Apa yang dimaksud dengan proses bisnis? Apa saja manfaat dari proses bisnis bagi sebuah perusahaan? Untuk menjawab pertanyaan diatas mari kita mulai dengan definisi dari proses bisnis. Proses Bisnis adalah satu atau lebih aktifitas yang memberikan nilai tambah untuk mengubah input menjadi output, baik berupa barang ataupun jasa, kepada pelanggan dengan mengkombinasikan orang, metode, dan alat yang digunakan. Tujuan dari model ini adalah untuk menggambarkan supplier, proses input, proses output, proses customer, dan customer dengan output lain yang terkait serta ditunjukkan umpan balik dari customer

Proses bisnis terdiri dari proses bisnis inti (core process), yaitu proses – proses yang diselenggarakan untuk melayani pengguna barang atau jasa,  dan proses bisnis pendukung (supporting process), yaitu proses – proses yang diselenggarakan untuk melayani pelanggan internal yaitu karyawan. Proses ini bersifat mendukung proses bisnis inti, proses – proses manajemen, yaitu proses – proses dimana perusahaan menyusun rencana, mengorganisasikan dan mengendalikan sumber daya yang ada, dan yang terakhir adalah proses – proses network bisnis, yaitu proses – proses yang diselenggarakan untuk melayani pemasok, kreditur, investor, pemerintah atau masyarakat.

 

Dengan adanya proses bisnis yang terstruktur dan jelas, maka ada banyak manfaat yang akan didapat oleh perusahaan, manfaat – manfaat tersebut antara lain : perusahaan menjadi lebih fokus pada pelanggan, perusahaan dapat memprediksikan dan mengendalikan perubahan yang terjadi, mampu mengembangkan kemampuan perusahaan untuk dapat bersaing dengan memperbaiki sumber daya yang ada, menyediakan suatu sarana serta fasilitas untuk perubahan yang besar dengan tingkat aktifitas yang kompleks, membantu perusahaan dalam mengelola hubungan internal menjadi lebih efektif, menyediakan cara pandang yang sistematik terhadap aktifitas organisasi, menjaga agar tetap fokus terhadap proses, mencegah terhadap timbulnya kesalahan, membantu perusahaan dalam menterjemahkan bagaimana input berubah menjadi output, mengembangkan suatu sistem pengukuran yang lengkap pada area bisnis, menggambarkan bagaimana suatu perusahaan itu baik dan bagaimana untuk mencapainya, memberikan suatu langkah perbaikan bagi perusahaan untuk menghadapi tantangan masa yang akan datang.

 

Business Process Improvement / perbaikan proses bisnis adalah kerangka sistematis yang dibangun untuk membantu perusahaan dalam membuat kemajuan yang berarti dalam pelaksanaan proses bisnisnya. Business Process Improvement  memberikan suatu sistem yang akan membantu dalam proses penyederhanaan proses – proses bisnis, dengan memberi jaminan bahwa pelanggan internal dan eksternal dari perusahaan akan mendapatkan hasil yang jauh lebih baik.

Business Process Improvement memiliki karakteristik – karakteristik, diantaranya sebagai berikut : adanya process owner yaitu orang yang bertanggung jawab atas performa suatu proses, adanya batasan yang jelas, adanya hubungan internal dan pertanggungjawaban yang jelas,  adanya prosedur, tugas – tugas kerja, kebutuhan pelatihan yang terdokumentasi, memiliki ukuran – ukuran dan system  feedback pada setiap aktifitas, memiliki ukuran dan target yang berhubungan dengan pelanggan, adanya waktu siklus yang diketahui, memiliki perubahan prosedur resmi dan dapat mengetahui hasil yang akan dicapai perusahaan.

 

Business Process Improvement  ini memiliki sasaran – sasaran utama membuat proses menjadi efektif, mengeluarkan hasil yang diinginkan, membuat proses lebih efisien, meminimasi sumber daya dan membuat proses dapat beradaptasi terhadap perubahan kebutuhan pelanggan maupun kebutuhan bisnis.  Oleh karena itu, pemilihan proses bisnis untuk diperbaiki merupakan sesuatu hal yang sangat kritis dalam siklus proses perbaikan proses bisnis. Pada umumnya, dasar dipilihnya suatu proses untuk diperbaiki adalah sebagai berikut : adanya keluhan – keluhan atau masalah dari pelanggan, proses – proses yang berbiaya tinggi, proses dengan waktu siklus yang panjang, adanya cara atau proses yang lebih baik, tersedianya teknologi baru dan yang terakhir adalah arahkan manajemen untuk menerapkan metode baru. Dalam melaksanakan Business Process Improvement, berikut ini sepuluh langkah yang perlu diambil :

