, hal – hal yang perlu diperhatikan dan dijalankan adalah menentukan dokumen mana yang bisa diproses dalam sistem kearsipan sebagai dasar analisis prasyarat regulasi lingkungan hidup, bisnis dan akuntabilitas dan resiko usaha. Prasyarat yang dimaksud untuk membedakan jenis organisasi, legalitas dan konteks sosial dalam menjalankan usahanya. Hal yang perlu diperhatikan berikutnya, yaitu : menentukan seberapa lama catatan atau arsip disimpan harus dihubungkan dengan kegiatan khusus bisnis yang dijalankan dan jenis arsip yang dimaksud. Kemudian setelah membuat buku panduan, retensi harus mendapatkan pengakuan dari lembaga kearsipan atau auditor yang diberi kewenangan.
Retensi catatan atau arsip sebagaimana disampaikan diatas, setidaknya harus memuat hal – hal sebagai berikut : a). Mempertemukan kebutuhan bisnis sekarang dan dimana yang akan datang. b). Melindungi keperluan legal dengan menetapkan peraturan yang dapat diterapkan terhadap arsip untuk keperluan kegiatan bisnis yang khusus dengan pendokumentasian, pemahaman dan penerapan. c). Mempertemukan kebutuhan saat ini dan di masa yang akan datang untuk pemangku kepentingan internal maupun eksternal.
Sedangkan identifikasi catatan atau arsip untuk kesinambungan retensi haruslah memuat beberapa hal sebagai berikut : menyediakan bukti dan informasi tentang STOK sebuah organisasi, menyediakan bukti dan informasi tentang hubungan organisasi, kewajiban pendokumentasian yang benar atas individu dan organisasi, menyumbang pembangunan memori organisasi untuk keperluan ilmiah, budaya dan sejarah, memuat bukti dan informasi tentang aktifitasnya untuk pemangku kepentingan internal dan eksternal.
Dan yang tidak kalah penting, cakupan sistem catatan atau arsip juga harus mencakup beberapa hal sebagai berikut : adanya hubungan antara catatan atau arsip, si pencipta, dan konteks bisnis yang utama, tempat penyimpanan catatan atau arsip dan hubungannya dengan sistem kearsipan, dan berhubungan dengan catatan atau arsip yang lainnya.
Sebagai penutup, terlaksananya ISO 15489 adalah Badan Pengawas Arsip atas perusahaan atau organisasi atau individu yang mendapatkan sertifikasi. Sehingga ada suatu mekanismi kontrol terhadap implementasi pengelolaan catatan atau arsip, apakah tingkat sertifikasinya dapat dipertahankan atau bahkan dinaikkan, bahkan diturunkan.
Namun sebelum perusahaan atau organisasi atau individu tersebut mendapatkan sertifikasi, maka terlebih dulu harus melaksanakan pelatihan program kearsipan, bagaimana perlakuannya terhadap catatan atau arsip, kecakapan SDM, dan sistem yang spesifik yang nantinya dijadikan acuan yang akan dijalankan.
SEMOGA BERMANFAAT.