Langkah pertama, mengidentifikasi dan memprioritaskan peluang untuk perubahan. Ini adalah langkah yang paling berguna dan terus dilakukan selama proses audit bisnis. Proses audit bisnis memberikan cara yang cepat dan relatif murah untuk mengidentifikasi proses yang akan mendapat manfaat dari perbaikan. Teknik ini juga membantu tim proses perbaikan bisnis mengidentifikasi persis di mana mereka harus memusatkan upaya mereka dalam proses yang dipilih. Pendekatan ini ditargetkan menghemat waktu dan uang.

 

Langkah kedua, menetapkan ukuran kinerja. Setelah mengambil keputusan aspek proses bisnis apa yang perlu dirubah, langkah berikutnya adalah menetapkan target kinerja untuk proses tersebut. Tujuan harus realistis, sehingga berguna untuk mendapatkan sebuah kerangka untuk menetapkan tujuan – tujuan tersebut. Persyaratan yang paling penting adalah bahwa tujuan kinerja apapun harus konsisten dengan tujuan bisnis yang lebih tinggi tingkatnya.

 

Langkah ketiga, mendefinisikan dan memvalidasi proses yang sedang berjalan. Sama seperti setiap perjalanan, mustahil untuk merencanakan rute ke tujuan  Anda tanpa mengetahui titik permulaan Anda. Hal yang sama berlaku untuk perjalanan perbaikan proses bisnis. Setelah kita menetapkan tujuan untuk proses tersebut, kita perlu mencari tahu seberapa jauh mencapai tujuan tersebut dan kesulitan apa saja yang kita hadapi. Pendekatan ini menganjurkan untuk membangun sebuah peta proses yang apa adanya. Ini berarti membuat diagram proses bisnis sama seperti proses yang beroperasi saat ini, lengkap dengan jalur pengecualian dan setiap penyimpangan. Diagram ini memberikan kita perencanaan untuk selanjutnya di analisis.

 

Langkah keempat, mintalah komitmen dan dukungan. Langkah berikut ini melibatkan tim proses peningkatan bisnis dalam mengumpulkan data tentang kinerja proses. Hal ini dapat mengganggu sumber daya yang ada dan cukup intensif. Ini adalah praktik yang baik, oleh karena itu, perlu meminta komitmen dan dukungan untuk kegiatan perubahan dari pemilik proses dan mereka yang terlibat dalam pengoperasiannya. Hal ini dapat dicapai dengan menjelaskan mengapa Anda percaya perbaikan diperlukan dan apa bantuan yang Anda butuhkan dari mereka dalam mengumpulkan data yang diperlukan untuk menganalisa proses.

 

Langkah kelima, mengumpulkan, menyusun, dan melakukan analisa data. Teknik untuk mengumpulkan, menyusun dan menganalisa data tergantung pada apa yang ingin Anda ketahui tentang proses tersebut. Metode pengumpulan data ini mungkin melibatkan wawancara, fokus pertemuan kelompok, kuesioner, observasi, pengukuran atau pengujian. Pemeriksaan data melibatkan penampilan data dalam format yang sesuai untuk analisis. Teknik untuk kuantitatif berbagai data dari grafik penghitungan sederhana untuk plot frekuensi dan diagram pencar, sedangkan diagram afinitas dan diagram alur dapat digunakan untuk menampilkan data kualitatif. Teknik analisis yang berguna termasuk alat seperti Diagram Pareto dan Diagram Ishikawa.

 

Langkah keenam, mengambil pilihan untuk perubahan. Kegiatan proses analisa kemungkinan memunculkan sejumlah pilihan untuk perubahan. Beberapa diantaranya mungkin eksklusif. Tim peningkatan proses bisnis memerlukannya untuk membuat pilihan. Sejumlah teknik yang tersedia untuk membantu proses ini termasuk teknik kelompok nominal, multi – voting dan perbandingan berpasangan. Pilihan untuk perubahan juga harus divalidasi untuk memastikan penerimaan stakeholder dan mitigasi risiko.

 

Langkah ketujuh, mendefinisikan kembali proses. Setelah Tim peningkatan proses bisnis telah menyelesaikan perubahan yang diperlukan, langkah berikutnya adalah untuk menggambarkan proses revisi dalam proses diagram bisnis baru. Langkah ini menyediakan rencana untuk revisi proses.

 

Langkah kedelapan, implementasi rencana. Cukup dengan mendefinisikan ulang proses tidak akan memiliki dampak apapun dengan sendirinya. Implementasi ini dapat melibatkan kegiatan seperti otomatisasi bagian dari proses, realokasi tanggung jawab, pengenalan teknologi baru, pelatihan ulang atau bahkan melakukan outsourcing. Seperti setiap inisiatif perubahan, hal ini perlu direncanakan.

 

Langkah kesembilan, keuntungan persetujuan bagi rencana Anda. Langkah ini adalah cara yang baik pada tahap ini untuk menjelaskan rencana Anda kepada stakeholder untuk memberikan komentar. Hal ini memerlukan penjelasan kepada mereka mengapa Anda merasa memerlukan perubahan, pilihan yang telah Anda dipertimbangkan dan yang telah Anda pilih, dan Anda telah mengikuti proses dalam mencapai kesimpulan itu. Umpan balik mereka kemudian dapat dimasukkan, memberikan kemungkinan lebih tinggi bahwa rencana tersebut akan berhasil pada tahap persetujuan.

 

Langkah kesepuluh, evaluasi keberhasilan dan penutup.

Setelah rencana Anda telah diimplementasikan dan perubahan dibuat, ada kebutuhan untuk mengkonfirmasi realisasi manfaat yang Anda prediksi. Di sinilah Proses Audit Bisnis dapat digunakan lagi.

 

Perlu kita pahami bersama, dalam menjalankan perubahan memang tidak mudah, banyak faktor yang mendasari kenapa perubahan itu tidak mudah dilakukan. Ada beberapa faktor yang menyebabkan perubahan sulit dilakukan atau program improvement di perusahaan sering tidak berjalan atau hanya jalan ditempat, antara lain :


Perusahaan sibuk mengurusi rutinitas, waktu manajemen habis untuk mengurusi operasional sehari – hari. Setiap hari sudah pulang malam, banyak masalah yang harus diselesaikan. Manajemen terjebak pada kondisi Manajemen  Pemadam Kebakaran, sibuk menyelesaikan problem rutin, memadamkan api ketika terjadi kebakaran.


Kita merasa lingkungan susah untuk dirubah, berdasarkan pengalaman, banyak juga orang yang selalu merasa bahwa perubahan susah dilakukan karena faktor eksternal yang kurang mendukung. Mereka selalu berkata bahwa masalah terjadi karena dia sehingga Saya tidak bisa berbuat apa – apa.


Hambatan internal – mental blok, kondisi seperti ini sering ditemukan dilapangan, banyak sekali mitos – mitos yang berkembang yang menyebabkan orang merasa tidak mampu atau merasa sudah tidak bisa diapa – apakan lagi yang akhirnya membuat kita menjadi statis, tidak dinamis lagi.


Hambatan pengetahuan, ketika perusahaan sudah tidak memiliki hambatan motivasi untuk berubah, namun karyawan tidak dibekali dengan pengetahuan yang memadai, akibatnya karyawan hanya bisa menelurkan ide – Ide berdasarkan pengalaman. Apalagi, menghadapi karyawan hanya memiliki pengetahuan terbatas dan pengalaman di satu tempat, ide improvement yang bisa dilakukan tentunya menjadi terbatas. Untuk itu diperlukan training – training yang lebih bersifat teknis mengenai detil operasional untuk bisa membantu karyawan menciptakan sistem yang lebih efektif dan efisien.

Hambatan-hambatan inilah yang perlu diperhatian dan diperhitungkan oleh perusahaan dalam menjalankan perbaikan proses bisnis, tanpa memahami hambatan – hambatan ini, maka apapun program yang dijalankan sering kali menjadi sia – sia. 

 

Dari sudut pandang yang kurang enak, perbaikan proses berarti perubahan terhadap sistem, proses dan aktifitas yang saat ini sedang berlaku di organisasi / perusahaan kita. Banyak yang bilang bahwa perubahan kurang disukai oleh mayoritas banyak orang, namun perlu kita sadari bahwa berubah untuk kebaikan adalah sesuatu yang baik adanya. Perbaikan pada proses bisnis memberikan kontribusi bagi perbaikan organisasi yang mana kemudian memberikan kontribusi bagi kepentingan umum yang lebih luas lagi. Proses bisnis yang lebih efektif dan efisien tentunya akan membuat organisasi / perusahaan kita menjadi lebih efektif dan efisien. Adapun Perbaikan proses bisnis harus dibarengi dengan pemahaman makna dari perbaikan dan pengembangan keahlian untuk melakukan proses bisnis baru bagi pelaku proses sehingga dampak positif dari perbaikan dapat menjadi baik.